I/ Giải pháp hoàn thiện công tác lập kế hoạch
3. Hoàn thiện hệ thống kế hoạch tác nghiệp
Mục tiêu của các kế hoạch thường hướng tới là: Đáp ứng đòi hỏi của thị trường; Nâng cao hiệu quả của hoạt động kinh doanh, quản lý một cách hiệu quả các nguồn lực; đảm bảo thực hiện kế hoạch chiến lược đã lực chọn cụ thể là: thực hiện các mục tiêu chiến lược, kiểm soát quá trình triển khai chiến lược. Để thực hiện mục tiêu nói trên doanh nghiệp cần phải xây dựng một hệ thống các kế hoạch chức năng để chỉ đạo và điều hành quá trình sản xuất kinh doanh. Các kế hoạch chức năng có mối quan hệ mật thiết với nhau và cần phải thống nhất trong quá trình xây dựng nhằm đảm bảo sự phối hợp đồng bộ và có hiệu quả giữa các chức năng trong doanh nghiệp.
Thực tế ở Công ty Lilama 69-3 cho thấy Công ty xây dựng các kế hoạch tác nghiệp chưa đầu đủ và rời rạc. Các kế hoạch không có mối liên quan mật thiết với nhau. Do đó cần thiết phải xây dựng và hoàn thiện lại các kế hoạch này một cách hệ thống như sau:
- Xây dựng kế hoạch Marketing.
Kế hoạch này phải mô tả chi tiết Công ty làm thế nào để chiếm được thị phần như mong muốn (với khả năng có thể), mô tả chi tiết về chiến lược marketing và các phương pháp khuyến mãi cũng như các chiến lược hỗ trợ sẽ được sử dụng. Xác định rõ các khách hàng điển hình để có thể chăm sóc khách hàng tốt nhất. Đối với Công ty Lilama khách hàng điển hình là các nhà máy xi măng, Công ty nên xây dựng kế hoạch khuyến mại và tặng quà từng nhà máy trong các dịp lễ Tết. Ngoài ra còn xác định rõ lý do các nhà đầu tư chọn Công ty nhằm hình thành phương pháp tiếp cận khách hàng. Một khi hướng tiếp cận đã rõ ràng thì có thể xác định các chi phí quảng cáo và các chi phí giao dịch khác cho một bản kế hoạch cụ thể.
- Hoàn thiện kế hoạch sản xuất sản phẩm.
Kế hoạch sản xuất sản phẩm không chỉ là các mục tiêu về sản lượng của từng mặt hàng như Công ty đã xây dựng mà phải giải thích chi tiết các loại vật tư, nhân lực, thiết bị cần có và cách thức để sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả. Để làm được điều đó, bước đầu tiên cần xây dựng một sơ đồ khối về qui trình hoạt động để xác định các bước tiếp theo bằng cách điều tra mối liên hệ giữa các bước khác nhau và nhu cầu về chi phí, thời gian, trang thiết bị…Các chi phí cũng như thời gian cần phải được so sánh với tình hình cạnh tranh nhằm đảm bảo giá cả phải chăng cho sản phẩm.
- Xây dựng kế hoạch nhân sự
Việc xây dựng kế hoạch này bao gồm 2 phần + Xây dựng kế hoạch về lao động
Sau khi đã có mục đích và chỉ tiêu kinh doanh, doanh nghiệp cần phải xác định được nguồn nhân lực cần thiết cho cho việc thực hiện nhiệm vụ kế hoạch. Công ty cần phải biết mình cần bao nhiêu người với kỹ năng gì, cụ thể hơn là độ tuổi, giới tính của người lao động. Phân tích tình hình nhân sự hiện tại để nắm
được cung về nhân sự đáp ứng được bao nhiêu. Tù đó đưa ra kế hoạch đào tạo hay tuyển dụng lao động, đồng thời tính toán các chi phí cho việc đào tạo và tuyển dụng lao động.
+ Lập kế hoạch điều chỉnh nội bộ và sơ đồ thuyên chuyển.
Mô tả cơ cấu tổ chức quản lý, các kỹ năng cụ thể cần có của từng vị trí, những người giữ các vị trí chủ chốt. Chuyển đổi các thông tin về nhân sự hiện tại thành các quyết định về sắp xếp các vị trí trong tương lai
- Xây dựng kế hoạch tài chính.
Tổng hợp các chi phí hoạt động của Công ty nhằm thực hiện kế hoạch kinh doanh. Sắp xếp và tính toán các chi phí cho các yêu cầu đã xác định ở các kế hoạch tác nghiệp trước. Kế hoạch tài chính sẽ chi tiết hóa các yêu cầu đã được chỉ ra một cách tổng quát trong các kế hoạch khác. Kế hoạch tài chính phải bao gồm một danh mục chính xác về nhu cầu thiết bị, hàng tồn kho, chi phí quảng cáo, hoạt động xúc tiến bán hàng…cùng với các nguồn tài chính và chi phí dự kiến. Dự tính sơ bộ dòng tiền để xác định khoản vốn lưu động ban đầu cần thiết cho đến khi doanh nghiệp tự cân đối thu chi.