nguyên nhân gây ra. Dưới đây, chúng tôi chỉ tập trung phân tích một số nguyên nhân chính để có thể hiểu được cội nguồn sâu xa của vấn đề. Bởi vấn đề có được giải quyết đến cùng hay không thì việc tìm hiểu nguyên nhân là rất quan trọng, từ đó có thể đưa ra các giải pháp phù hợp nhằm giải quyết các vấn đề được đặt ra trong thời gian tới.
Chúng ta đều hiểu rằng, để giải quyết một vấn đề được tốt, trước tiên cần nhận thức đúng đắn về vấn đề đó từ mọi góc độ, khía cạnh. Nếu không có nhận thức hoặc nhận thức không đúng thì vấn đề sẽ không được giải quyết hoặc nếu có thì kết quả không được tốt, đôi khi còn gây ra hậu quả. Công tác tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản cũng không nằm ngoài qui luật đó và chịu ảnh hưởng mạnh mẽ từ nhận thức của lãnh đạo HVBCTT, và lãnh đạo cán bộ chuyên môn các đơn vị thuộc HVBCTT.
3.2.1. Nhận thức của lãnh đạo và cán bộ quản lý các đơn vị trực thuộc HVBCTT HVBCTT
Có thể nhận định rằng lãnh đạo HVBCTT và lãnh đạo của các đơn vị trực thuộc HVBCTT chưa có nhận thức đúng mức về vai trò, vị trí và tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ nói chung, công tác tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản phục vụ hoạt động quản lý đào tạo nói riêng. Bên cạnh những bề bộn lo toan cho sự tồn tại và phát triển của cơ quan trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, công tác quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản đối với một số lãnh đạo cơ quan chỉ được coi là việc thứ yếu. Trong thực tế, lãnh đạo Học viện có thể quyết định bỏ ra một khoảng kinh phí lớn để mua một thông tin từ các nguồn khác nhau nhưng không thể nhận thức được rằng, đôi khi
chính thông tin đang cần lại ở bên cạnh mình, thuộc quyền quản lý của mình và chỉ cần một vài động tác là có thể khai thác được. Những thông tin đó được được phản ánh trong các văn bản và hiện đang được bảo quản tại bộ phận văn thư, lưu trữ của HVBCTT và các đơn vị. Nói như thế không có nghĩa là chỉ cần thông tin từ văn bản là có đủ cơ sở để ra quyết định. Nhưng cùng với những thông tin từ các nguồn khác, thông tin văn bản được xem là nguồn thông tin có độ tin cậy, chính xác cao, giúp lãnh đạo cơ quan có những quyết định đúng đắn, kịp thời, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan nói chung và hiệu quả của hoạt động quản lý đào tạo nói riêng.
Quan niệm thông tin văn bản đơn giản chỉ là những thông tin đã hết giá trị sử dụng hoặc là "vật thừa" hầu như đang phổ biến trong suy nghĩ của nhiều cán bộ của HVBCTT, đặc biệt là đối với những đơn vị khoa, phòng có phòng làm việc chật hẹp. Không ai có thể khẳng định được rằng trong thời gian qua không có đơn vị nào đã tiêu hủy một phần thông tin văn bản (tài liệu lưu trữ) của mình để giải phóng nơi làm việc. Hơn ai hết, những người hàng ngày tiếp xúc và làm việc trực tiếp với văn bản như lãnh đạo HVBCTT và các lãnh đạo các đơn vị phải hiểu được một trong những chức năng cơ bản của văn bản là phản ánh đầy đủ, trung thực hoạt động của cơ quan. Mọi hoạt động quản lý của cơ quan đều được thể hiện qua hệ thống văn bản sản sinh trong quá trình hoạt động đó. Ví dụ, khi thấy một nội qui, qui chế quản lý đào tạo không còn phù hợp cần bổ sung, sửa đổi hoặc thay thế bằng một quy chế khác thì việc đầu tiên là phải tìm hiểu điều nào, khoản nào trong qui chế trước không phù hợp nữa để tránh lặp lại. Muốn tra tìm những điều, khoản mục trong qui chế cũ không thể không tra tìm lại văn bản đã ban hành từ trước. Thế nhưng lãnh đạo HVBCTT và nhiều lãnh đạo các đơn vị trực thuộc đến nay vẫn chưa nhận thức được điều này. Rất tiếc là cho đến nay, tác phong sử dụng thông tin chứa đựng trong văn bản như là nguồn lực quan trọng vẫn chưa hình thành trong nhận thức của đội ngũ lãnh đạo HVBCTT và lãnh đạo quản lý các đơn vị.
Do nhận thức như vậy, nên lãnh đạo HVBCTT và lãnh đạo các đơn vị chưa quan tâm ban hành những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác này. Cho đến
nay, HVBCTT chưa xây dựng qui chế, qui định về công tác văn thư lưu trữ. Vì vậy, cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ tại HVBCTT và các khoa phòng chưa có căn cứ để thực hiện công tác văn thư lưu trữ một cách thống nhất trong toàn HVBCTT.
Hầu hết, cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ và phục vụ nhu cầu khai thác