II Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức
3. Mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức và các mô hình cơ cấu xét theo
mối quan hệ quyền hạn.
3.1.Khái niệm.
- Quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình tự quyết và quyền đòi hỏi sự tuân thủ quyết định gắn liền với một vị trí quản lý nhất định trong cơ cấu tổ chức3.
Quyền hạn của một vị trí quản lý sẽ giao cho người có uy tín nắm giữ vị trí đó. Khi người quản lý được trao quyền hạn, họ sẽ phải chịu trách nhiệm với vị trí mới của mình, đây là bổn phận phải hoàn thành những nhiệm vụ được giao phó. Quyền hạn trong một tổ chức không phải ai cũng có thể nắm giữ mà phải thông qua sự đồng ý của mọi thành viên trong ban quản lý và mọi người trong tổ chức đó. Khi là người có quyền hạn trong tổ chức thì họ sẽ có trách nhiệm về mọi hoạt động của tổ chức cũng như mọi quyết định mà họ đưa ra.
3.2.Các loại quyền hạn trong cơ cấu tổ chức.
Quyền hạn là một đặc điểm không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức, là sự liên kết các bộ phận, phân hệ với nhau. Quyền hạn chính là phương tiện giúp
3Giáo trình khoa học quản lý tập 2, NXB khoa học kỹ thuật, HN năm 2002, tr23.
chức. Quyền hạn trong tổ chức bao gồm có nhiều loại hình khác nhau và trong từng tổ chức khác nhau tồn tại những loại hình quyền hạn khác nhau.
3.2.1.Quyền hạn trực tuyến.
- Quyền hạn trực tuyến là quyền hạn cho phép người quản lý ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới đồng thời cấp dưới có nghĩa vụ phải nghe theo sự sắp đặt của cấp trên.
- Quyền hạn trực tuyến là mối quan hệ quyền hạn giữa cấp trên với cấp dưới biểu hiện từ cao nhất xuống thấp nhất trong tổ chức. Ở đó các cấp thể hiện quyền lực của mình theo thứ tự từ thấp đến cao. Cấp trên cao nhất không trực tiếp ra mệnh lệnh cho cấp thấp nhất mà phải thông qua cấp dưới của mình. Từ đó cấp dưới sẽ truyền đạt cho cấp dưới nữa để thực hiện nhiệm vụ mà cấp trên đã giao. Trong thực tế, trực tuyến còn được dùng để chỉ các bộ phận có mối quan hệ trực tiếp với việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức. Mô hình này áp dụng cho mô hình của các công ty có nhiều bộ phận, nhiều ngành.
3.2.2.Quyền hạn tham mưu.
-Khái niệm về tham mưu có từ những năm trước, bản chất của mối quan hệ tham mưu là cố vấn. Bộ phận tham mưu trong tổ chức có nhiệm vụ điều tra, khảo sát, nghiên cứu, phân tích và đưa ra những ý kiến, những lời khuyên cho những người quản lý trực tuyến mà họ có trách nhiệm phải quan hệ. Nếu như sản phẩm của những người lao động trực tiếp là những dòng sản phẩm, sản phẩm của cán bộ lãnh đạo là những quyết định cuối cùng thì sản phẩm của bộ phận tham mưu là những lời khuyên.
Hiện nay vai trò của tham mưu ngày càng có vai trò quan trọng, tham mưu có kiến thức chuyên sâu sẽ tiến hành thu thập số liệu, phân tích và đưa ra các phương án quyết định trong trường hợp người quản lý trực tuyến quá bận
với công việc quản lý không thể làm được. Trong những công ty có quy mô hoạt động lớn thì bộ phận tham mưu là nên có vì đối với những công ty này bộ phận quản lý không thể giải quyết được hết công việc của mình chính vì vậy cần có bộ phận tham mưu để lên kế hoạch, sắp xếp công việc cho họ.
3.2.3.Quyền hạn chức năng.
- Là quyền mà lãnh đạp tổ chức trao cho một cá nhân hay bộ phận được phép ra quyết định và kiểm tra, đánh giá những hoạt động nhất định của các bộ phận khác.
- Giao phó quyền hạn chức năng.
- Phạm vi quyền hạn chức năng: Việc sử dụng quyền hạn chức năng trong tổ chức tạo ra sự trôi chảy trong công tác quản lý tuy nhiên nếu quá lạm dụng quyền hạn chức năng có khả năng gây rối loạn trật tự quản lý. Do vậy việc hạn chế phạm vi quyền hạn chức năng là rất quan trọng. Nhìn chung, quyền hạn chức năng luôn chỉ nên giới hạn trong phạm vi câu hỏi “như thế nào” và “ khi nào”. Sự hạn chế phạm vi quyền hạn chức năng nhằm giữ tính nhất quán trong việc ra mệnh lệnh của các nhà quản lý trực tuyến và việc thực hiện mệnh lệnh ở cấp dưới.
Quyền hạn chức năng sẽ được giao cho những người hoặc những bộ phận có trách nhiệm và uy tín, dưới sự giao phó của cấp trên. Những người hay bộ phận này có quyền hạn ra những quyết định trong phạm vi cho phép và phải chịu trách nhiệm trước những quyết định của mình. Quyền hạn chức năng được áp dụng trong những tổ chức có có quy mô lớn, hoạt động đa ngành và có nhiều bộ phận xét theo tầng từ trên xuống dưới.