văn bản phục vụ hoạt động quản lý đào tạo
Hiện nay, Học viện chưa có lưu trữ tập trung, việc khai thác thông tin văn bản phục vụ mọi lĩnh vực hoạt động của Học viện nói chung và khai thác thông tin văn bản, tài liệu phục vụ công tác quản lý đào tạo nói riêng được thực hiện tản mạn ở các khoa, phòng khác nhau. Vì vậy, muốn tổ chức khai thác thông tin văn bản phục vụ công tác quản lý đào tạo đạt hiệu quả cao, Học viện cần thực hiện những biện pháp sau:
Trước tiên, để có thể khai thác thông tin văn bản một cách thuận lợi, văn bản, tài liệu của Học viện cần được tổ chức một cách khoa học. Học viện cần tiến hành một số công việc cụ thể sau:
- Bố trí kho lưu trữ tập trung do Phòng Hành chính quản lý để có thể tiến hành các nghiệp vụ lưu trữ cơ bản đối với khối tài liệu lưu trữ của toàn Học viện.
- Thu thập tài liệu từ các khoa phòng vào lưu trữ tập trung của Học viện.
- Lập và khôi phục hồ sơ đối với những tài liệu thu được từ các khoa, phòng chưa được lập hồ sơ và chỉnh sửa những hồ sơ đã lập từ các khoa, phòng của Học viện.
- Tiến hành phân loại, chỉnh lý khoa học đối với toàn bộ tài liệu của Học viện sau khi đã thu thập được từ các khoa, phòng.
- Xây dựng các công cụ tra tìm tài liệu sau khi đã chỉnh lý, sắp xếp khoa học. Các công cụ tra tìm của tài liệu bao gồm: mục lục hồ sơ, bộ thẻ dữ liệu, đặc biệt là xây dựng cơ sở dữ liệu để tra tìm bằng máy tính.
- Trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết trong kho lưu trữ như: giá, tủ, hộp đựng tài liệu.
Thứ hai, xây dựng cơ sở vật chất phục vụ cho công tác khai thác thông tin
- Bố trí phòng đọc tài liệu: phòng đọc tài liệu cần có diện tích phù hợp, trang thiết bị phục vụ độc giả như: bàn, ghế, bộ thẻ, mục lục hồ sơ và máy vi tính để tra tìm tài liệu;
- Bố trí cán bộ có chuyên môn, nghiệp vụ đảm nhận công tác phục vụ độc giả tại phòng đọc và phục vụ cho mượn tài liệu đối với lãnh đạo và nhân viên của Học viện;
- Trang bị các công cụ cần thiết phục vụ việc quản lý độc giả và theo dõi việc phục vụ tài liệu như: sổ ghi chép hoặc phần mềm quản lý độc giả.
Thứ ba, ngoài việc phục vụ độc giả khai thác thông tin văn bản tài liệu tại
phòng đọc hoặc cho độc giả là cán bộ, giảng viên trong cơ quan mượn văn bản, tài liệu, Học viện cần phục vụ việc khai thác thông tin văn bản, tài liệu bằng nhiều hình thức khác nhau như:
- Phục vụ việc khai thác thông tin theo chuyên đề: cán bộ lưu trữ hoặc cán bộ làm công tác phục vụ độc giả cần nghiên cứu, tìm hiểu để tập hợp tài liệu lưu trữ của Học viện theo từng chuyên đề nhất định, phục vụ từng lĩnh vực cụ thể của lãnh đạo và độc giả, có thể là: lĩnh vực quản lý đào tạo; lĩnh vực tuyển sinh; lĩnh vực nghiên cứu theo từng chuyên ngành đào tạo cụ thể của Học viện.
- Phục vụ việc cung cấp thông tin văn bản, tài liệu cho lãnh đạo, cán bộ giảng viên, sinh viên của Học viện qua mạng LAN của Học viện hoặc cho các đối tượng độc giả khác qua mạng internet. Tuy nhiên, trước khi thực hiện được hình thức này, Học viện cần tiến hành công tác xác định giá trị, định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ, tài liệu; xây dựng danh mục tài liệu hạn chế sử dụng để đảm bảo những thông tin bí mật có trong tài liệu của Học viện.
- Nghiên cứu ứng dụng bộ tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000 trong công tác khai thác thông tin trong tài liệu...
Thứ tư, theo xu thế phát triển chung của thế giới, Việt Nam đã và đang gấp
phương pháp khai thác thông tin văn bản theo phương thức truyền thống, Học viện cần có những giải pháp phù hợp với việc sử dụng và quản lý tài liệu điện tử. Cụ thể là, Học viện cần nghiên cứu và đưa ra giải pháp quản lý, tổ chức khoa học và tổ chức khai thác thông tin tài liệu điện tử.
Một vấn đề đặt ra là cần đẩy mạnh công tác tin học hóa trong văn thư và lưu trữ của Học viện, có như vậy hệ thống mạng thông tin nội bộ mới phát huy hết tác dụng, cung cấp được những thông tin văn bản sát thực với công việc của cán bộ, công chức trong Học viện. Chỉ có đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin mới mong rút ngắn tới mức tối đa thời gian tra tìm tài liệu giúp cho tất cả cán bộ, công chức trong Học viện có thể tiếp cận được thông tin tài liệu từ hệ thống máy vi tính của đơn vị, cá nhân mình. Không những thế, việc ứng dụng công nghệ thông tin thông qua chương trình phần mềm quản lý và tra tìm tài liệu còn góp phần thúc đẩy việc sử dụng thông tin từ tài liệu lưu trữ ngay trong quá trình chỉnh lý tài liệu, đặc biệt còn có thể tham gia quá trình chỉnh lý tài liệu. Tin học hóa công tác lưu trữ trong việc xây dựng các công cụ tra cứu thông tin bằng các chương trình phần mềm máy tính là một giải pháp hữu hiệu thay cho những công cụ tra tìm tài liệu truyền thống như mục lục hồ sơ, bộ thẻ chuyên đề, bộ thẻ hệ thống làm mất nhiều thời gian xây dựng và hiệu quả lại không cao. Nhìn chung, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác văn thư, lưu trữ của Học viện là một đòi hỏi cấp thiết, chính đáng của những người làm công tác văn thư, lưu trữ Học viện, nhất là trong điều kiện nhân lực, vật lực cho mảng công tác này còn nhiều hạn chế như hiện nay.
Nhưng thực tế cho thấy, văn thư, lưu trữ Học viện chưa được trang bị phần mềm quản lý văn bản là một thiếu sót rất lớn của các cấp lãnh đạo Học viện. Việc tiếp nhận và quản lý văn bản đi, đến vẫn được áp dụng theo phương pháp ghi chép thủ công truyền thống thông qua hệ thống sổ sách. Công tác lưu trữ Học viện do chưa được coi trọng nên còn rất nhiều vấn đề cần quan tâm và có những giải pháp thích hợp. Chính những điều này đã gây rất nhiều khó khăn trong quá trình tra tìm tài liệu. Bởi lẽ, muốn tra cứu tài liệu chúng ta phải dò tìm trên sổ sách và rồi có tìm
được danh mục tài liệu cần tìm thì cũng phải tốn nhiều thời gian, công sức cho việc "bới tìm" tài liệu và hiệu quả chưa chắc đã được theo ý muốn.