5. Gửi hoá đơn thanh toán 6 Báo có cho CSCNT hoặc ngân
DIỄN GIẢI TIẾN TRÌNH
Việc thực hiện các bước của Quy trình trên đúng cho cả 2 trường hợp điền mẫu đăng ký thông thường và mẫu dạng phong bì. Diễn giải các bước cụ thể trong từng trường hợp như sau:
Trường hợp 1: Quy trình mở tài khoản, đăng ký phát hành thẻ F@stAccess và dịch vụ Homebanking theo mẫu đơn thường:
Bước 1: Cung cấp mẫu đơn cho khách hàng, hướng dẫn khách hàng khai thông tin vào mẫu đơn:
a. Trường hợp khách hàng đến Techcombank để yêu cầu mở thẻ. Tùy từng giao dịch viên thực hiện nhiệm vụ sau:
Nếu khách hàng đã có tài khoản cá nhân tại Techcombank:
GDV thực hiện hướng dẫn khách hàng điền vào mẫu đơn “ Đơn đề nghị mở tài khoản cá nhân, phát hành thẻ F@stAccess và đăng ký Techcombank Homebanking” ( Kèm phía sau quy trình này).
Yêu cầu khách hàng xuất trình chứng minh thư/ hộ chiếu để kiểm tra đối chiếu với và dữ liệu trên hệ thống đăng ký phát hành thẻ và dịch vụ Homebanking cho khách hàng.
Nếu hệ thống chưa lưu trữ file Scan mẫu đơn và chữ ký của khách hàng, GDV thực hiện việc Scan mẫu đơn và chữ ký theo mẫu đơn khách hàng đã khai.
Sau khi kiểm tra thông tin của khách hàng, đối chiếu thấy khớp thông tin lưu trữ tại Techcombank và thông tin khách hàng khai, GDV ký vào phần dành cho ngân hàng và chuyển cho KSV xem xét phê duyệt.
Trường hợp khách hàng chưa có tài khoản:
GDV hướng dẫn khách hàng khai đầy đủ thông tin vào mẫu đơn, yêu cầu khách hàng ký đầy đủ vào chữ ký mẫu của khách hàng đông thời ký và ghi rõ họ tên vào mục “ Người đăng ký”
Kiểm tra chứng minh thư của khách hàng để đảm bảo đúng người đăng ký mở tài khoản và phát hàng thẻ. GDV tiến hành phô tô chứng minh thư/ hộ chiếu để lưu giữ tương tự như hiện nay.
Tiến hàng mở tài khoản cho khách hàng trên hệ thống, đồng thời chuyển hồ sơ mở tài khoản cho khách hàng.
Nếu khách hàng chưa thực hiện mở tài khoản tại Techcombank nhưng chưa có nhu cầu làm thẻ ngay, giao dịch viên gửi mẫu đơn cho khách hàng và hướng dẫn khách hàng khai thông tin vào đơn khách hàng gửi mẫu đơn đăng ký phát hành thẻ để yêu cầu phát hành thẻ sau.
b. Trường hợp khách hàng không đến trực tiếp tại Techcombank mở tài khoản ( khách hàng trả lương qua tài khoản, khách hàng là các Đơn vị chấp nhận thẻ…)
Việc cung cấp cho khách hàng tùy từng trường hợp sẽ do chuyên viên khách hàng hoặc chuyên viên thẻ thực hiện. khi cung cấp mẫu đơn Đề nghị mở tài khoản, phát hành thẻ F@stAccess và đăng ký Techcombank Homebanking cho khách hàng CVT phải hướng dẫn khách hàng cách thức điền thông tin đầy đủ và chính xác.
Chuyên viên thẻ cần yêu cầu khách hàng gửi kèm bản phô tô chứng minh thư để tiên đối chiếu và lưu.
kiểm tra và xác nhận việc đối chiếu chứng minh thư/ hộ chiếu sau đó chuyển cho kế toán giao dịch mở tài khoản cho khách hàng.
Sau khi nhận mẫu đơn từ CVT, GDV thực hiện mở tài khoản cho khách hàng theo trình tự mở tài khoản .
Bước 2: Phê duyệt Mở tài khoản và phát hành thẻ cho khách hàng:
Khi nhận được hồ sơ do GDV chuyển sang, KSV thực hiện việc kiểm soát lại hồ sơ xin mở tài khoản của khách hàng. Nếu đủ điều kiện thì ký duyệt mở tài khoản cho khách hàng vào đơn và duyệt lệnh mở tài khoản cho khách hàng trên Globus. Sau đó KSV hoặc GDV chuyển hồ sơ cho giám đốc hoặc người được ủy quyền phê duyệt việc phát hành thẻ và đăng ký Techcombank Homebanking cho khách hàng ( Trường hợp kiểm soát viên là người được Ủy quyền thực hiện việc phê duyệt các nghiệp vụ nói trên thì KSV sẽ là người trực tiếp quyết định mở tài khoản, phát hành thẻ và đăng ký Dịch vụ homebanking của khách hàng)
Giám đốc hoặc người được Ủy quyền sẽ ký phê duyệt Phát hành thẻ và đăng ký dịch vụ Homebanking cho khách hàng và chuyển lại cho GDV
GDV yêu cầu khách hàng nộp đầy đủ các phí theo đúng biểu phí của Techcombank và sau đó tiến hành Scan toàn bộ nội dung “ đơn đề nghị mở tài khoản cá nhân, đăng ký phát hành thẻ F@stAccess và đăng ký dịch vụ Techcombank Homebanking” vào hệ thống để lưu giữ tiện cho việc đối chiếu sau này.
Bước 3: Lập danh sách gửi về HO để đăng ký phát hành thẻ và Homebanking:
Căn cứ vào nội dung trong “ đơn đăng ký mở tài khoản cá nhân, phát hành thẻ F@stAccess và đăng ký Techcombanking”. Giao dịch viên hoặc chuyên viên thẻ tiến hành lập danh sách khách hàng gửi về Trung tâm
thẻ để đăng ký phát hành thẻ F@stAccess và gửi về phòng TTĐT để đăng ký dịch vụ Homebanking theo đúng quy trình hiện hành của Techcombank..
Trung tâm thẻ sẽ có trách nhiệm phát hành thẻ và gửi Thẻ và PIN cho CNPHT để CNPHT trả Thẻ và PIN cho khách hàng.
Phòng TTĐT có trách nhiệm thông báo kết quả cho các CNPHT theo danh sách mà đơn vị đã gửi lên để đăng ký.
Bước 4: Giao thẻ cho khách hàng và hướng dẫn khách hàng sử dụng Homebanking:
Sau khi nhận được thẻ từ Trung tâm thẻ, GDV liên lạc với khách hàng để mời khách hàng đến nhận thẻ. Thủ tục giao thẻ theo đúng quy định trong Quy trình phát hành sử dụng và thanh toán thẻ hiện hàng của Techcombank. ( quy trình phát hành sử dụng và thanh toán thẻ F@stAccess ban hành kèm theo quyết định số 01181/ TCB – QĐ. TGĐ ngày 11/12/2004 của Tổng Giám Đốc).
Trường hợp giao thẻ cho các Tổ chức/ Doanh nghiệp… có tham gia trả lương qua tài khoản, CVT tiến hành giao thẻ cho lãnh đạo doanh nghiệp ( Ban giám đốc, Kế toán trưởng hoặc người được Ủy quyền), biên bản bàn giao ký tên đóng dấu và ghi rõ chức danh. Không thực hiện việc giao thẻ cho những người không đủ thẩm quyền.
Khách hàng cá nhân trực tiếp nhận thẻ tại ngân hàng, GDV cần yêu cầu khách hàng ký đầy đủ vào phần cuống của bìa gài thẻ, yêu cầu khách hàng ghi rõ ngày giờ nhận được thẻ và PIN để tránh những thắc mắc của khách hàng sau này.
GDV,CVT thực hiện việc cung cấp số tài khoản, số thẻ F@stAccess, User Homebanking cho khách hàng bằng cách ghi vào Thẻ tài khoản để đưa cho khách hàng. Đồng thời hướng dẫn cách sử dụng thẻ và sử dụng
Cung cấp quyển hướng dẫn sử dụng thẻ, hướng dẫn sử dụng Homebanking… cho khách hàng sử dụng.
Bước 4: Kiểm soát và lưu trữ chứng từ:
Sau khi hoàn thành việc mở tài khoản cá nhân, Đăng ký phát hành thẻ F@stAccess và đăng ký xong dịch vụ Homebanking cho khách hàng. GDV tiến hành lưu trữ thông tin khách hàng trên hệ thống Globus và lưu trữ chứng từ theo đúng quy định hiện nay của Techcombamk.
Trường hợp 2: Quy trình đăng ký phát hành thẻ theo Mẫu đơn dạng phong bì:
Bước 1: Cung cấp mẫu đơn cho khách hàng, hướng dẫn khách hàng khai thông tin vào mẫu đơn:
a. Trường hợp khách hàng trực tiếp mang mẫu đơn đến Techcombank để yêu cầu mở thẻ:
Giao dịch viên thực hiện mở thẻ và phát hành thẻ tương ứng quy định. b. Khách hàng gửi đơn bằng thư đến chi nhánh Techcombank qua đường bưu điện:
Khi bưu điện chuyển thư của khách hàng đến, Văn phòng HO hoặc văn phòng chi nhánh tiến hành phân loại chứng từ và chuyển cho Phòng Kế toán giao dịch.
Căn cứ vào lượng thư mà khách hàng gửi đến, Văn phòng Hội sở và văn phòng các chi nhánh lập danh sách thống kê để thanh toán tiền chuyển thư cho Bưu điện ( Thư đăng ký phát hành thẻ khách hàng không phải trả tiền mà Ngân hàng phải trả tiền)
Khi nhận được đơn do Văn phòng chuyển đến, GDV thực hiện những nhiệm vụ sau:
Nếu khách hàng đã có tài khoản cá nhân tại Techcombank:
hàng khai trong mẫu đơn để yêu cầu khách hàng đến Techcombank nộp phí làm thẻ
Yêu cầu khách hàng xuất trình chứng minh thư/ hộ chiếu để kiểm tra đối chiếu với và dữ liệu trên hệ thống để thực hiện đăng ký phát hành thẻ và dịch vụ Homebanking cho khách hàng.
Nếu hệ thống chưa lưu trữ file Scan mẫu đơn và chữ ký của khách hàng , GDV thực hiện việc Scan mẫu đơn và chữ ký theo mẫu đơn khách hàng đã khai.
Sau khi kiểm tra thông tin của khách hàng, đối chiếu thấy khớp thông tin lưu trữ tại Techcombank và thông tin khách hàng khai, GDV ký vào phần dành cho ngân hàng và chuyển cho KSV xem xét phê duyệt.
Trường hợp khách hàng chưa có tài khoản:
GDV liên lạc với khách hàng yêu cầu đến Techcombank nộp phí mở tài khoản và phí làm thẻ theo biểu phí của Techcombank.
Kiểm tra chứng minh thư của khách hàng để đảm bảo đúng người đăng ký mở tài khoản và phát hành thẻ. GDV tiến hành phô tô chứng minh thư/ hộ chiếu để lưu trữ tương tự như hiện nay.
Tiến hành mở tài khoản cho khách hàng trên hệ thống, đồng thời chuyển hồ sơ mở tài khoản của khách hàng sang bộ KSV hoặc người được Ủy quyền xem xét mở tài khoản cho khách hàng.
Nếu khách hàng chưa thực hiện mở tài khoản tại Techcombank nhưng chưa có nhu cầu làm thẻ ngay, giao dịch viên gửi mẫu đơn cho khách hàng theo dạng phong bì và hướng dẫn khách hàng khai thông tin vào đơn khách hàng gửi mẫu đơn đăng ký phát hành thẻ qua bưu điện để yêu cầu phát hành thẻ.
c. Trường hợp khách hàng không đến trực tiếp tại Techcombank mở tài khoản ( Khách hàng trả lương qua tài khoản, khách hàng là các đơn vị chấp
nhận thẻ…)
Việc cung cấp mẫu đơn và nhận mẫu đơn sẽ áp dụng tương tự quy trình mở tài khoản phát hành thẻ như mẫu đơn thông thường
Khi nhận đơn từ phía khách hàng, chuyên viên thẻ có trách nhiệm kiểm tra và xác nhận việc đối chiếu chứng minh thư/ hộ chiếu vào bản phô tô chứng minh thư/ hộ chiếu sau đó chuyển cho kế toán giao dịch mở tài khoản cho khách hàng.
Bước 2: Phê duyệt mở tài khoản và phát hành thẻ cho khách hàng:
Thực hiện tương tự quy định tại bước 1 của quy trình mở tài khoản, phát hành thẻ F@stAccess và đăng ký dịch vụ Homebanking theo mẫu đơn thông thường.
Bước 3: Lập danh sách gửi về HO để đăng ký phát hành thẻ và Homebanking:
Tiến hành tương tự quy định tại điểm Bước 3 của quy trình này.
Bước 4: Giao thẻ cho khách hàng và hướng dẫn khách hàng sử dụng Homebanking
Sau khi nhận được thẻ từ Trung tâm thẻ, GDV liên lạc với khách hàng để mời khách hàng đến nhận thẻ. Thủ tục giao thẻ theo đúng quy định trong Quy trình phát hành sử dụng và thanh toán thẻ hiện hành của Techcombank. ( Quy trình phát hành sử dụng và thanh toán thẻ F@stAccess ban hành kèm theo Quyết định số 01181/ TCB – QĐ.TGĐ ngày 11/12/2004 của Tông Giám Đốc).
Nếu khách hàng đến Techcombank để nhận thẻ, GDV là người giao thẻ cho khách hàng theo đúng các quy định trong Quy trình phát hành thẻ. Trường hợp giao thẻ cho khách hàng là những Đơn vị trả lương qua tài khoản, CVT lập biên bản giao thẻ cho lãnh đạo các doanh nghiệp( Ban Giám đốc hoặc người được ủy quyền) có ký tên đóng dấu của đơn vị nhận thẻ) không
bàn giao cho những người không đủ thẩm quyền.
Khi khách hàng nhận thẻ cần yêu cầu khách hàng ký đầy đủ vào phần cuống của bìa gài thẻ, yêu cầu khách hàng ghi rõ ngày giờ nhận được thẻ và PIN để tránh những thắc mắc của khách hàng sau này. Trường hợp khách hàng nhận thẻ và PIN theo tập thể, cần yêu cầu đơn vị nhận thẻ tập hợp Cuống thẻ và cuống PIN có chữ ký nhận thẻ của nhân viên trả lại cho Techcombank.
Cung cấp cho khách hàng công cụ ( User và Password) sử dụng Homebanking và hướng dẫn khách hàng sử dụng Homebanking cho khách hàng cẩn thận.
GDV thực hiện việc cung cấp số tài khoản , số thẻ F@stAccess, User Homebanking cho khách hàng bằng cách ghi vào thẻ tài khoản để đưa cho khách hàng. Đồng thời hướng dẫn cách sử dụng thẻ và sử dụng Homebanking cho khách hàng.
Cung cấp quyển hướng dẫn sử dụng thẻ , hướng dẫn sử dụng Homebanking… cho khách hàng sử dụng.
Bước 5: Kiểm soát và lưu trữ chứng từ.
Sau khi hoàn thành việc mở tài khoản cá nhân, Đăng ký phát hành thẻ F@stAccess và đăng ký xong dịch vụ Homebanking cho khách hàng. GDV tiến hành lưu trữ thông tin khách hàng trên hệ thống Globus và lưu trữ chứng từ theo đúng quy định của Techcombank.
Hình2.3: Sơ đồ quy trình phát hành thẻ ghi nợ quốc tế của Techcombank
TRÁCH NHIỆM QUY TRÌNH THỰC HIỆN THAM
CHIẾU
GDV/CVT/KSV Bước 1
KSV/Giám đốc chi nhánh(GĐCN) hoặc người được ủy quyền Bước 2 GDV/CVT Bước 2 Tổ phát hành Bước 3 TTT và các đơn vị liên quan Bước 4 GDV/KSV Bước 4 Nguồn:Techcombank
Diễn giải quy trình:
Cung cấp mẫu đơn, hướng dẫn khách hàng khai thông tin vào mẫu đơn
Trả thẻ cho khách hàng và lưu trữ chứng từ
Phê duyệt
Lập danh sách gửi về TTT để phát hành thẻ
Bước 1: Cung cấp mẫu đơn cho khách hàng, hướng dẫn khách hàng khai thông tin vào mẫu đơn
Tùy từng trường hợp, GDV thực hiện những nhiệm vụ sau:
Trường hợp khách hàng đã có tài khoản cá nhân tại Techcombank:
GDV hướng dẫn khách hàng điền đầy đủ, chính xác thông tin và ký đầy đủ vào mẫu đơn: Đơn đề nghị mở tài khoản cá nhân, phát hành thẻ Ghi nợ Quốc tế và đăng ký Techcombank Homebanking và Các điều kiện , điều khoản kiêm hợp đồng phát hành và sử dụng thẻ Ghi nợ Quốc tế (theo mẫu đơn in sẵn cho từng loại thẻ Ghi nợ Quốc tế phát hành, nôi dung gửi kèm phía sau quy trình trước mắt sử dụng cho thẻ F@stAccess Visa Debit ).
Yêu cầu khách hàng xuất trình CMT/hộ chiếu để kiểm tra, đối chiếu với dữ liệu trên hệ thống trước khi thực hiện đăng ký phát hành thẻ cho khách hàng
Sau khi kiểm tra thông tin của khách hàng , đối chiếu thấy khớp thông tin lưu trữ tại Techcombank , GDV ký vào phần dành cho ngân hàng và chuyển cho KSV/DGCN hoặc người được ủy quyền xem xét và phê duyệt phát hành thẻ cho khách hàng
Trường hợp khách hàng chưa có tài khản cá nhân tại Techcombank :
GDV hướng dẫn khách hàng điền đầy đủ, chính xác thông tin và ký đầy đủ vào mẫu đơn: Đơn đề nghị mở tài khoản cá nhân, phát hành thẻ ghi nợ quốc tế và đăng ký Techcombank Homebanking và Các điều kiện, điều khoản kiêm hợp đồng sử dụng thẻ ghi nợ Quốc tế (theo mẫu in sẵn)
Kiểm tra CMT/ hộ chiếu của khách hàng để đảm bảo đúng người đăng ký mở tài khoản và phát hành thẻ. GDV photo CMT/hộ chiếu để lưu giữ theo quy định
Tiến hành mở tài khoản cho khách hàng trên hệ thống T24, đồng thời chuyển hồ sơ đăng ký mở tài khoản và phát hành thẻ của khách hàng cho
KSV/GĐCN hoặc người được ủy quyền xem xét và phê duyệt mở tài khoản và phát hành thẻ cho khách hàng.
Bước 2: Phê duyệt mở tài khoản, phát hành thẻ và chuyển thông tin về TTT tại CNPH
Duyệt mở tài khoản và phát hành thẻ:
Khi nhận hồ sơ do GDV chuyển sang, KSV thực hiện việc kiểm soát lại hồ sơ xin mở tài khoản của khách hàng. Nếu đủ điều kiện thì ký duyệt mở tài khoản cho khách hàng vào đơn và duyệt lệnh mở tài khoản trên T24. Sau đó KSV hoặc GDV chuyển hồ sơ cho GDCN hoặc người được ủy quyền phê duyệt việc mở tài khoản, phát hành thẻ và đăng ký Techcombank Homebanking cho khách hàng (trường hợp KSV là người được ủy quyền thực