II/ Thực trạng công tác kế hoạch hóa ở Công ty Lilama 69-3
2. Thực trạng tổ chức thực hiện kế hoạch
Kế hoạch sau khi được Tổng Công ty phê duyệt chính thức sẽ được triển khai ở cấp Công ty. Ban giám đốc là người trực tiếp chỉ đạo thực hiện kế hoạch. Các phòng ban chức năng căn cứ vào kế hoạch Tổng Công ty giao để triển khai thực hiện các công việc do mình chịu trách nhiệm. Phòng Tài chính – Kế toán – Vật tư và Phòng Kinh tế - Kỹ thuật dựa vào kế hoạch tổng hợp để cung ứng vật tư. Xác định được để hoàn thành kế hoạch sản xuất thì phải sử dụng bao nhiêu loại nguyên vật liệu và số lượng của mỗi loại là bao nhiêu để căn cứ vào đó thực việc mua sắm vật tư và quyết toán việc sử dụng vật tư cho các công trình. Phòng Tổ chức - Lao động- Tiền lương cũng dựa vào kế hoạch tổng hợp và kế hoạch sản xuất để thực hiện việc tuyển dụng, trả lương cho người lao động. Phòng quản lý máy xác định nhu cầu máy móc thiết bị của từng công trình để cung ứng kịp thời và hiệu quả. Tương tự như vậy các Phòng ban chức năng khác cũng triển khai kế hoạch theo chức năng nhiệm vụ của mình.
Để đáp ứng yêu cầu giám sát theo dõi việc thực hiện kế hoạch của ban Giám đốc Công ty cũng như Tổng Công ty, Công tác giám sát, theo dõi việc thực hiện kế hoạch được thực hiện dưới hình thức báo cáo bằng văn bản tyheo định kỳ hàng quý. Thời gian nhận báo cáo của Tổng Công ty được quy định vào ngày 10 (10/4 nộp báo cáo quý I, 10/7 nộp báo cáo 6 tháng, 10/10 nộp báo cáo 9 tháng, 10/1 năm sau nộp báo cáo năm trước). Do đó Công ty phải tiến hành tổng hợp từ cuối tháng 3, 6, 9 và cuối năm. Nhiệm vụ này được giao cho Phòng Kinh tế - Kế hoạch – Tổng hợp làm với sự giúp đỡ của các phòng ban chức năng khác như Phòng Tài chính – Kế toán – Vật tư cung cấp số liệu về chi phí, doanh thu, lợi nhuận, Phòng quản lý máy cung cấp số liệu về số lượng máy móc và hiện trạng của chúng, Phòng Tổ chức - Lao động- Tiền lương cung cấp số liệu về số lao động, cơ cấu lao động và trả lương cho người lao động…
Công ty tiến hành điều chỉnh kế hoạch vào cuối quý III. Sau khi đã ước thực hiện tất cả các chỉ tiêu trong bản kế hoạch năm, cán bộ Phòng Kinh tế - Kế
hoạch – Tổng hợp xem xét các chỉ tiêu đã thực hiện so với kế hoạch đặt ra, liệt kê các chỉ tiêu không hoàn thành kế hoạch trình lên Tổng Công ty phương án thay đổi các chỉ tiêu chưa hoàn thành để xét duyệt. Công ty phải giải trình thật cụ thể những nguyên nhân không hoàn thành kế hoạch cả nguyên nhân chủ quan và nguyên nhân khách quan. Nguyên nhân không hoàn thành kế hoạch chủ yếu thường là do nhà thầu cung cấp thiết bị chậm làm công trình lắp máy không thi công được.