động quản lý đào tạo
Thông tin văn bản ở HVBCTT là nguồn thông tin quan trọng, thể hiện sinh động những sự kiện diễn ra trong quá khứ, những kinh nghiệm quý giá về hoạt động quản lý và đào tạo của các thế hệ lãnh đạo tiền nhiệm, giúp cho lãnh đạo Học viện, các khoa phòng có được những thông tin hữu ích cho việc đề ra những chủ trương, chính sách, quyết định quản lý và đào tạo mang tính chiến lược, có chất lượng, sát thực tế hơn.
Chính vì vậy, trong quá trình hoạt động của mình, các cán bộ, công chức ở Học viện dù giữ cương vị công tác gì đều đã từng ít nhất một lần tra cứu tài liệu để tìm kiếm thông tin phục vụ cho yêu cầu giải quyết công việc. Để tìm hiểu tình hình khai thác thông tin văn bản ở Học viện, năm 2005 chúng tôi đã tiến hành điều tra, khảo sát đối với cán bộ, công chức đang công tác tại Học viện. Do những điều kiện và nguyên nhân khách quan nên chúng tôi không thể khảo cứu tới toàn thể cán bộ, công chức trong cơ quan Học viện mà chỉ tiến hành thu thập số liệu khảo sát của 97 cán bộ, công chức đại diện cho các nhóm ngành, lứa tuổi, chức danh, chức vụ công tác khác nhau.
Các câu hỏi chúng tôi nêu ra trong phiếu điều tra bao gồm các vấn đề như: Trong quá trình giải quyết công việc anh (chị) có tìm kiếm thông tin văn bản không?
Nếu có thì thường tra cứu những văn bản về vấn đề gì?
Các văn bản thường tra cứu được lưu giữ, bảo quản ở đâu? Mục đích tra cứu và tác dụng của thông tin văn bản…
Số liệu khảo sát từ thực tế cho kết quả như sau:
* Về nhu cầu và mục đích khai thác thông tin văn bản:
Có thể nói, nhu cầu sử dụng thông tin văn bản của cán bộ quản lý ở Học viện là rất lớn. Có tới 98% số cán bộ được hỏi cho biết đã từng tìm kiếm thông tin văn bản để phục vụ cho quá trình giải quyết công việc của mình. Đối tượng sử dụng là các đồng chí lãnh đạo Học viện, lãnh đạo các khoa, phòng thuộc Học viện. Thông tin văn bản giúp họ rất đắc lực trong việc đề ra những chủ trương, đường lối, quyết sách quan trọng về quản lý nói chung và quản lý đào tạo nói riêng; đối tượng là các giảng viên thì sử dụng thông tin văn bản vào mục đích thảm khảo để xây dựng giáo trình, giúp cho việc giảng dạy thêm sinh động và gắn với thực tế hơn; các cán bộ, nhân viên khai thác thông tin văn bản phục vụ cho việc soạn thảo văn bản, giải quyết các chế độ, chính sách cho cán bộ, sinh viên trong Học viện… Tuy mỗi đối tượng có những mục đích sử dụng thông tin văn bản khác nhau, nhưng nhìn chung thông tin văn bản đều có tác dụng ít nhiều đến quá trình giải quyết công việc của họ.
Sau đây là kết quả khảo sát về tác dụng của việc khai thác thông tin văn bản đối với hoạt động quản lý nói chung, trong đó có hoạt động quản lý đào tạo:
- Có 54% ý kiến được hỏi cho rằng thông tin văn bản giúp họ rất nhiều trong việc tra cứu các quy định của pháp luật để có căn cứ giải quyết công việc hàng ngày;
- 49% ý kiến được hỏi cho rằng thông tin văn bản giúp họ so sánh đối chiếu số liệu;
- 63% ý kiến được hỏi cho rằng thông tin văn bản giúp họ rất nhiều trong việc tổng hợp, tổng kết tình hình hoạt động;
- 64% ý kiến được hỏi cho rằng thông tin văn bản giúp họ rất nhiều trong việc hướng dẫn, giải đáp cho các đơn vị, cơ sở, cán bộ giảng viên;
- 66% ý kiến được hỏi cho rằng thông tin văn bản giúp họ cho việc đề xuất ý kiến, tham mưu cho lãnh đạo;
- 64% ý kiến được hỏi cho rằng thông tin văn bản giúp họ tham khảo các biện pháp để triển khai nhiệm vụ.
Biểu đồ 2.3: Mục đích khai thác thông tin văn bản phục vụ hoạt động quản lý đào tạo
64 66 64 49 63 54 0 10 20 30 40 50 60 70 1 2 3 4 5 6
1. Giúp tra cứu các quy định của pháp luật để có căn cứ giải quyết công việc. 2. Giúp so sánh đối chiếu số liệu.
3. Giúp cho việc tổng hợp, tổng kết tình hình hoạt động.
4. Giúp cho việc hướng dẫn, giải đáp cho các đơn vị, cơ sở, cán bộ, giảng viên. 5. Giúp cho việc đề xuất ý kiến, tham mưu cho lãnh đạo.
6. Tham khảo các biện pháp để triển khai nhiệm vụ.
* Những nội dung thông tin văn bản thường xuyên được khai thác, sử dụng:
Những thông tin văn bản được lãnh đạo HVBCTT, lãnh đạo các khoa phòng, cán bộ, công chức khai thác nhiều nhất phải kể đến là các quy định, quy chế của Học viện, tiếp đến là các văn bản của Đảng và Nhà nước, của Bộ GD-ĐT, HVCTQGHCM. Đó là những văn bản mang tính chất pháp lý phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý, giúp hoạt động của Học viện thực hiện theo đúng khuôn khổ của luật pháp và chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước. Bên cạnh đó, các văn bản như kế hoạch, báo cáo công tác hàng năm cũng được các cán bộ lãnh đạo quan tâm, vì những văn bản này chứa đựng những thông tin quan trọng giúp cho việc tham khảo để xây dựng kế hoạch công tác cho những năm tiếp theo.
Kết quả khảo sát cho thấy:
- Có 75% ý kiến cho biết họ thường khai thác thông tin từ những văn bản của Đảng và Nhà nước, của Bộ GD-ĐT, của HVCTQGHCM… về công tác đào tạo, chế độ, chính sách… để phục vụ cho công tác quản lý, giảng dạy và công việc chuyên môn của mình;
- Có tới 83% ý kiến cho biết họ khai thác thông tin từ những văn bản là các quy chế, quy định của Học viện. Điều này cũng dễ hiểu vì đây là những văn bản sát thực với nhiệm vụ công tác của các cán bộ, công chức trong Học viện, bất cứ một cán bộ nào đều phải tuân thủ theo nội quy, quy chế, quy định do Học viện đề ra, cho nên việc nắm bắt thông tin từ những loại hình văn bản này cốt để phục vụ cho công việc của mỗi công chức được thông suốt và đúng hướng;
- Có 55% ý kiến cho biết thông tin văn bản họ khai thác là các kế hoạch và báo cáo tình hình hoạt động của các năm trước;
- Có 30% là thông tin, số liệu về cán bộ, tài chính;
- Có 57% là thông tin về danh sách và kết quả học tập của học viên, sinh viên;
- Có 38% ý kiến khai thác thông tin từ những công văn, tài liệu có nội dung thông báo, trao đổi công việc …
Biểu đồ 2.4: Nội dung thông tin văn bản được khai thác
thường xuyên
1. Các văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước, Bộ GD-ĐT, HVCTQGHCM. 2. Các quy định, quy chế và văn bản chỉ đạo hướng dẫn của HVBCTT.
3. Các kế hoạch, báo cáo về tình hình hoạt động của những năm trước. 4. Các thông tin, số liệu thống kê về cán bộ, tài chính.
5. Danh sách và kết quả học tập của học viên, sinh viên.
6. Các công văn, tài liệu trao đổi, giao dịch của những năm trước.
* Về địa chỉ tra tìm và khai thác thông tin văn bản:
30 57 57 38 83 55 75 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 1 2 3 4 5 6
Kết quả khảo sát cho thấy có 58% các văn bản thường tra cứu được lưu giữ ở tủ tài liệu cá nhân, 67% tại các đơn vị khoa phòng, tại văn thư Học viện là 43%, tại lưu trữ Học viện là 36%, tìm kiếm trên mạng nội bộ chiếm 17%, trên internet là 26% và nơi khác là 25%:
Biểu đồ 2.5: Địa chỉ tra tìm và khai thác thông tin văn bản
1. Tại tủ tài liệu của cá nhân 2. Tại văn thư khoa
3. Tại văn thư HVBCTT 4. Tại lưu trữ HVBCTT 5. Trên mạng nội bộ 6. Trên mạng internet 7. Nơi khác
Do chưa nhận thức được tầm quan trọng của thông tin văn bản, các thế hệ lãnh đạo Học viện, lãnh đạo các đơn vị khoa, phòng thời gian qua chưa quan tâm chú ý đầu tư cơ sở vật chất, nguồn nhân lực cho bộ phận làm công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan Học viện và các khoa phòng. Tuy hiện nay Học viện đã trang bị hệ thống máy tính có kết nối internet đến một số khoa phòng, Học viện cũng đã có trang Web để truyền tải thông tin nhưng nhu cầu khai thác thông tin của lãnh đạo Học viện và lãnh đạo các đơn vị, các cán bộ, nhân viên Học viện hầu như chưa
36 17 17 26 25 67 43 58 0 10 20 30 40 50 60 70 80 1 2 3 4 5 6 7
được đáp ứng kịp thời bởi những nguyên nhân khác nhau, kể cả chủ quan lẫn khách quan mà việc tra cứu thông tin văn bản ở văn thư, lưu trữ Học viện còn nhiều vấn đề cần xem xét lại. Thứ nhất, Học viện đã có hệ thống máy tính kết nối Internet, đây là nguồn cung cấp thông tin phong phú, nhanh chóng và tiện lợi; thứ hai, tại các khoa, phòng của Học viện đều có cán bộ làm công tác văn thư, có phòng tư liệu và có người chuyên trách hoặc kiêm nhiệm phụ trách, do đó cũng thuận tiện hơn cho các cán bộ, công chức trong khoa cũng như các khoa khác có nhu cầu khai thác thông tin. Nguyên nhân thứ ba được chúng tôi xem là nguyên nhân quan trọng, đó chính là tại cơ quan Học viện, biên chế cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ quá ít, chỉ do một cán bộ phụ trách nhưng lại phải kiêm nhiệm nhiều công việc khác. Vì công việc nhiều, nhân lực lại không được đầu tư để đáp ứng, do đó công tác lưu trữ của Học viện hiện nay hầu như còn bỏ ngỏ. Tình trạng tài liệu hết giai đoạn văn thư chuyển sang lưu trữ hầu như chưa được chỉnh lý còn là hiện tượng phổ biến. Vì vậy, với đống tài liệu còn lộn xộn, chưa được chỉnh lý thì việc tổ chức sử dụng tài liệu còn gặp nhiều khó khăn, chưa đáp ứng được yêu cầu không phải là điều gì quá khó hiểu. Điều này cũng làm giảm sức hút đối với cán bộ, công chức khi muốn đến văn thư, lưu trữ Học viện tra tìm tài liệu. Giải pháp tối ưu được các cán bộ, công chức lựa chọn khi muốn tìm kiếm thông tin văn bản vẫn là tìm ở tủ tài liệu cá nhân hoặc văn thư và bộ phận tư liệu khoa.
Số liệu khảo sát trên cũng cho thấy một thực tế rằng, tuy Học viện đã trang bị phương tiện tìm kiếm thông tin hiện đại là hệ thống máy tính kết nối Internet và mạng nội bộ, song vẫn chưa thu hút nhiều cán bộ, công chức tìm đến với loại hình tra cứu thông tin tiên tiến này. Có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng đó, có thể là do trình độ vi tính của cán bộ, công chức Học viện còn nhiều hạn chế, cũng có thể là do thói quen tra tìm thông tin theo phương pháp thủ công còn ăn sâu vào tiềm thức của mỗi cán bộ, công chức trong Học viện. Cho dù là nguyên nhân gì chăng nữa cũng cần sớm khắc phục để sớm đưa hệ thống cung cấp thông tin hiện đại này phát huy hết tác dụng phục vụ việc cung cấp thông tin văn bản được nhanh chóng, chính xác và kịp thời.
* Về hiệu quả khai thác thông tin văn bản:
Việc khai thác thông tin văn bản đã giúp cho công tác quản lý đào tạo ở HVBCTT những hiệu quả sau đây:
Trên cơ sở các quy chế do Bộ GD-ĐT ban hành, căn cứ vào đặc điểm của nhà trường, từ năm 1999, HVBCTT đã tổ chức xây dựng và đưa vào thực hiện nhiều loại quy chế về đào tạo, kiểm tra, thi và công nhận tốt nghiệp và quy định về chế độ công tác của cán bộ giảng dạy.
Ví dụ: Quyết định số 866/QĐ của Giám đốc Phân viện Báo chí và Tuyên truyền ngày 8-4-1999 về việc ban hành Quy chế tổ chức đào tạo, kiểm tra, thi và công nhận tốt nghiệp hệ đào tạo đại học chính quy.
Các loại quy chế, quy định do Học viện ban hành tuy còn phải sửa đổi hoàn thiện nhưng nhìn chung đã phát huy tác dụng là chuẩn mực, là chỗ dựa để các hoạt động dạy và học của nhà trường đảm bảo đúng kỷ cương, trật tự, góp phần nâng cao chất lượng đào tạo.
Trên cơ sở chương trình đào tạo tổng thể của Học viện, Phòng Đào tạo đã cụ thể hóa thành kế hoạch giảng dạy, học tập của các khoa, các lớp cho từng năm học và từng học kỳ. Từ học kỳ 2002-2003, nhà trường đã áp dụng lịch giảng dạy theo học kỳ thay cho lịch theo tuần nhằm khắc phục tình trạng tùy tiện "ăn đong"
trong việc bố trí giờ giảng, giúp cho các khoa, bộ môn và giảng viên chủ động sắp xếp kế hoạch công tác, khắc phục sự thụ động của sinh viên trong học tập. Sự thay đổi lịch giảng dạy theo học kỳ cùng với việc giao cho các khoa đào tạo tổ chức toàn bộ quy trình thi học phần, thể hiện sự tôn trọng quyền tự chủ của các đơn vị trong hoạt động đào tạo và chứng tỏ một bước chuyển quan trọng về quản lý đào tạo của lãnh đạo HVBCTT.
Giám đốc Phân viện Báo chí và Tuyên truyền (nay là HVBCTT) đã ban hành Quy định số 104/QĐ/PVBCTT ngày 18-2-2005 về khai thác, biên soạn và sử dụng tài liệu học tập theo hướng khuyến khích các đơn vị biên soạn, khai thác và quản lý chặt chẽ chất lượng cũng như công tác phát hành. Trong văn bản nói trên,
Giám đốc HVBCTT quy định về khai thác biên soạn và sử dụng tài liệu học tập tại HVBCTT như sau:
- Tài liệu học tập là tất cả các văn bản, các nguồn thông tin phục vụ cho quá trình đào tạo.
- Tài liệu học tập chỉ được phép lưu hành sau khi được Hội đồng khoa học từ cấp khoa (hay bộ môn trực thuộc trở lên) thẩm định và công bố là tài liệu học tập.
- Các khoa, bộ môn trực thuộc chịu trách nhiệm lập kế hoạch, tổ chức biên soạn, lựa chọn khai thác tài liệu phục vụ học tập.
Từ quy định đó, mỗi năm HVBCTT đã biên soạn ít nhất 20 giáo trình, tài liệu của tất cả chuyên ngành đào tạo, để đến năm học 2009-2010 có đủ tài liệu chính thức phục vụ cho giảng dạy và học tập của HVBCTT.
Trên cơ sở tham khảo, vận dụng các quyết định, quy chế và công văn của Bộ GD-ĐT về tổ chức đào tạo, kiểm tra, thi và công nhận tốt nghiệp cho hệ đào tạo đại học chính quy, Giám đốc Phân viện Báo chí và Tuyên truyền ban hành Quyết định số 866/ĐT-PVBCTT ngày 8-4-1999 về việc ban hành quy chế về tổ chức đào tạo, kiểm tra, thi và công nhận tốt nghiệp cho hệ đào tạo đại học chính quy.
Ban hành kèm theo quyết định này là Quy chế số 1113/PVBCTT ngày 8-4- 1999 về tổ chức đào tạo, kiểm tra, thi và công nhận tốt nghiệp cho hệ đào tạo đại học chính quy của Phân viện Báo chí và Tuyên truyền và Thông báo số 657/TB của Giám đốc HVBCTT ngày 39-9-2005 về việc hướng dẫn thực hiện Quy chế đào tạo nhằm góp phần nâng cao chất lượng đào tạo. Trong các văn bản nói trên, Giám đốc hướng dẫn thực hiện một số nội dung của quy chế tổ chức đào tạo, kiểm tra, thi và công nhận tốt nghiệp, áp dụng cho các lớp đại học chính quy tập trung và tại chức của Học viện như sau:
- Về kiểm tra học trình: Các bài kiểm tra học trình phải được trả cho sinh viên sau khi giảng viên đã ghi đầy đủ nhận xét và cho điểm vào bài làm của sinh