- Vấn đề quản lý văn bản đi và đến ở văn thư của Học viện về cơ bản đã được thực hiện theo quy định chung. Tuy nhiên, nhiều vấn đề chưa được chuẩn hóa như việc thẩm định, kiểm tra thể thức, cách trình bày và thẩm quyền ban hành văn bản. Tình hình đó dẫn tới việc một số văn bản gửi đi không đúng thể thức, trình bày thiếu các thành phần thể thức quy định, có trường hợp văn bản được gửi đi không có ngày tháng, thậm chí không có cả số văn bản hoặc thiếu trích yếu nội dung.
Việc chuyển giao văn bản cũng chưa được quản lý và theo dõi kịp thời, nên dẫn tới tình trạng thất lạc văn bản, hoặc chuyển giao không đúng địa chỉ người nhận; đối với các văn bản gửi đến hầu như không có sự kiểm tra của người phụ trách công tác văn thư nên trong một số trường hợp tiến độ giải quyết văn bản chậm so với thời hạn quy định. Việc quản lý văn bản và hồ sơ công việc vẫn chủ yếu thực hiện thông qua trao đổi thông tin giữa các bộ phận, cán bộ, chuyên viên bằng văn bản giấy chuyển trực tiếp, dẫn đến số văn bản trao đổi bị gián đoạn và không đầy đủ, việc cập nhật các dữ liệu thông tin của cùng một văn bản chuyển qua các bộ phận phải thao tác lại nhiều lần.
Văn bản được chuyển giao, sao chép, nhân bản nhiều lần gây tốn khá nhiều thời gian, giấy mực và công sức. Dữ liệu được lưu giữ và quản lý theo phương pháp thủ công đã dẫn đến việc khai thác sử dụng thông tin, tìm kiếm, sao chép, tổng hợp,
thống kê số liệu rất khó thực hiện. Vì vậy, vai trò công nghệ thông tin chưa phát huy được hiệu quả thiết thực, sự kết nối đường truyền giữa các bộ phận của cơ quan để hỗ trợ cho việc thực hiện chế độ trao đổi thông tin còn rất ít. Việc kiểm soát xử lý văn bản còn bị hạn chế, chưa thực sự quản lý được việc theo dõi tiến độ xử lý công việc và quá trình chu chuyển của văn bản.
- Công tác quản lý văn bản ở các đơn vị khoa, phòng.
Việc quản lý văn bản từ văn thư HVBCTT đến các đơn vị khoa, phòng, vẫn còn biểu hiện lỏng lẻo, luộm thuộm, thiếu tính khoa học. Chẳng hạn, không ít đơn vị không phân loại văn bản, lập sổ theo dõi riêng. Các văn bản, tài liệu có giá trị tra cứu lâu dài và những văn bản, tài liệu giao dịch thông thường đều lập chung vào một quyển sổ theo dõi. Thậm chí có đơn vị lập sổ theo dõi không đều đặn. Tình trạng đó dẫn đến việc tra cứu văn bản, tài liệu rất khó khăn, mất nhiều thì giờ. Theo nguyên tắc, sau khi trình ký ban hành, văn bản được giữ lại 02 bản: 01 bản lưu văn thư cơ quan và 01 bản lưu đơn vị soạn thảo. Song nhiều đơn vị soạn thảo không giữ lại bản lưu. Tình trạng đó thể hiện sự quản lý văn bản của các đơn vị khoa, phòng chưa đi vào nề nếp. Nhiều cán bộ văn thư các đơn vị khoa, phòng quan niệm rằng, khi văn bản đã chuyển đến thủ trưởng đơn vị và cá nhân có liên quan để xử lý, coi như cán bộ văn bản đã hoàn thành nhiệm vụ của mình.
- Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ còn chưa được thực hiện tốt.
Việc xây dựng danh mục hồ sơ và thực hiện chế độ lập hồ sơ hiện hành ở hầu hết các đơn vị khoa, phòng thuộc HVBCTT chưa làm tốt. Nguyên tắc ai theo dõi việc gì phải có trách nhiệm lập hồ sơ công việc đó hầu như ít có tác dụng và không được các cán bộ, công chức thực thi. Chuyên viên, cán bộ chưa có thói quen lập hồ sơ. Chính điều này gây nên nhiều khó khăn cho công tác lưu trữ, vì tài liệu khi chuyển từ văn thư vào lưu trữ còn trong tình trạng lộn xộn, không được sắp xếp một cách khoa học có hệ thống theo sự việc, tài liệu giữ lại không đầy đủ. Tình trạng tài liệu tồn đọng chưa chỉnh lý, phân loại, xác định giá trị tài liệu còn tương đối nhiều. Đặc biệt là việc lập hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ công việc của các chuyên
viên, trong đó có chuyên viên Phòng Đào tạo và các khoa còn rất nhiều hạn chế.
- Công tác thu thập hồ sơ vào lưu trữ ở HVBCTT vẫn chưa được thực hiện theo quy định. Nhiều tài liệu chủ yếu vẫn nằm rải rác ở các đơn vị khoa, phòng thuộc HVBCTT. Công tác thu thập tài liệu của HVBCTT còn mang tính thụ động do việc thu thập tài liệu không được thực hiện theo đúng thời gian quy định, không theo kế hoạch.
