HVBCTT là một cơ quan đào tạo trực thuộc HVCTQGHCM, có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được quy định tại Nghị quyết số 52 ngày 30-7-2005 và Quyết định số 149 ngày 2-8-2005 của Bộ Chính trị. HVBCTT có đầy đủ yếu tố để thành lập một Phông Lưu trữ độc lập (có cơ cấu tổ chức bộ máy riêng, có văn thư, có con dấu riêng, có tài khoản riêng).
Hiện nay, Phông Lưu trữ HVBCTT có khối lượng tài liệu tương đối lớn. Khối lượng tài liệu này được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau: Từ văn thư cơ quan; từ các phòng, ban chức năng; từ các khoa và các trung tâm…
Hiện nay, tài liệu được bảo quản trong Lưu trữ HVBCTT có thời gian sớm nhất là năm 1962 tức là từ khi thành lập HVBCTT cho tới nay. Tài liệu lưu trữ của HVBCTT được phân thành hai khối cơ bản sau:
- Khối tài liệu hành chính.
- Khối tài liệu nghiên cứu khoa học.
Tài liệu hành chính hiện có 7.890 hồ sơ, trong đó:
- 979 hồ sơ về tổ chức cán bộ.
- 3.170 hồ sơ về công tác đào tạo.
- 1.158 hồ sơ về công tác kế toán tài chính.
- 520 hồ sơ về công tác hành chính, quản trị.
- 348 hồ sơ về vấn đề nhà ở.
- 442 hồ sơ về xây dựng cơ bản.
- 97 hồ sơ về quan hệ hợp tác quốc tế.
- 35 hồ sơ về công tác quân sự.
Tài liệu nghiên cứu khoa học gồm: 315 bộ tài liệu. Ngoài ra, còn có khoảng 20 m giá tài liệu tồn đọng chưa được lập hồ sơ.
Để thu thập tài liệu vào kho lưu trữ, trong những năm qua, cán bộ lưu trữ kết hợp với Phòng Hành chính HVBCTT đã tổ chức hướng dẫn các đơn vị tiến hành lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu theo quy định. Tuy nhiên, thực tế cho thấy ở HVBCTT các đơn vị khoa, phòng thường không nộp đủ tài liệu vào lưu trữ cho nên các hồ sơ không hoàn chỉnh, tài liệu thất lạc rất nhiều, ảnh hưởng đến việc tổ chức khoa học tài liệu và phục vụ các nhu cầu khai thác. Hiện nay, trên cơ sở số lượng tài liệu đã thu thập được, cán bộ lưu trữ đã và đang tiến hành phân loại các hồ sơ theo phương án thời gian - cơ cấu tổ chức.
Ví dụ: Các hồ sơ, tài liệu năm 2000 của Phòng Đào tạo được phân thành các nhóm sau:
a) Những vấn đề chung:
- Những văn bản của Bộ GD-ĐT, HVCTQGHCM chỉ đạo, hướng dẫn về công tác đào tạo.
- Kế hoạch đào tạo.
- Báo cáo tổng kết công tác đào tạo.
b) Quản lý đào tạo:
- Tài liệu về chương trình đào tạo, bồi dưỡng đối với các loại hình đào tạo.
- Tài liệu về đánh giá chất lượng chuyên môn và công tác giảng dạy.
- Tài liệu xác nhận dạy vượt giờ của giảng viên.
c) Quản lý học viên, sinh viên:
- Tài liệu về tổ chức thi tuyển sinh (hệ chính quy, tại chức, ngắn hạn).
- tài liệu về hồ sơ lý lịch, danh sách sinh viên.
- Tài liệu về thi cử của sinh viên (thi học phần, thi tốt nghiệp).
- Tài liệu về khen thưởng kỷ luật sinh viên.
- Tài liệu về chế độ chính sách đối với sinh viên, học viên (cấp học bổng, thu học phí, trợ cấp xã hội, trợ cấp ưu đãi). (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Tài liệu về cấp giấy chứng nhận học lực, cấp bằng tốt nghiệp và các giấy tờ có liên quan.
- Tài liệu về tổ chức khai giảng, bế giảng, sơ kết học kỳ, tổng kết năm học.
Việc tiến hành ghi bìa hồ sơ lưu trữ được thực hiện theo đúng chỉ dẫn về nghiệp vụ của Cục lưu trữ Trung ương Đảng. Hiện nay, các bìa hồ sơ lưu trữ của HVBCTT không có phần ghi chứng từ kết thúc và mục lục bên ngoài hồ sơ, do các
hồ sơ hầu hết chưa thu thập đủ tài liệu, cần được bổ sung. Đó là một thiếu sót lớn, cán bộ lưu trữ cần phải khắc phục ngay.
Song mỗi một hồ sơ thì được hệ thống hóa bằng các tấm thẻ (trên tấm thẻ ghi đầy đủ các thông tin cần thiết) và sau đó phân nhóm các tấm thẻ theo phương án đã phân loại: Các hồ sơ được lập có liên quan với nhau về cơ cấu tổ chức thì cho vào một hộp số. Mỗi hộp số đều có dán tem, có những thông tin sau:
HVBCTT
Tài liệu:
Hộp số:
Đơn vị bảo quản:
Nói chung, công tác lập hồ sơ lưu trữ ở đây còn gặp nhiều khó khăn do thiếu cán bộ, tài liệu thu thập bị hư hỏng, mất mát, không đủ thông tin cho việc lập từng hồ sơ hoàn chỉnh.
Theo quy định hiện hành, tài liệu lưu trữ của HVBCTT đến định kỳ phải được lựa chọn và nộp lên Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng. Tuy nhiên, cho đến nay mặc dù trong kho lưu trữ HVBCTT vẫn đang bảo quản những tài liệu có từ năm 1962 (nghĩa là từ khi thành lập HVBCTT), nhưng vẫn chưa nộp lưu lên Cục Lưu trữ Văn phòng trung ương đảng.
* bảo quản tài liệu lưu trữ:
Bảo quản tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ trọng yếu của công tác lưu trữ. Đó là công tác tổ chức và thực hiện các biện pháp, chủ yếu là biện pháp khoa học kỹ thuật để đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu... nhằm phục vụ tốt cho việc khai thác, sử dụng chúng trong hiện tại và tương lai. Để hạn chế đến mức thấp nhất hay loại trừ được các nguyên nhân làm hư hỏng tài liệu, kho lưu trữ của HVBCTT được trang bị nhiều trang thiết bị hiện đại như: Máy hút bụi, máy hút ẩm, điều hòa nhiệt độ, hệ thống đèn chiếu sáng, dụng cụ chữa cháy... Tuy nhiên, cho đến nay, HVBCTT vẫn chưa có kho theo tiêu chuẩn để bảo quản tài liệu. Tài liệu hình thành trong quá trình
hoạt động của Học viện hiện vẫn còn một số nằm rải rác ở các phòng, khoa trong tình trạng bó gói. Tại các phòng, khoa này tình trạng tài liệu bị hư hỏng, thất lạc là không thể tránh khỏi.
Qua đây cho thấy HVBCTT chưa thực sự quan tâm trong việc bố trí kho để đảm bảo điều kiện đầu tiên cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ. Do diện tích kho quá nhỏ nên tài liệu không được sắp xếp theo yêu cầu, tài liệu tích đống từ nhiều năm không những bị hư hỏng mà còn gây khó khăn cho việc tìm kiếm phục vụ khai thác sử dụng. Nhiều đơn vị phòng, khoa bố trí để tài liệu chỉ với dụng ý "cất" tài liệu để có đủ diện tích phục vụ cho hoạt động nghiên cứu, đào tạo.
Nhìn chung, Lưu trữ HVBCTT đã trang bị được hệ thống giá để sắp xếp tài liệu. Do diện tích kho có hạn, khối lượng tài liệu nhiều hiện đang trong tình trạng quá tải. Cũng do diện tích kho chật hẹp nên mặc dù được trang bị hệ thống giá đầy đủ, theo tiêu chuẩn nhưng tài liệu không được sắp xếp khoa học, khoảng cách giữa các giá không đủ cho lối đi lại phục vụ cho công tác vệ sinh, tra tìm tài liệu. Mật độ tài liệu lớn cũng là điều kiện không tốt cho việc bảo quản tài liệu được an toàn.
Để phục vụ tốt công tác tra cứu tài liệu, Bộ phận Lưu trữ Học viện đã xây dựng hệ thống công cụ tra tìm tài liệu. Đối tượng tra tìm của các công cụ này là hồ sơ lưu trữ. Thông qua hệ thống công cụ này, người sử dụng tài liệu lưu trữ có thể nhận được các thông tin cần thiết về các hồ sơ cần nghiên cứu, đồng thời có thể tra tìm được các hồ sơ đó. Tại lưu trữ HVBCTT hiện nay, công cụ tra tìm tài liệu thông dụng nhất là Mục lục hồ sơ, đây là công cụ tra tìm tài liệu dễ xây dựng và dễ sử dụng. Nó không chỉ giúp các cán bộ lưu trữ trong HVBCTT trong việc tra tìm tài liệu mà còn có thể thống kê được tương đối đầy đủ toàn bộ thành phần, nội dung, khối lượng tài liệu được bảo quản trong kho lưu trữ. Công cụ truyền thống này đã phát huy được tác dụng rất lớn trong việc thông tin tài liệu lưu trữ đến các đối tượng sử dụng. Sau mỗi đợt chỉnh lý tài liệu của các đơn vị khoa, phòng, cán bộ lưu trữ HVBCTT thường lập thành 2 bản Mục lục hồ sơ, một bản lưu tại phòng lưu trữ, một bản lưu tại đơn vị có tài liệu chỉnh lý. Cách làm này của HVBCTT bước đầu đã phát
huy được hiệu quả. Có thể nói, việc sử dụng Mục lục hồ sơ trong tra tìm tài liệu đã và đang trở thành thói quen đối với các cán bộ lưu trữ, các chuyên viên tại các đơn vị thuộc HVBCTT.
Trong những năm gần đây, các cơ quan đã từng bước ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác tra tìm tài liệu. Công nghệ thông tin với sức mạnh to lớn của mình đã góp phần rút ngắn tối đa thời gian tra tìm một tài liệu. Tuy nhiên, đến nay, HVBCTT vẫn chưa áp dụng công nghệ thông tin vào công tác tra tìm tài liệu và chưa xây dựng được phần mềm riêng để quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ.