nghiệp vụ (đã được trình bày ở chương 2). Lãnh đạo Học viện cũng như lãnh đạo các khoa, phòng đều quan niệm rằng đây là công việc đơn giản, những người không được đào tạo chuyên môn cũng có thể làm được. Chính vì vậy, tại văn thư HVBCTT và các khoa, phòng mặc dù đều đã bố trí cán bộ đảm nhiệm những công việc này nhưng thời gian qua, công tác này vẫn chưa phát huy được tác dụng. Đồng thời, đây cũng là nguyên nhân cơ bản dẫn đến những hạn chế trong công tác văn thư lưu trữ, công tác khai thác thông tin văn bản, tài liệu phục vụ hoạt động quản lý đào tạo của Học viện.
3.2.2. Học viện chưa có quy chế, quy định về khai thác thông tin văn bản bản
Cho đến nay, hầu như chưa có văn bản pháp luật nào của Nhà nước quy định riêng về vấn đề khai thác và sử dụng thông tin văn bản, mặc dù đây là vấn đề cần thiết của các cơ quan, tổ chức. Đó cũng là thực tế ở HVBCTT. Nguyên nhân cơ bản trên là nguồn gốc phát sinh các nguyên nhân mang tính hệ quả tất yếu tiếp theo. Số lượng các quyết định, quy chế được HVBCTT ban hành không phải ít nhưng trong số đó chủ yếu là văn bản quy định về công tác quản lý đào tạo. Trong khi quá chú trọng đến việc nghiên cứu chương trình, kế hoạch giảng dạy, học tập thì HVBCTT hầu như không nhận thức được rằng công tác khai thác thông tin văn bản cũng có ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả hoạt động của cơ quan. Vì thiếu hoặc không có những quy chế, quy định rõ ràng nên công tác khai thác thông tin văn bản ở HVBCTT không mang tính bắt buộc. Việc tổ chức tốt hay không tốt công tác này không gắn với trách nhiệm hay quyền lợi của cán bộ nên cũng không tạo được sự quan tâm của cán bộ. Hơn nữa, do không có những quy chế, quy định và văn bản
hướng dẫn nên việc khai thác thông tin văn bản chủ yếu được thực hiện bằng hiểu biết và kinh nghiệm cá nhân của các cán bộ. Cũng chính vì không có quy chế nên không có căn cứ để tiến hành kiểm tra công tác này có được thực hiện hay không? Việc tìm thấy văn bản hay không tìm thấy văn bản không được xem là tiêu chí để khiển trách hay kỷ luật cán bộ. Cho nên tình trạng yếu kém trong công tác này được xem là hiện tượng bình thường.