III- Quy trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức
2. Nôi dung phân tích, hoàn thiện cơ cấu tổ chức
Hoàn thiện cơ cấu tổ chức là cả một quá trình nghiên cứu kỹ lưỡng và cần có sự tính toán của ban lãnh đạo trong tổ chức. Quá trình phân tích, hoàn thiện cơ cấu tổ chức bao gồm những nội
• Phân tích tình hình thực hiện các chức năng đã quy định cho từng bộ phận, từng nhân viên của bộ máy quản lý. Xem xét kết quả hoạt động của các bộ phận và từ đó có kết quả đánh giá nhất định đối với từng bộ phận. Như vậy yêu cầu đề ra là cần có một bảng xem xét đánh giá kết quả của các bộ phận được định kỳ hàng tháng, hàng quý hay là hàng năm.
• Phân tích khối lượng công tác thực tế của mỗi bộ phận, mỗi người, phát hiện khâu yếu trong việc phân bổ khối lượng công việc quản lý. Từ đó tìm ra những giải pháp cho khâu yếu đó, tìm kiếm sự giúp đỡ kịp thời nhằm đạt được hiệu quả cao trong công việc.
• Phân tích tình hình tăng giảm số lượng và sự thay đổi nguồn nhân lực trong công ty, đồng thời cũng cần phải có số liệu tổng kết về sự thay đổi này từ đó rút ra những nhận xét. Không những chỉ là sự thay đổi về số lượng nguồn nhân lực mà còn là chất lượng nguồn nhân lực. Xem xét về sự biến động của nguồn nhân lực trong công ty từ đó có kế hoạch về xây dựng nguồn nhân lực cho tương lai.
• Phân tích việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm cho từng bộ phận trong công ty. Xem xét bộ phận nào làm được, bộ phận nào không hay bộ phận nào chịu trách nhiệm uỷ quyền nhiều, bộ phận nào không từ đó có kế hoạch điều chỉnh cho phù hợp.
• Phân tích điều kiện làm việc, hợp lý hoá lao động và cơ khí hoá lao động và từ đó có điều kiện thay đổi. Điều kiện làm việc của người lao động là rất quan trọng, nó ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả làm việc và năng suất lao
• Phân tích những nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức của công ty, cả những nhân tố khách quan và nhân tố chủ quan. Tuỳ theo từng nhân tố mà mức độ ảnh hưởng là khác nhau, chính vì vậy đối với từng yếu tố thì cần có kế hoạch phù hợp để có thể hoàn thiện cơ cấu tổ chức của tổ chức một cách hoàn hảo.
• Phân tích về sự đáp ứng công việc của người lao động, có những người làm việc hiệu quả nhưng có những người không đáp ứng được yêu cầu công việc nên phải có sự đánh giá và có kế hoạch điều chỉnh phù hợp.
Khi kết thúc quá trình phân tích thu được kết quả là những nhận xét, đánh giá những mặt hợp lý và những mặt chưa hợp lý của cơ cấu tổ chức hiện thời từ đó xây dựng hoặc có phương án hoàn thiện cơ cấu cho tốt hơn. Để tiến hành đánh giá cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp, yêu cầu người tiến hành đánh giá phải tuân thủ theo các quy tắc của cơ cấu tổ chức đó là:
•Nguyên tắc cơ cấu tổ chức quản lý gắn liền với phương hướng, mục đích của hệ thống: Phương hướng và mục đích của hệ thống có khả năng chi phối cơ cấu tổ chức của hệ thống đó. Nếu như phương hướng và mục đích của doanh nghiệp rõ ràng thì cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp cũng sẽ có quy mô rõ ràng và lớn. Ngược lại, nếu như phương hướng và mục đích của doanh nghiệp không rõ ràng, có xu hướng nhỏ thì tương ứng với nó là cơ cấu tổ chức nhỏ. Mặt khác, nền văn hoá của doanh nghiệp cũng có ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức, nó có xu hướng giống với nền văn hoá đó.
•Nguyên tắc chuyên môn hoá và cân đối: nguyên tắc này đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự phân công nhiệm vụ rõ ràng đối với từng cá nhân tránh hiện tượng trùng lặp công việc hoặc đùn đẩy công việc. Nhiệm vụ phải đáp ứng yêu cầu là phù hợp với trình độ cũng như năng lực của người được giao phó.
•Nguyên tắc linh hoạt và thích nghi với môi trường: Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp yêu cầu phải linh hoạt và có khả năng thích ứng với môi
trường biến động. Môi trường là một yếu tố động vì vậy, cơ cấu tổ chức cũng phải được nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi được đưa ra.
•Nguyên tắc hiệu lực, hiệu quả: nguyên tắc này đòi hỏi cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp phải đảm bảo mang lại hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp, đồng thời cũng phải đảm bảo tính hiệu lực cao. Hiệu quả và hiệu lực thể hiện ở chỗ nguồn nhân lực của doanh nghiệp hoạt động một cách có hiệu quả cao nhất với đúng năng lực và trình độ của họ.
CHƯƠNG II- THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HUY PHÁT I - GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY.
1. Lịch sử hình thành công ty TNHH thương mại Huy Phát.
Công ty TNHH thương mại Huy Phát được thành lập vào ngày
24/01/2004 do sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp với tên giao dịch là HuyPhat trading limited company. Công ty được thành lập với hoạt động chủ yếu là kinh doanh, buôn bán các loại máy móc, trang thiết bị phụ tùng công - nông nghiệp và các phương thức vận tải hàng hoá,... Sau 5 năm đi vào hoạt động, công ty đã có những bước phát triển vượt bậc, từng bước khẳng định thương hiệu và uy tín của mình trên trường quốc tế. Doanh thu năm sau cao hơn năm trước, đời sống của cán bộ công nhân viên ngày càng được nâng cao.
Năm 2004, với số lượng nhân viên ban đầu là 4 thành viên, mọi người đều là những người quen, họ hàng. Hiện nay nhân viên của công ty đã tăng lên là 18 nhân viên, đồng thời với sự gia tăng nhân viên là sự gia tăng về doanh thu cũng như là tài sản của công ty.
Tuy số lượng nhân viên vẫn là ở mức thấp nhưng so với số lượng ngày đầu thành lập thì đó là bước tăng rất đáng kể.
Hiện nay, công ty TNHH thương mại Huy Phát là một trong những công ty kinh doanh và phân phối vòng bi lớn ở khu vực miền Bắc. Công ty đang có chiến lược thâm nhập rộng và sâu hơn vào thị trường miền Nam. Huy Phát là công ty phân phối độc quyền của nhà máy sản xuất FUDA BEARING của Trung Quốc.
Khách hàng của công ty ngày càng được gia tăng về số lượng cũng như gia tăng về địa lý. Không chỉ dừng lại khai thác ở khu vực Hà Nội mà công ty
còn mở rộng khai thác khách hàng ở ngoại tỉnh và cả trong miền trong. Hình thức vận chuyển hàng, nếu là trong khu vực Hà Nội thì đội ngũ nhân viên của công ty sẽ có trách nhiệm chở tận nơi, nếu là những khách hàng ở ngoại tỉnh thì công ty có hình thức vận chuyển qua các nhà xe.