Để nắm chắc và quản lý chặt chẽ quỹ đất đai trong giai đoạn cụng nghiệp húa, hiện đại húa đất nước hiện nay, hệ thống tổ chức quản lý đất đai ở nước ta được tổ chức thành 4 cấp. Chịu sự chỉ đạo chung của cấp Trung ương là Bộ TN&MT. Cấp tỉnh là Sở TNMT&N đất, cấp huyện, quận là Phũng TN&MT, ở cỏc phường, xó là Cỏn bộ địa chớnh. Đõy là hệ thống tổ chức bộ mỏy quản lý đất đai theo dạng phõn tỏn tương đối, trong đú cấp Trung ương thực hiện quản lý vĩ mụ quỹ đất quốc gia, cũn ba cấp thấp hơn thực hiện quản lý vi mụ đến từng thửa đất.
Hệ thống HSĐC dạng bằng khoỏn được chớnh thức thành lập năm 1988 và hoàn chỉnh dần từ sau năm 1994, khi Tổng cục Địa chớnh được thành lập
và đảm trỏch việc quản lý đất đai trong cả nước. Hệ thống bằng khoỏn được xõy dựng cho tất cả cỏc loại hỡnh SDĐ. Trong đú, hệ thống hồ sơ sử dụng thư- ờng xuyờn gồm:
- Bản đồ địa chớnh; - Sổ địa chớnh; - Sổ mục kờ;
- Sổ đăng ký biến động đất đai;
Sau khi cỏc chủ SDĐ (tổ chức, hộ gia đỡnh, cỏ nhõn) hoàn tất cỏc thủ tục đăng ký SDĐ, Sở TNMT&N đất cấp tỉnh và Phũng TN&MT cỏc quận, huyện đệ trỡnh UBND cấp GCNQSD đất cho từng thửa đất cú đủ điều kiện phỏp lý.
Đõy là mụ hỡnh quản lý cú tớnh phự hợp cao đối với quản lý đất đai trong xó hội cụng nghiệp và thớch ứng cho việc phỏt triển thị trường BĐS hiện nay.
IV.NHU CẦU TIN HỌC HOÁ HỆ THỐNG QUẢN LÍ HỒ SƠ ĐỊA CHÍNH1 Vận dụng tin học húa hệ thống quản lớ HSĐC 1 Vận dụng tin học húa hệ thống quản lớ HSĐC
Cụng nghệ thụng tin trờn đà phỏt triển như vũ bóo trong khoảng thời gian 30 năm gần đõy đó cú tỏc động vụ cựng to lớn đến mọi lĩnh vực kinh tế - xó hội và lĩnh vực quản lý đất đai khụng phải là ngoại lệ. Đối với cụng tỏc quản lý HSĐC thỡ việc ỏp dụng cụng nghệ tin học là một nhu cầu tất yếu bởi vỡ về bản chất, đõy là một quỏ trỡnh xử lý và phõn tớch thụng tin - thụng tin về đất đai.
Cú thể nờu ra những lý do cơ bản tại sao cần phải nhanh chúng ỏp dụng cụng nghệ thụng tin trong quản lý hồ sơ địa chớnh:
•Yờu cầu đối với HSĐC là phải lưu trữ đầy đủ cỏc thụng tin về tự nhiờn, kinh tế, phỏp lý của từng thửa đất cựng với BĐS cú trờn đú và thụng tin về từng ngướngDĐ. Chỉ tớnh riờng trong nhúm HSĐC phục vụ quản lý đất đai
thường xuyờn đó cú tới gần 50 đơn vị thụng tin thuộc tớnh về thửa đất và ngư- ời sử dụng đất (theo thụng tư 09/2007/TT-BTNMT). Với số lượng thửa đất - ước tớnh trờn cả nước là 20 triệu thỡ cú thể dễ dàng tớnh được lượng thụng tin cần phải lưu trữ, xử lý là khoảng 1 tỷ đơn vị. Đõy mới chỉ là những thụng tin đang mang tớnh hiện thời, nếu tớnh cả thụng tin quỏ khứ cần lưu trữ thỡ lượng thụng tin cú thể đạt tới 2-3 tỷ đơn vị. Đối với dữ liệu khụng gian (bản đồ) thỡ việc ỏp dụng cụng nghệ thụng tin càng cú ý nghĩa hơn nữa vỡ cụng nghệ thụng tin khụng chỉ được sử dụng để lưu trữ mà cũn được ỏp dụng trực tiếp để thành lập loại dữ liệu này. Ngoài ra, cỏc dữ liệu dạng số cú tớnh nhất quỏn cao hơn, độ chớnh xỏc tốt hơn so với cỏc dữ liệu được xử lý bằng cụng nghệ tương tự.
•Nếu như việc quản lý HSĐC được thực hiện bằng cụng nghệ truyền thống trờn giấy tờ, sổ sỏch chỉ giới hạn trong việc lưu trữ và cung cấp thụng tin khi cần thiết thỡ khi ỏp dụng cụng nghệ thụng tin, quỏ trỡnh này cũn bao hàm cả chức năng phõn tớch, thống kờ và chiết xuất thụng tin thứ cấp. Đối với người sử dụng, hệ thống như vậy trở nờn thụng minh hơn, hữu ớch hơn. Dưới đõy, chỳng tụi xin nờu ra một số chức năng của hệ thống quản lý HSĐC mà chỉ cú cụng nghệ thụng tin mới cú thể mang lại:
- Chức năng quản lý truy nhập: hệ thống hồ sơ cú rất nhiều người sử dụng và mỗi người sử dụng chỉ cú thể thực hiện một số hoạt động (đọc, sửa, tạo mới,...) đối với một nhúm dữ liệu nhất định (dữ liệu của một đơn vị hành chớnh, dữ liệu theo một chuyờn đề nào đú,...). Đối với phương phỏp quản lý bằng giấy tờ, sổ sỏch thỡ hệ thống đó trở nờn hết sức rối rắm khi chỉ cú khoảng 10 người sử dụng với những mức độ truy nhập khỏc nhau.
- Chức năng sao lưu dữ liệu: với dữ liệu dạng số, chỉ cần một vài thao tỏc là dữ liệu cú thể được sao lưu trờn cỏc thiết bị lưu trữ. Với dữ liệu trờn giấy thỡ việc sao lưu này cú thể kộo dài hàng thỏng. Hơn nữa, cỏc bản sao dạng số trờn đĩa cứng, đĩa quang, băng từ,... cú kớch thước nhỏ gọn, ớt chịu
ảnh hưởng của thời gian nờn việc bảo quản chỳng dễ dàng hơn nhiều lần so với sao lưu cỏc văn bản giấy tờ. Với trỡnh độ phỏt triển của cụng nghệ thụng tin hiện nay thỡ toàn bộ một thư viện với nhiều phũng sỏch cú thể được lưu trữ trờn một ổ đĩa cứng kớch thước bằng lũng bàn tay. Việc sao lưu, nhõn bản một thư viện như vậy chỉ tốn một vài giờ là thực hiện xong.
- Chức năng mó húa dữ liệu: cỏc dữ liệu nhạy cảm cần được mó húa để trỏnh bị cỏc đối tượng khụng cú thẩm quyền khai thỏc, sử dụng. Mặc dự việc mó húa cú thể được thực hiện cho dữ liệu dạng tương tự, nhưng nú chỉ cú thể ỏp dụng cho một lượng dữ liệu rất nhỏ bởi đõy là quỏ trỡnh tốn rất nhiều thời gian và cụng sức. Trong khi đo, việc mó húa dữ liệu dạng số bằng cỏc thiết bị phần cứng hay phần mềm được thực hiện rất nhanh chúng, thậm chớ cú thể là trong thời gian thực và người sử dụng hệ thống sẽ khụng cảm nhận được quỏ trỡnh này đang được thực hiện.
- Chức năng kiểm tra dữ liệu trong quỏ trỡnh cập nhật: đối với phương phỏp quản lý giấy tờ, sổ sỏch, độ chớnh xỏc, độ tin cậy của quỏ trỡnh nhập dữ liệu (ghi vào sổ, giấy tờ) phụ thuộc hoàn toàn vào kinh nghiệm, năng lực của cỏn bộ thực hiện cụng việc này. Với việc ỏp dụng cụng nghệ thụng tin thỡ rất nhiều lỗi lầm cú thể tự động được kiểm soỏt bởi hệ thống. Vớ dụ như diện tớch của thửa đất được xỏc định là dạng số thập phõn cú một chữ số sau dấu phẩy thỡ nếu người sử dụng nhập một chữ cỏi (a, b, c,...) hay nhập 2, 3 chữ số sau dấu phẩy thỡ hệ thống sẽ bỏo lỗi hoặc tự động chỉnh sửa cho thớch hợp. Một vớ dụ nữa là khi một dữ liệu nào đú cú trong nhiều sổ sỏch, tài liệu khỏc nhau (vớ dụ như họ tờn người sử dụng đất) thỡ với việc ỏp dụng cụng nghệ thụng tin, dữ liệu này chỉ cần nhập một lần và ở những lần sau đú, người sử dụng chỉ cần chọn nú từ một danh sỏch cú sẵn. Phương thức làm việc như vậy sẽ giỳp trỏnh được tỡnh trạng dữ liệu bị thiếu nhất quỏn do chỳng được nhập vào nhiều lần với một số lỗi lầm nhỏ, khú phỏt hiện.
- Chức năng tra cứu, thống kờ: đõy là chức năng thường được người ta nghĩ đến khi núi về việc ỏp dụng cụng nghệ thụng tin trong quản lý HSĐC. Chỉ với vài lần nhấn chuột, người sử dụng đó cú thể lấy được cỏc dữ liệu cần thiết cho mỡnh. Cũn nếu tra cứu trờn giấy tờ, sổ sỏch thỡ cụng việc này cú thể kộo dài tới vài giờ đồng hồ, thậm chớ vài ngày nếu thụng tin cần được tổng hợp từ dữ liệu nằm trong nhiều nguồn khỏc nhau. Mặc dự chức năng tra cứu thụng tin là một trong những chức năng đơn giản nhất nhưng lại hay được sử dụng nhất trong hệ thống quản lý HSĐC. Bởi vậy, việc ỏp dụng cụng nghệ thụng tin sẽ mang lại hiệu quả lớn nhất đối với chức năng này.
- Chức năng phõn tớch thụng tin: đõy là một chức năng mà cụng nghệ thụng tin cú thể thay thế một phần trớ tuệ của con ngời. Dựa trờn nền tảng của hệ thụng tin địa lý, hệ thống cú thể tổng hợp dữ liệu, chiết xuất thụng tin từ một tập hợp dữ liệu đó cú. Vớ dụ như bằng cỏch so sỏnh cỏc bản đồ ở những thời kỳ khỏc nhau, hệ thống cú thể nhanh chúng đưa ra số liệu về biến động SDĐ hay biến động về giỏ cả đất đai. Những số liệu đú cú thể tiếp tục được xử lý ở mức cao hơn để đưa ra dự bỏo những diễn biến trong tương lai,... Chức năng phõn tớch thụng tin cũn là nền tảng để giải nhiều bài toỏn ứng dụng trong quản lý đất đai, chẳng hạn như với sự phõn bố hiện thời của cỏc loại hỡnh SDĐ, của cỏc khu dõn cư và cỏc cụng trỡnh hạ tầng kỹ thuật thỡ việc bố trớ một đối tượng quy hoạch (trường học, bệnh viện, khu cụng nghiệp,...) ở vị trớ nào là hợp lý nhất? Những bài toỏn như vậy chỉ cú thể giải được bằng phương phỏp định lượng nếu như cú sự trợ giỳp của cụng nghệ thụng tin.