1. Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty hiện nay.
Qua quá trình thực tập tại công ty TNHH TM Huy Phát, em được biết sơ đồ cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty như sau:
Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty bước đầu được xây dựng với mô hình đơn giản, tuy nhiên nó cũng giúp cho công ty hoạt động một cách hiệu quả. Hiện nay ban lãnh đạo công ty đang tìm ra những giải pháp cho những mặt hạn chế về cơ cấu tổ chức của công ty, hướng đến mô hình cơ cấu tổ chức hoàn thiện, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.
2. Chức năng nhiệm vụ của ban lãnh đạo và các phòng ban.
2.1. Nguyên tắc chung.
Chức năng, nhiệm vụ của mỗi người trong tổ chức được quy định trong quy chế cũng như điều lệ hoạt động của công ty. Khi tiến hành tuyển dụng lao động, bản thân ban lãnh đạo doanh nghiệp phải phác thảo, mô tả công việc cho người tìm việc biết được công việc mình định làm và tự đó có định hướng hoạt động trong việc xác định có tham gia vào tổ chức hay không. Giám đốc trực tiếp giám sát nhân viên cũng như mọi hoạt động trong công ty và luôn tìm ra những giải pháp trong mọi tình huống khó khăn. Đồng thời ban lãnh
Giám đốc Phòng tài chính - kế toán Phòng kinh doanh Phòng nhập khẩu - Bộ phận bán hàng - Bộ phận kho - Bộ phận tài chính - Bộ phận kế toán
pháp phù hợp. Trong trường hợp uỷ quyền trong tổ chức thì phải có xác nhận của giám đốc đối với người được uỷ quyền. Khi đó người được uỷ quyền sẽ có trách nhiệm hoàn thành công việc của mình và có nghĩa vụ báo cáo lên giám đốc những công việc mình làm. Chức năng của các phòng ban là khác nhau, tuy nhiên cũng có sự liên quan và cần phối hợp giữa các phòng ban trong công ty. Yêu cầu đặt ra cần có biện pháp liên kết các bộ phận với nhau nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong công việc.
2.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban.
2.2.1. Giám đốc.
Quyền và nghiã vụ của giám đốc được quy định cụ thể trong luật và giám đốc công ty có nghĩa vụ thực hiện. Đồng thời giám đốc công ty phải chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên về thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình. Giám đốc công ty có các quyền và nghĩa vụ sau:
- Quyền của giám đốc:
• Tổ chức thực hiện các quyết định của hội đồng thành viên.
• Quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty;
• Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tư của công ty;
•Ban hành quy chế nội bộ công ty;
• Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của hội đồng thành viên;
• Ký kết hợp đồng nhân danh công ty, trừ trường hợp thuộc thẩm quyền của hội đồng thành viên;
• Kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức công ty;
• Kiến nghị phương án sử dụng lợi nhuận hoặc xử lý các khoản lỗ trong kinh doanh.
• Tuyển dụng lao động.
• Các quyền khác được quy định tại điều lệ công ty, tại Hợp đồng lao động mà giám đốc ký với công ty và theo quyết định của Hội đồng thành viên.
- Nghiã vụ của giám đốc:
• Thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, mẫn cán vì các lợi ích hợp pháp của công ty.
• Không được lạm dụng địa vị và quyền hạn, sử dụng tài sản của công ty để thu lợi riêng cho bản thân, cho người khác; Không được tiết lộ bí mật của công ty, trừ trường hợp được hội đồng thành viên chấp thuận;
• Khi công ty không thanh toán đủ các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác đến hạn phải trả thì phải thông báo tình hình tài chính của công ty cho tất cả các thành viên của công ty và chủ nợ biết; không được tăng tiền lương, không được trả tiền thưởng cho công nhân viên của công ty, kể cả người quản lý; phải chịu trách nhiệm cá nhân về thiệt hại xảy ra đối với chủ nợ do không thực hiện các nghĩa vụ quy định tại thời điểm này; kiến nghị các biện pháp khắc phục khó khăn về tài chính của công ty.
• Thực hiện các nghĩa vụ khác do pháp luật và điều lệc của công ty quy định.
Đồng thời giám đốc công ty cũng là người đại diện theo luật pháp của công ty, các giấy tờ giao dịch phải ghi rõ điều đó.
Hiện nay giám đốc của công ty là ông Vương Đình Hiển và có nghĩa, ông Hiển có quyền và nghĩa vụ thực hiện những điều nêu trên.
2.2.2. Phòng tài chính - kế toán. 2.2.2.1. Bộ phận tài chính.
Do đặc điểm nguồn lực của công ty hiện nay nên bộ phận tài chính của công ty chỉ có một người đó là thủ quỹ. Thủ quỹ có những nhiệm vụ sau:
- Tiến hành trình lên giám đốc những khoản thu chi hàng ngày, đặc biệt đối với những khoản chi thì cần phải có sự đồng ý của giám đốc.
- Thực hiện theo dõi sổ quỹ hàng ngày.
- Thực hiện các khoản nộp đối với ngân sách cũng như thực hiện chi trả các khoản nợ của công ty.
- Xuất tiền khi có lệnh của giám đốc.
- Tham mưu cho giám đốc về việc sử dụng nguồn vốn của công ty một cách có hiệu quả.
- Báo cáo lên giám đốc những biến đổi về tài sản, nguồn vốn. - Thực hiện những công việc khác do giám đốc giao.
Hiện nay phụ trách bộ phận tài chính của công ty là thủ quỹ - ông Vương Đình Khanh nắm giữ. Ông Khanh có nghĩa vụ phải thực hiện những nhiệm vụ như đã nêu trên.
2.2.2.2. Bộ phận kế toán.
Bộ phận kế toán của công ty hiện nay gồm có 01 kế toán trưởng và 03 kế toán viên. Bộ phận kế toán bao gồm:
- Kế toán trưởng: Phạm Thị Thu Hiền – trình độ: Đại học. - Kế toán viên: Nguyến Thị Bích Thuận – trình độ: Đại học. Nguyễn Thị Bích Thục – trình độ: Đại học. Trần Hương Thảo – trình độ: Đại học. Bộ phận kế toán có nhiệm vụ thực hiện những nhiệm vụ sau:
- Tổ chức bộ máy kế toán, thống kê ghi chép đầy đủ phản ánh trung thực toàn bộ các hoạt động kế toán và có nghĩa vụ trình bày lên giám đốc khi được yêu cầu.
- Tổ chức kiểm tra, thiết lập báo cáo tài chính hàng tháng, hàng quý và hàng năm.
- Tham mưu cho giám đốc về nghiệp vụ kế toán. - Thực hiện những công việc khác do giám đốc giao.
2.2.3. Phòng kinh doanh. 2.2.3.1. Bộ phận bán hàng.
Bộ phận bán hàng đảm trách nhiệm vụ bán hàng , bộ phận này hàng ngày tiếp xúc với khách hàng qua điện thoại và đây cũng là hình thức bán hàng chính của công ty. Bộ phận bán hàng của công ty hiện nay có 04 người phụ trách, bao gồm:
- Phạm Thị Thu Hiền- Trình độ đại học. - Nguyễn Thị Thu Hiền- Trình độ đại học. - Phạm Thị Thảo- Trình độ cao đẳng. - Vương Thị Thắm- Trình độ trung cấp. Bộ phận bán hàng có nhiệm vụ sau:
- Tiến hành giao tiếp với khách hàng qua những cuộc điện thoại.
- Tiếp nhận những đơn hàng và có nhiệm vụ làm đơn hàng, hợp đồng bán hàng với khách hàng.
- Bán hàng đồng thời cũng tiếp nhận công nợ của khách hàng và có nhiệm vụ thu nợ.
- Phải chịu trách nhiệm trước những việc mà mình làm trước giám đốc. - Thực hiện những nhiệm vụ khác mà giám đốc giao.
Khách hàng có nhu cầu mua hàng sẽ gọi điện đến bộ phận bán hàng và sau khi thoả thuận về giá và số lượng giữa hai bên, bộ phận bán hàng sẽ làm toa hàng và báo xuống bộ phận kho. Bộ phận kho sau khi nhận được lệnh xuất hàng thì sẽ tiến hành kiểm hàng và trao hàng đến nơi khách hàng yêu cầu.
2.2.3.2. Bộ phận kho.
Bộ phận kho gồm có 08 người bao gồm có 01 thủ kho và những người còn lại có nhiệm vụ soạn hàng, kiểm hàng và vận chuyển hàng. Bộ phận kho bao gồm:
- Nguyễn Văn Hiên - Thủ kho. - Nguyễn Trọng Tân – Lái xe.
- Nguyễn Xuân Điệp - Bộ phận vận chuyển. - Đặng Đình Tĩnh - Bộ phận vận chuyển. - Đặng Đình Tuấn- Bộ phận vận chuyển. - Cấn Đình Giang - Bộ phận vận chuyển. - Vũ Tiến Dũng - Lái xe.
- Vương Thị Thuỷ - Kiểm hàng. Bộ phận kho có nhiệm vụ sau: Khách hàng gọi
điện đến bộ phận bán hàng
Bộ phận bán hàng làm hoá đơn xuất hàng xuống kho
Bộ phận kho xuất hàng và chở đến nơi KH yêu cầu
- Tiến hành vào sổ kho hàng ngày, giúp cho thủ kho có thể trực tiếp nắm bắt được số lượng sản phẩm xuất và số lượng sản phẩm còn tồn trong kho.
- Tiến hành nhập hàng khi có đơn hàng về và xuất hàng khi có toa hàng từ bộ phận bán hàng xuống.
- Tiến hành soạn hàng và kiểm hàng theo đúng số lượng và chủng loại sản phẩm khách hàng yêu cầu.
- Có nhiệm vụ vận chuyển sản phẩm đến địa điểm khách hàng yêu cầu. Đối với khách hàng của công ty bao gồm cả khách trong nội thành và những khách ngoại tỉnh vì vậy hình thức giao nhận hàng là khác nhau:
•Đối với khách hàng trong khu vực Hà Nội, đội ngũ vận chuyển của công ty có trach nhiệm vận chuyển đến tận nơi khách hàng yêu cầu.
•Đối với khách hàng ngoại tỉnh thì hình thức giao nhận hàng có sự khác biệt, công ty sẽ gửi hàng hoá tới khách hàng thông qua hệ thống nhà xe, xe khách.
- Tiến hành thu nhận tiền hàng của khách hàng trao trả và có nghĩa vụ phải nộp lại cho thủ quỹ.
2.2.4. Phòng nhập khẩu.
Phòng nhập khẩu hiện nay có 01 người đảm nhiệm là bà Quách Thị Dịu – Trình độ đại học, thực hiện những nhiệm vụ như sau:
- Tiến hành giao dịch với đối tác là những công ty sản xuất ở nước ngoài.
- Tiến hành đặt các đơn hàng nhập từ nước ngoài về.
- Có nhiệm vụ thông báo với giám đốc về kế hoạch giao nhận hàng hoá với nước ngoài.
- Tiến hành làm những chứng từ liên quan đến việc đặt đơn hàng với nước ngoài và luôn phải cập nhật thông tin liên quan.
- Thực hiện những nhiệm vụ khác do giám đốc giao.
3.Phân tích ưu, nhược điểm của cơ cấu tổ chức quản lý của công ty.
3.1. Ưu điểm.
Từ những ngày đầu thành lập đến giờ, bộ máy quản lý của công ty đã đạt được những thành tựu đáng kể. Điển hình là giúp cho công ty hoạt động tốt, doanh thu hàng tháng, hàng năm của công ty liên tục tăng, đời sống của nhân viên không ngừng được nâng cao. Đạt được kết quả trên là do:
- Công ty sử dụng tổng hợp hoá trong công việc chính vì vậy mà công việc luôn diễn ra suôn sẻ là không gặp khó khăn khi có sự cố ở một khâu nào đó thì sẽ có sự giúp đỡ ở khâu khác.
- Trong quá trình hình thành và phát triển, đội ngũ nhân viên của công ty luôn có sự cố gắng vượt bậc trong việc hoàn thành công việc của mình. Dưới sự lãnh đạo của giám đốc, luôn có những chính sách đãi ngộ đối với nhân viên hợp lý, đây chính là động lực thúc đẩy người lao động luôn cố gắng trong công việc.
- Đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, nhiệt tình trong công việc là một điểm mạnh của công ty.
- Trong quá trình kinh doanh, giám đốc công ty luôn có những chính sách hợp lý về quy chế hoạt động cũng như những chế độ đãi ngộ với nhân viên. Dưới sự lãnh đạo của mình, những phương thức kinh doanh mới luôn được cập nhật và được lựa chọn khi phù hợp với tình hình của công ty.
- Đội ngũ nhân viên của công ty làm việc theo phương thức tổng hợp hoá, có sự thuyên chuyển nhân viên tránh sự nhàm chán trong công việc. Điều này giúp mọi người có thể hiểu biết thêm nhiều về các công việc của mình và nâng cao kinh nghiệm cho bản thân.
3.2. Nhược điểm.
Mặc dù với sự nỗ lực của ban quản lý cũng như sự hoạt động hiệu quả của bộ máy quản lý của mình, công ty đã đạt được những thành tựu nhất định nhưng không tránh khỏi những hạn chế. Những hạn chế xuất phát từ nhiều nghuyên nhân và những nhược điểm có thể nói đến như sau:
- Tổng hợp hoá dẫn đến việc nhân viên không tập trung vào chuyên môn của mình, do đó năng suất lao động không cao tối đa.
- Việc tổ chức bộ máy quản lý còn chưa thực sự tốt, nguyên nhân ở đây là do chưa có sự phân công trách nhiệm và quyền hạn một cách rõ ràng. Công ty cần xây dựng quy chế, quy định về công việc của các bộ phận cũng như quyền hạn và chức năng của từng bộ phận.
- Giám đốc phải thực hiện quá nhiều công việc do công tác uỷ quyền chưa được áp dụng rộng rãi. Công ty TNHH TM Huy Phát là công ty mới được thành lập, chính vì vậy tiến hành công tác uỷ quyền trong tổ chức là một việc không dễ dàng hơn nữa để tìm được người phù hợp để thực hiện công việc uỷ quyền là rất khó khăn. Chính vì vậy công việc của giám đốc là nhiều và đôi khi là “quá xuể” dẫn đến sự không hiệu quả.
- Sự liên hệ giữa các bộ phận chưa thực sự tốt dẫn đến việc xảy ra những sai sót trong công việc. Bộ phận ở đây là bộ phận bán hàng và bộ phận kho, giữa hai bộ phận này xảy ra việc không thống nhất trong công việc, đôi khi còn có những hiểu lầm không đáng có.
- Đội ngũ nhân viên trong công với số lượng lao động có trình độ tay nghề còn ở mức hạn chế, đội ngũ trẻ, nhiệt tình nhưng đôi khi còn không xác định được hướng giải quyết công việc một cách tốt nhất. Giữa nhân viên trong công ty còn chưa thực sự hiểu nhau và chưa có sự thống nhất trong công việc
- Do lực lượng nhân viên trong công ty là những người quen, họ hàng nên công tác quản lý gặp những khó khăn và bất cập.
- Quy chế của công ty chưa được xây dựng một cách hoàn chỉnh, chưa được phổ biến rộng rãi đến toàn thể lực lượng nhân viên trong công ty.
3.3. Nguyên nhân của những tồn tại.
Một cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp không thể hoàn hảo, nó luôn tồn tại những mặt tốt cũng như những mặt hạn chế. Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH TM Huy Phát cũng vậy. Những mặt hạn chế là do những nguyên nhân sau:
3.3.1. Ảnh hưởng của môi trường bên ngoài.
Môi trường bên ngoài có ảnh hưởng quan trọng đến cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp, đặc biệt là môi trường kinh tế. Công ty là một bộ phận nhỏ của nền kinh tế, vì vậy kinh tế suy thoái hay phát triển đồng nghĩa với sự thay đổi của cơ cấu tổ chức. Vấn đề đặt ra là công ty TNHH TM Huy Phát cần một bộ phận để cập nhật thông tin về kinh tế chung của đất nước cũng như nền kinh tế thế giới.
Ngoài môi trường kinh tế thì chính trị hay văn hoá của một quốc gia hay xét về tầm vi mô thì văn hoá của quận huyện, thành phố nới cơ quan đặt