II Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức
4. Cấp quản lý, tầm quản lý và các mô hình cơ cấu tổ chức xét theo cấp
quản lý.
4.1. Cấp quản lý và tầm quản lý.
- Tầm quản chính là số người, số bộ phận mà nhà quản lý có thể kiểm soát hiệu quả. Tầm quản lý và cấp quản lý có mối quan hệ tỷ lệ nghịch với nhau, khi tầm quản lý càng rộng thì cấp quản lý sẽ ít và ngược lại, cấp quản lý nhiều thì tầm quản lý hẹp. Tuy nhiên tầm quản lý bị giới hạn do đó tồn tại hiện tượng cấp quản lý trong tổ chức.
- Tuỳ theo quy mô, họat động của tổ chức hay bản thân người quản lý mà số lượng cấp dưới dưới tầm kiểm soát là khác nhau. Cần có sự nghiên cứu kỹ lưỡng về lượng cấp dưới mà người quản lý có thể đảm nhiệm.
- Tầm quản lý phụ thuộc vào các mối quan hệ:
• Tầm quản lý và trình độ của cán bộ quản lý có mối quan hệ tỷ lệ thuận nghĩa là trình độ của cán bộ quản lý càng cao thì tầm quản lý càng rộng và đối với những người quản lý có trình độ kém thì tầm quản lý hẹp.
• Trình độ và ý thức tôn trọng, tuân thủ mệnh lệnh của cấp dưới với tầm quản lý có quan hệ tỷ lệ thuận. Thái độ của cấp dưới có ảnh hưởng trực tiếp đến công việc quản lý của cấp trên, khi họ nghiêm túc tuân theo mối quan hệ giữa các cấp quản lý càng ít và ngược lại.
• Tầm quản lý và sự rõ ràng trong việc xác định nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm có mối quan hệ tỷ lệ thuận. Nhiệm vụ, công việc khi được giao cho cấp dưới cần có sự rõ ràng sẽ tạo điều kiện cho cả cấp trên và cấp dưới trong việc thực hiện công việc.
•Tính phức tạp của hoạt động quản lý và tầm quản lý có mối quan hệ tỷ lệ nghịch.
• Năng lực của hệ thống thông tin có ảnh hưởng đến tầm quản lý. Khi hệ thống thông tin được xử lý nhanh, tốc độ tuyên truyền đạt tối đa sẽ tạo ra sự lưu thông trong quá trình quản lý.
4.2.Các mô hình cơ cấu tổ chức xét theo cấp quản lý.
4.2.1. Cơ cấu tổ chức nằm ngang.
- Cơ cấu tổ chức nằm ngang là loại hình cơ cấu chỉ có một vài cấp quản lý và hướng tới một nền kinh tế phi tập trung. Trong cơ cấu này, mọi thành viên trong tổ chức đều được khuyến khích tham gia vào quá trình ra quyết định. Các ý kiến của các thành viên được tập hợp, sàng lọc và lực chọn loại hình cơ cấu phù hợp với tổ chức của mình.
- Đặc điểm:
• Cấp quản lý hạn chế ở số lượng ít, chỉ có một vài cấp quản lý. Như vậy mô hình này áp dụng đối với những tổ chức có quy mô vừa và nhỏ đặc biệt như những tổ chức, doanh nghiệp ở VN.
• Giữa công việc và bộ phận có giới hạn linh hoạt do có số lượng cấp quản lý ít nên tránh hiện tượng cứng nhắc trong công việc. Mọi công việc trở nên dễ dàng hơn, công việc của các bộ phận trong công ty rõ ràng hơn, tránh việc trùng chéo trong công việc.
• Quan tâm đến phương thức làm việc theo nhóm, khuyến khích sự sáng tạo năng động cũng như sự tích cực tham gia ý kiến của mọi người trong công ty. Cơ cấu tổ chức nằm ngang làm tăng khả năng phối hợp của mọi người trong tổ chức hay giữa các bộ phận với nhau.
• Tập trung vào khách hàng, đặt khách hàng là mục tiêu phục vụ trung tâm của doanh nghiệp. Có như vậy thì doanh nghiệp mới nhận được sự ủng hộ của khách hàng và đạt được mục tiêu đề ra.
• Cơ cấu tổ chức nằm ngang dễ dàng thuyên chuyển nhân viên theo chiều ngang, có như vậy thì mọi người trong công ty có thể hiểu biết rõ ràng hơn về công việc của đồng nghiệp.
- Mô hình:
Mô hình cơ cấu tổ chức mạng lưới được áp dụng cho những văn phòng hay những bộ phận nhỏ như: văn phòng nhà đất hay văn phòng luật sư,… bao gồm có trưởng văn phòng và các nhân viên ngang cấp.
4.2.2. Cơ cấu tổ chức hình tháp.
- Cơ cấu tổ chức hình tháp là loại hình cơ cấu có rất nhiều cấp bậc quản lý tồn tại trong tổ chức. Phương thức quản lý được sử dụng là phương thức “trên - dưới” hay “ra lệnh - kiểm tra”, trong đó các nhà quản lý ra các mệnh lệnh hành chính và thực hiện kiểm tra gắt gao việc thực hiện mệnh lệnh của cấp dưới.
- Đặc điểm:
• Cơ cấu được tổ chức dựa trên cơ sở chuyên môn hoá lao động theo chức năng, với sự phân công công việc một cách rõ ràng cho từng đơn vị, tạo nên sự cứng nhắc giữa công việc và đơn vị.
• Sự phát triển của nhân viên chỉ nằm trong phạm vi của một chức năng do đó nhân viên không có nhiều cơ hội trong việc nâng cao tay nghề của mình trong lĩnh vực khác.
•Có nhiều cấp bậc quản lý.
Trưỏng phòng
• Di chuyển nhân lực theo chiều dọc, như vậy mọi người có thể hiểu biết được các công việc đồng thời công ty cũng có thể tiến hành tổng hợp hoá công việc một cách dễ dàng hơn và dẫn đến hiệu quả công việc cũng sẽ cao hơn.
• Mô hình này phù hợp với môi trường ổn định, không có nhiều biến động. Khi đặt trong môi trường biến động thì mô hình có thể không hiệu quả, thất bại.
- Mô hình:
- Phạm vi áp dụng: Được sử dụng hầu hết trong các tổ chức quân sự, công an và các cơ quan hành chính nhà nước. Cơ cấu tổ chức hình tháp có thể hoạt động hiệu quả trong môi trường ổn định và có thể dự báo được.
4.2.3. Cơ cấu tổ chức mạng lưới.
- Cơ cấu tổ chức mạng lưới là cơ cấu tổ chức trong đó mối quan hệ
Bộ trưởng bộ Nông Nghiệp
Thứ trưởng bộ NN Thứ trưởng bộ NN Thứ trưởng bộ NN
Tổng cục trưởng bộ NN Tổng cục trưởng bộ NN Tổng cục trưởng bộ NN Tổng cục trưởng bộ NN
• Cơ cấu tổ chức mạng lưới cho phép những cá nhân, bộ phận của tổ chức liên kết với nhau, cho phép tổ chức liên kết với khách hàng, những nhà cung cấp, những đối thủ cạnh tranh nhằm tăng cường sức mạnh tổng hợp vì mục đích chung hay khuyến khích sự phối hợp trong điều kiện môi trường có bất định cao.
• Nó xoá bỏ những khoảng cách giữa những con người, những bộ phận trong tổ chức, ranh giới giữa tổ chức với những nhà cung cấp, khách hàng hay đối thủ cạnh tranh. Tạo nên sự thân thiện, tạo cơ hội hiểu biết lẫn nhau và tạo điều kiện thuận lợi cho công việc và hoạt động của tổ chức.
•Đề cao phương thức hoạt động theo nhóm với các thành viên đến từ các bộ phận hay tổ chức khác nhau.
• Không có cấp quản lý.
• Chia sẻ nhiều đặc điểm của cơ cấu tổ chức nằm ngang.
Cơ cấu tổ chức mạng lưới được áp dụng trong những tập đoàn, những công ty liên minh, liên kết với nhau.