II. Giải pháp hồn thiện hoạt động nhập khẩu
3. Hồn thiện qui trình nhập khẩu
Hiện nay, các nghiệp vụ nhập khẩu mà Trung tâm đang áp dụng là tơng đối cĩ hiệu quả nhng cha phải đã hồn thiện. Do đĩ, để đẩy mạnh hoạt động kinh doanh nhập khẩu, Trung tam cần chú trọng hơn nữa vào các khâu trong qui trình nhập khẩu.
• Về điều kiện cơ sở giao hàng
Trung tâm xuất nhập khẩu thiết bị thuỷ cũng nh hầu hết các cơng ty Việt Nam khi nhập khẩu hàng hố thờng sử dụng điều kiện CIF. Hiện nay nhà nớc đang khuyến khích các cơng ty cĩ quan hệ buơn bán với nớc ngồi thay hình thức “mua CIF bán FOB” bằng hình thức “mua FOB bán CIF”. Trung tâm rất quan tâm đến vấn đề này, nếu cĩ điều kiện sử dụng FOB trong nhập khẩu Trung tâm cĩ thể tiết kiệm đợc chi phí vận tải và bảo hiểm cũng nh thời gian giao hàng chủ động hơn. Để dần thay thế điều kiện bán hàng cũ và tình hình thực tế Trung tâm cĩ thể yêu cầu nhà cung ứng thuê hãng vận tải và bảo hiểm. Trung tâm chọn lựa các hợp đồng nhập khẩu hoặc Trung tâm tiến hành đứng ra mua bảo hiểm hàng hố tức là dùng CFR thay cho CIF.
• Về phơng thức thanh tốn
Trung tâm là đơn vị mới đi vào hoạt động kinh doanh, vốn sở hữu ít phải sử dụng nhiều vốn huy động đặc biệt là vốn vay ngân hàng nên Trung tâm rất chú trọng đến cơng tác tránh ứ đọng vốn nhất là với lĩnh vực kinh doanh thiết bị thuỷ cĩ giá trị lớn thì việc chiếm dụng vốn của khách hàng gây rất nhiều khĩ khăn cho Trung tâm trong việc quay vịng vốn và lãi suất phải trả ngân hàng. Trung tâm cần phải cĩ biện pháp kích thích cơng việc thanh tốn diễn ra nhanh chĩng, thuận tiện. Chẳng hạn nh:
- Khi ký hợp đồng tuỳ theo giá trị lơ hàng và uy tín về thời gian thanh tốn của khách hàng, yêu cầu bên mua ứng trớc từ 20 - 50% thanh tốn.
- Kích thích việc thanh tốn nhanh chĩng thơng qua những khoản chiết khấu đối với đơn vị trả tiền nhanh hoặc tính phần trăm lãi suất theo lãi suất ngân hàng đối với khách hàng trả tiền chậm.
Do việc thanh tốn và tính tốn tiền hàng của Trung tâm liên quan tới ngoại tệ nên phải chú ý tới chênh lệch tỷ giá thực tế với tỷ giá hạch tốn.
• Về cơng tác thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Qúa trình thực hiện hợp đồng bao gồm rất nhiều khâu, từ việc ký kết hợp đồng nhập khẩu, xin giấy phép nhập khẩu (đối với những mặt hàng cần xin phép), mở L/C cam kết thanh tốn, đơn đốc giao hàng, mua bảo hiểm cho hàng hố, làm thủ tục Hải quan, tiến hành giao nhận...Tất cả các khâu nghiệp vụ này cần phải đợc phối hợp chặt chẽ nhịp nhàng với nhau trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng. Sau khi ký kết hợp đồng, cần xác định rõ ràng mỗi trách nhiệm, nội dung và trình tự từng cơng việc phải làm. Cố gắng khơng đợc để xảy ra sai sĩt, tránh gây thiệt hại bởi chỉ cần một sai sĩt nhỏ cũng ảnh hởng đến tồn bộ qui trình nhập khẩu. Đặc biệt, trong hoạt động nhập khẩu thiết bị thuỷ, kỹ thuật nhập khẩu rất phức tạp, địi hỏi một thời gian dài từ việc lắp đặt, vận hành, bảo hành bảo dỡng...Trung tâm rất cĩ thể để xảy ra vớng mắc, sai sĩt mà bản thân Trung tâm cĩ thể khĩ phát hiện ra. Do vậy, cần hết sức thận trọng, nên kết hợp chặt chẽ với khách hàng để cùng thực hiện, trong trờng hợp cĩ vớng mắc thì kịp thời khắc phục tránh gây ra những thiệt hại ảnh hởng đến hiệu quả hoạt động kinh doanh.