II Giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện kế hoạch
3. Đưa ra các quyết định điều chỉnh kế hoạch cần thiết và kịp thời
Công tác lập kế hoạch là việc làm chủ quan của con người, các phương án án và quyết định thường dựa vào kết quả dự đoán, dự báo về các hiện tượng sẽ xảy ra trong tương lai. Vì vậy tất yếu sẽ có khoảng cách giữa thực tế và kế hoạch, điều này phải được điều chỉnh kịp thời. Trong quá trình triển khai kế hoạch, sau khi phát hiện những điều bất ngờ có thể xuất hiện trong quá trình hoạt động ta phải có khả năng ứng phó với những bất ngờ đó. Quá trình kiểm tra, điều chỉnh kế hoạch giúp doanh nghiệp không chỉ xác định được tất cả các rủi ro của mình mà còn có khả năng quản lý rủi ro đó trong quá trình thực hiện mục tiêu đặt ra. Như vậy quá trình điều chỉnh kế hoạch đóng vai trò quan trọng trong Công tác kế hoạch hóa của một Công ty, quan trọng hơn nữa là phải điều chỉnh như thế nào và khi nào thì thực hiện điều chỉnh.
Hiện nay Công ty Lilama 69-3 chỉ thực hiện điều chỉnh kế hoạch vào cuối quý III. Sau khi đã ước thực hiện tất cả các chỉ tiêu trong bản kế hoạch, cán bộ phòng kế hoạch tiến hành xem xét các chỉ tiêu đã thực hiện so với kế hoạch đặt ra, liệt kê các chỉ tiêu không hoàn thành kế hoạch trình lên Tổng Công ty
phương án thay đổi các chỉ tiêu chưa hoàn thành để xét duyệt. Như vậy việc điều chỉnh chỉ là nhằm mục đích để Công ty hoàn thành kế hoạch, đạt thành tích về mặt hình thức.
Công ty nên tiến hành điều chỉnh hàng quý sau khi đã tổng hợp được tình hình thực hiện của mình. Có nhiều phương pháp để điều chỉnh kế hoạch:
- Thay đổi nội dung của hệ thống tổ chức. Với cách điều chỉnh này, hệ thống các mục tiêu đặt ra ban đầu trong kế hoạch không bị thay đổi. Trên cơ sở phân tích đánh giá các khâu, các bộ phận có liên quan đến hệ thống quản lý và bị quản lý, đối chiếu với mục tiêu, một số bộ phận trong hệ thống tổ chức sẽ được điều chỉnh, nhằm thực hiện mục tiêu kế hoạch đặt ra. Đây là hình thức điều chỉnh tích cực nhất vì nó không ảnh hưởng đến mục tiêu của doanh nghiệp và những nhu cầu sản phẩm dịch vụ vẫn được đáp ứng đầy đủ trên thị trường. Tuy nhiên cách điều chỉnh này Công ty khó có thể thực hiện được vì việc thay đổi nội dung của hệ thống tổ chức liên quan đến nhiều vấn đề không thuộc quyền quản lý của Công ty.
- Thay đổi một số mục tiêu bộ phận trong hệ thống mục tiêu đặt ra ban đầu. Quyết định thay đổi này Công ty có thể thực hiện được nhưng vẫn phải cần sự cho phép của Tổng Công ty.
Ngoài ra Công ty có thể chuyển hướng kinh doanh của mình trong những trường hợp bất khả kháng.
Tóm lại trong điều kiện hiện nay nếu cần có một quyết định điều chỉnh kế hoạch thì Công ty nên chọn cách thay đổi hệ thống mục tiêu đặt ra cho phù hợp. Việc này không nên chỉ tiến hành vào cuối năm mà nên thực hiện ngay khi phát hiện những điều bất ngờ xuất hiện trong quá trình hoạt động.