II – MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ
1. Sắp xếp lại các phòng ban trong bộ máy
Cơ cấu hiện tại của công ty TNHH TM Huy Phát hiện nay là Giám đốc sau đó trực tiếp đến các phòng ban, điều này cho thấy khối lượng lớn công việc giám đốc phải làm. Yêu cầu cần có sự phân chia công việc giữa các phòng ban một cách hợp lý, tránh việc trùng lặp công việc dẫn đến hiệu quả
công việc không cao. Hiện nay công ty TNHH TM Huy Phát trong cơ cấu nhân viên của mình có hiện tượng trùng lặp trong công việc. Bộ phận kế toán nhưng kiêm cả bộ phận bán hàng, bộ phận nhập khẩu chỉ có một người phụ trách do đó khối lượng công việc khổng lồ, khó đạt hiệu quả cao. Việc kết hợp công việc như này sẽ giảm được lượng nhân viên cần thiết, sử dụng triệt để được nhân viên tuy nhiên nó cũng có mặt trái. Khi mà tiến hành tổng hợp hoá công việc sẽ dấn đến công việc sẽ không được hoàn thành một cách có hiệu quả tối đa, như vậy công ty có thể áp dụng một số biện pháp sau:
- Nên tách riêng nhân viên của bộ phận kế toán và bộ phận bán hàng, như vậy hiệu quả công việc sẽ đạt cao hơn.
- Nên có trợ lý giám đốc để có thể giúp Giám đốc sắp xếp những công việc hàng ngày, làm giảm gánh nặng công việc.
- Nên có người đảm trách công việc chăm lo, quan tâm đến đời sống của nhân viên hay đây chính là bộ phận công đoàn trong công ty.
- Nên có một phó giám đốc giúp giám đốc giải quyết những công việc vừa và nhỏ, tránh khối lượng công việc giành cho giám đốc là quá lớn.
- Công việc của từng phòng ban trong bộ máy cần có một quy định cụ thể và rõ ràng, trách nhiệm củng từng nhân viên trong công việc cần khẳng định lại. Sự cố gắng của mỗi cá nhân tạo ra sự thành công của công ty.