thác thông tin văn bản
Căn cứ vào kết quả khảo sát cho thấy đối tượng khai thác là các thủ trưởng các đơn vị và cán bộ, chuyên viên là đối tượng thường xuyên đến khai thác thông tin văn bản, rất ít đối tượng là lãnh đạo HVBCTT. Điều này có nhiều nguyên nhân nhưng nguyên nhân quan trọng nhất là do đặc thù công việc của đối tượng này, nên công việc cụ thể đều do các chuyên viên cấp dưới theo dõi và tham mưu. Vì vậy, họ thường ít quan tâm đến việc sử dụng thông tin văn bản.
Về hình thức tổ chức sử dụng, hình thức phổ biến nhất ở HVBCTT hiện nay là phòng đọc, sao chụp tài liệu và cho mượn tài liệu. Đối với đối tượng sử dụng là các cán bộ, hình thức chủ yếu là cho mượn tài liệu và sao chụp tài liệu. Các chuyên viên sử dụng mục lục hồ sơ tra cứu tài liệu cần nghiên cứu. Sau đó, chuyển yêu cầu cho lưu trữ viên, lưu trữ viên có trách nhiệm tìm kiếm và cung cấp các tài liệu cần thiết cho các chuyên viên. Đây là một hình thức sử dụng rất thủ công, mất nhiều thời gian và mang tính thụ động. Điều đặc biệt là lưu trữ HVBCTT chưa xây dựng được quy chế sử dụng tài liệu đối với các đối tượng sử dụng trong cơ quan. Vì vậy, rất rễ xảy ra tình trạng thất lạc tài liệu khi cho mượn. Mặt khác, đây là hình thức phục vụ khai thác rất bị động đối với lưu trữ. Chỉ khi có yêu cầu cung cấp tài liệu, cán bộ lưu trữ mới đáp ứng. Vì vậy, nên có tình trạng nhiều nhu cầu sử dụng không
được đáp ứng do trong phòng lưu trữ không có tài liệu đó hoặc không tìm thấy. Tình trạng này xuất phát từ hai phía, phía các chuyên viên, họ không tìm hiểu các thông tin cụ thể về thành phần, nội dung tài liệu được bảo quản trong phòng lưu trữ trước khi đưa yêu cầu. Về phía cán bộ lưu trữ, họ không cung cấp những thông tin cần thiết về tài liệu lưu trữ bảo quản trong kho cho các đối tượng sử dụng được biết. Vì thế, chuyên viên thì không biết trong phòng lưu trữ có tài liệu mà mình cần không, ngược lại cán bộ lưu trữ không có ý thức giới thiệu về các tài liệu trong kho. Đó là, khoảng cách giữa nhu cầu sử dụng và khả năng cung cấp tài liệu của HVBCTT.
Nếu xem xét hiệu quả của công tác tổ chức khai thác thông tin văn bản thông qua số lượng chuyên viên đến khai thác tại lưu trữ HVBCTT thì kết quả đem lại không khả quan. Nó chưa thực sự tương xứng với tiềm năng của khối tài liệu lưu trữ tại HVBCTT. Tình hình trên do nhiều nguyên nhân gây ra: có thể do các đơn vị đã giữ lại tài liệu ở bộ phận của mình (tài liệu không được nộp lưu đúng quy định) nên không cần đến lưu trữ vẫn tìm được tài liệu mà mình cần; hoặc cũng có thể do họ không biết rằng liệu trong phòng lưu trữ có tài liệu mà mình cần hay không? Nhìn chung tổ chức phục vụ khai thác sử dụng thông tin văn bản chưa thực sự trở thành một mục tiêu và nhiệm vụ của bộ phận văn thư, lưu trữ.