Trong thời đại tin học hóa việc ứng dụng công nghệ tin học trong công tác quản lý văn bản đã trở thành một nhu cầu cấp bách và phổ biến. Trong công cuộc cải cách hành chính nhà nước, công tác văn thư lưu trữ với vai trò đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của Học viện, cần phải được đổi mới. Hiện nay, một số lượng lớn các văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của HVBCTT chưa được tổ chức chỉnh lý, sắp xếp một cách khoa học nên chưa phát huy hết tác dụng. Vì vậy, cần đổi mới nhận thức của lãnh đạo và cán bộ, công chức Học viện về vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ bằng cách tuyên truyền, giáo dục nâng cao ý thức, trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ nói chung và công tác quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản nói riêng.
Hiện nay, việc quản lý văn bản đi và đến của HVBCTT được thực hiện dưới hình thức sử dụng sổ đăng ký công văn đi và sổ đăng ký công văn đến. Đây là hình thức quản lý văn bản theo phương pháp truyền thống. Theo chúng tôi, để hoàn thiện công tác quản lý văn bản, HVBCTT cần thực hiện một số biện pháp sau:
- Một là, để hòa nhập với xu hướng hiện đại, Học viện cần ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ trong đó có khâu quản lý văn bản đi, đến. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực này sẽ giúp cán bộ văn thư đăng ký và theo dõi việc giải quyết văn bản đi, văn bản đến bằng máy vi tính và có sự trợ giúp bằng phần mềm ứng dụng đối với công tác văn thư.
Chương trình ứng dụng công nghệ thông tin cần cải thiện thêm một bước nữa chứ không đơn thuần sử dụng để soạn thảo và quản lý văn bản như hiện nay. Chúng tôi thiết nghĩ, tin học cần phải được ứng dụng trong các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư và trong hoạt động của cơ quan. Việc hòa mạng nội bộ phải được thực hiện đồng bộ với tất cả các đơn vị trong toàn hệ thống HVBCTT. Vì hòa mạng sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian trong quá trình xử lý công việc, ví dụ như trong soạn thảo văn bản, khi các đơn vị chức năng soạn thảo văn bản xong sẽ chuyển cho lãnh đạo đơn vị theo hệ thống mạng. Sau đó văn bản sẽ chuyển đến bộ phận hành chính để kiểm tra về thể thức văn bản. Nếu văn bản đảm bảo yêu cầu sẽ trình lãnh
đạo Học viện xem xét ký duyệt, khâu này cũng thực hiện qua hệ thống nối mạng. Khi văn bản đã được ký duyệt sẽ được chuyển xuống cho văn thư để đóng dấu ban hành, ngược lại nếu văn bản không được ký duyệt sẽ trả lại đơn vị soạn thảo để sửa chữa. Như vậy, nếu được nối mạng hoàn toàn thì lãnh đạo không phải trực tiếp trao đổi với cán bộ mà vẫn quản lý và chỉ đạo được công việc một cách sát sao, tiết kiệm được thời gian cho nhà quản lý. Việc trao đổi trực tiếp chỉ áp dụng khi thật cần thiết.
Hiện nay, phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc đã được nhiều cơ quan triển khai sử dụng tại bộ phận văn thư để cập nhật các thông tin về văn bản đến, văn bản đi. Sau khi cập nhật văn bản đến vào mạng, lãnh đạo Học viện cho ý kiến chuyển giao văn bản đến trực tiếp trên mạng để văn thư dựa vào đó chuyển văn bản theo địa chỉ cần thiết.
Việc ứng dụng phần mềm quản lý văn bản như vậy sẽ mang lại nhiều lợi ích như:
- Đối với việc quản lý văn bản đi; ngoài việc nhập toàn bộ các thông tin có trong sổ đăng ký văn bản đi theo phương pháp truyền thống, chúng ta có thể đưa toàn văn của văn bản đính kèm phần "tên loại và trích yếu nội dung" để khi cần chúng ta có thể nhanh chóng tìm ra toàn văn của văn bản.
- Đối với việc quản lý văn bản đến: ngoài việc nhập toàn bộ các thông tin có trong sổ đăng ký công văn đi theo phương pháp truyền thống, chúng ta có thể quét toàn văn của văn bản đính kèm phần "tên loại và trích yếu nội dung" để khi cần chúng ta cũng có thể nhanh chóng tìm ra toàn văn của văn bản. Thực tế cho thấy, việc áp dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc trong một số cơ quan đã mang lại những hiệu quả thiết thực, giúp quy trình tiếp nhận, chuyển giao văn bản đến được nhanh hơn, hiệu quả hơn và chính xác hơn, trợ giúp hiệu quả cho việc tổng hợp, tra cứu và thống kê văn bản.
Tuy nhiên, ở HVBCTT, phương thức điều hành còn nhiều bất cập do quy chế công việc chưa được chuẩn hóa và công khai, việc quản lý văn bản và hồ sơ
công việc vẫn chủ yếu thực hiện thông qua trao đổi thông tin giữa các bộ phận, cán bộ, chuyên viên bằng văn bản giấy chuyển trực tiếp. Văn bản được chuyển giao, sao chép, nhân bản nhiều lần gây tốn khá nhiều thời gian, giấy mực và công sức. Dữ liệu được lưu giữ và quản lý theo phương pháp thủ công đã dẫn đến việc khai thác sử dụng thông tin, tìm kiếm, sao chép, tổng hợp thống kê số liệu rất khó thực hiện. Vì vậy, vai trò công nghệ thông tin chưa phát huy được hiệu quả thiết thực, sự kết nối đường truyền giữa các bộ phận của cơ quan nhằm hỗ trợ cho việc thực hiện chế độ trao đổi thông tin còn rất ít. Việc kiểm soát xử lý những văn bản trùng lắp còn bị hạn chế, chưa thực sự quản lý được việc theo dõi tiến độ xử lý công việc và quá trình chu chuyển của văn bản.
Mặt khác, công tác quản lý hồ sơ lưu trữ hiện hành ở HVBCTT hiện nay vẫn được thực hiện bằng phương pháp thủ công, chưa tận dụng được các thông tin, dữ liệu về văn bản đến, văn bản đi, được cập nhật từ bộ phận văn thư. Do vậy, quá trình thu thập hồ sơ, tài liệu, khai thác thông tin văn bản tài liệu lưu trữ còn nhiều khó khăn, chất lượng công việc chưa cao.
- Hai là, song song với việc mua hoặc xây dựng phần mềm quản lý văn bản,
HVBCTT cần trang bị đầy đủ hệ thống máy tính để đảm bảo cho việc thực hiện quản lý văn bản bằng máy tính được thực hiện đồng bộ và khoa học. Trong mấy năm gần đây, HVBCTT đã được trang bị một hệ thống máy tính hiện đại, sử dụng vào công tác văn phòng. Hiện nay cần phải đẩy nhanh việc ứng dụng công nghệ tin học vào công tác văn phòng của hệ thống Học viện. Muốn vậy trước hết phải xem xét lại trang thiết bị, đảm bảo tính đồng bộ của hệ thống máy tính và các máy móc đi kèm. Phải có cơ chế cụ thể về ứng dụng công nghệ tin học hiện đại trong công tác quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản của hệ thống HVBCTT.
- Ba là, HVBCTT cần quan tâm và đưa ra những biện pháp tổ chức bộ phận
văn thư các đơn vị khoa, phòng. Có như vậy, công tác văn thư nói chung và công tác quản lý văn bản nói riêng của HVBCTT mới đi đến thống nhất về nghiệp vụ, phát huy được vai trò đảm bảo thông tin trong hoạt động quản lý của toàn
HVBCTT. Song đây là biện pháp tương đối phức tạp và cần đầu tư nhiều thời gian, công sức và cần có sự hợp tác phối hợp thực hiện của Phòng Hành chính cùng với các khoa, phòng trong toàn HVBCTT.
- Bốn là, HVBCTT cần bố trí cán bộ có nghiệp vụ chuyên môn phụ trách
công tác văn thư lưu trữ nói chung và công tác quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản nói riêng của toàn HVBCTT.
Việc bố trí sử dụng cán bộ công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại HVBCTT phải xuất phát từ yêu cầu thực tế của công việc; bố trí, sử dụng phải theo đúng chức danh, tiêu chuẩn cán bộ, công chức văn thư, lưu trữ. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ gồm những cán bộ như thế nào, số lượng là bao nhiêu, trình độ chuyên môn nghiệp vụ ra sao mà đặt ra các chỉ tiêu cụ thể với mỗi loại cán bộ, công chức văn thư cũng như lưu trữ, từ đó mới lựa chọn được đúng người và đặt đúng vị trí. Thực tế cho thấy đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ của HVBCTT như hiện nay không thể đáp ứng với yêu cầu công việc cả về số lượng lẫn trình độ chuyên môn.
Hiện nay, cán bộ văn thư, lưu trữ ở Phòng Hành chính của HVBCTT có hai người. Một người có trình độ chuyên môn về Lưu trữ học phụ trách công tác lưu trữ kiêm công tác văn thư và một số công tác khác như: đăng ký hộ khẩu cho sinh viên, phụ trách toàn bộ hệ thống các máy điện thoại của toàn Học viện... Người còn lại chưa có trình độ chuyên môn về công tác văn thư. Để nâng cao trình độ chuyên môn của các cán bộ văn thư, lưu trữ, HVBCTT cần:
- Tổ chức sắp xếp cho cán bộ chưa có chuyên môn tham gia các khóa đào tạo chuyên môn về văn thư lưu trữ.
- Bố trí cán bộ được đào tạo chuyên môn về văn thư, lưu trữ hoặc nghiệp vụ văn phòng để phụ trách công tác văn thư chuyên trách của HVBCTT.
- Tuyển dụng cán bộ có chuyên môn để thay thế cán bộ văn thư các khoa, nếu không phải cử đi học các lớp nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ ngắn hạn hoặc tại chức.