II Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức
6.Phối hợp các bộ phận trong tổ chức
6.1. Vai trò của công tác phối hợp.
- Phối hợp là quá trình liên kết hoạt động của những người bộ phận, phân hệ và hệ thống riêng rẽ nhằm thực hiện có kết quả và hiệu quả các mục tiêu chung của tổ chức1.
- Công tác phối hợp nhằm đạt được mục tiêu là sự thống nhất hoạt động của các bộ phận bên trong và cả bên ngoài của tổ chức tạo thành một thể thống nhất nhằm mang lại hiệu quả cao.
Không có phối hợp, con người không thể nhận thức được vai trò của mình trong tổng thể và có xu hướng theo đuổi những lợi ích riêng thay vì hướng tới những mục tiêu chung.
1Giáo trình khoa học quản lý tập 2, NXB khoa học kỹ thuật, HN năm 2002, tr44.
Nhiều nhà quản lý đã xây dựng lên các điều kiện để tạo nên công tác phối hợp thành công như sau:
• Xây dựng được các kênh thông tin ngang - dọc, lên - xuống thông suốt giữa các bộ phận và các cấp quản lý nhằm đảm bảo cung cấp thông tin cho các bộ phận trong tổ chức.
• Duy trì được mối quan hệ công việc giữa các bộ phận và trong mỗi bộ phận riêng lẻ và trong từng thành viên trong tổ chức.
• Duy trì được mối quan hệ giữa tổ chức với môi trường trực tiếp và gián tiếp. Nội bộ tổ chức phải có được sự thống nhất và đoàn kết, đối với những đối tác bên ngoài thì tổ chức cũng được sự ủng hộ và giúp đỡ.
6.2. Các công cụ phối hợp.
Thực tế cho thấy, phối hợp đạt được nhờ vào các công cụ chính thức và các công cụ phi chính thức sau:
6.2.1. Các kế hoạch.
Với các kế hoạch như chiến lược, chính sách, chương trình, dự án, ngân sách, quy chế, quy trình, thủ tục, hoạt động của con người sẽ ăn khớp nhau nhờ tính thống nhất của các mục tiêu và các phương thức hành động. Các kế hoạch được đề ra dựa trên quá trình nghiên cứu kỹ lưỡng đặc điểm của công ty và chiều hướng phát triển trong tương lai. Các kế hoạch này phải đảm bảo phù hợp với tình trạng thực tiễn của công ty cũng như phù hợp với xu thế của nền kinh tế trong nước và trên thế giới.
6.2.2. Hệ thống tiêu chuẩn kinh tế - kỹ thuật.
- Chuẩn hoá các kết quả: chỉ ra kết quả của công tác phối hợp phải đạt được gì và ở mức độ nào.
- Chuẩn hoá các quy trình: công tác phối hợp được thực hiện theo quy trình như thế nào?
- Chuẩn hoá các kỹ năng: chỉ ra người thực hiện các quá trình phải thoả mãn những yêu cầu nào?
Các câu hỏi trên được đặt ra nhằm tìm câu trả lời và từ đó xây dựng lên hệ thống tiêu chuẩn kinh tế kỹ thuật hoàn thiện để có thể áp dụng vào thực tiễn.
6.2.3. Các công cụ cơ cấu.
Có những hình thái cơ cấu tạo điều kiện dễ dàng cho giao tiếp theo chiều dọc và theo chiều ngang. Cơ cấu theo chiều dọc là cơ cấu giảm thiểu số cấp quản lý và cơ cấu theo chiều ngang là cơ cấu ma trận, nhóm dự án, nhóm chất lượng, hội đồng thường trực,… Việc sử dụng cơ chế hoạt động của các tuyến chỉ huy có thể tăng cường phối hợp. Thông qua mối quan hệ ra quyết định và báo cáo, các tuyến chỉ huy thúc đẩy các luồng thông tin giữa những con người và đơn vị.
6.2.4. Giám sát trực tiếp.
Phối hợp thực hiện bởi người quản lý thông qua việc trực tiếp giám sát công việc của cấp dưới và đưa ra các mệnh lệnh buộc cấp dưới phải thực hiện trong một khuôn khổ xác định trước. Tuy nhiên việc giám sát trực tiếp ít có hiệu quả vì người quản lý không thể giám sát mọi hoạt động của cấp trên mà chỉ dựa trên những bản báo cáo hay những kết quả của việc giám sát sơ bộ một số công việc điển hình của cấp dưới.
6.2.5. Các công cụ của hệ thống thông tin, truyền thông và tham gia quản lý với những phương diện cơ bản:
- Phương diện kỹ thuật: các hệ thống thông tin quản lý (MIS), hệ thống thông tin điều hành (ESI), hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định (DSS) được xây dựng nhằm hỗ trợ các nhà quản lý trong việc quản lý và điều hành tổ chức. Phương diện kỹ thuật liên quan trực tiếp đến khả năng tíêp nhận và áp dụng công nghệ của tổ chức. Không phải tất cả các tổ chức đều có đầy đủ các hệ thống trang thiết bị do đó công tác phối hợp giữa các tổ chức là khác nhau.
- Phương diện hành vi: Các nhà quản lý phụ trách khu vực mình chịu trách nhiệm quản lý, trao đổi một cách phi chính thức với nhân viên của mình. Đồng thời cho nhân viên đi tham quan những bộ phận hay tổ chức khác nhằm tạo điều kiện cho nhân viên của mình có điều kiện giao lưu, học hỏi kinh nghiệm của đồng nghiệp cũng như những tổ chức bạn.
- Phương diện chức năng ngôn ngữ với các phương tiện giao tiếp bằng miệng và các phương tiện viết khác. Hiện nay, với thời đại công nghệ thông tin thì hầu hết các phương diện ngôn ngữ là miệng, điện thoại, internet,… là chủ yếu. Người ta không phải trực tiếp gặp mặt nhau nhưng vẫn có thể trao đổi công việc và tiến hành thoả thuận công việc một cách dễ dàng.
6.2.6. Văn hóa tổ chức.
Với mỗi quốc gia khác nhau hay từng vùng trong cùng một quốc gia thì hệ thống chuẩn mực văn hoá có sự khác nhau. Do đó hệ thống nhận thức, những giá trị, những chuẩn mực, những lễ nghi hàng ngày, những điều cấm kỵ là những điều gắn kết các bộ phận và con người của tổ chức khác nhau và yêu cầu cần có sự phối hợp thành một khối thống nhất, làm tăng cường khả năng phối hợp để đạt mục đích chung.