Nguyên vật liệu là yếu tố chiếm tỷ trọng lớn nhất trong việc cấu tạo nên giá thành sản phẩm ở Công Ty May Mặc Hàng Xuất Khẩu 3/2. Nguyên vật liệu sử dụng trực tiếp bao gồm:
- Nguyên vật liệu chính: vải, …
- Vật liệu phụ: chỉ, nút, dây kéo, keo, nhãn, …
Tại công ty, nguyên phụ liệu được theo dõi rất chặt chẽ, chi tiết cho từng loại nguyên phụ liệu. Khi nhập nguyên phụ liệu kế toán kho phải kiểm tra: Giây đề nghị nhập vật tư, Biên bản kiểm tra nguyên phụ liệu, Giấy đề nghị nhập
nguyên phụ liệu và lập chứng từ theo dõi. Khi xuất nguyên phụ liệu, kế toán kho sẽ kiểm tra các chứng từ sau: Giấy đề nghị cấp vật tư cơ điện (dùng cho trường hợp xuất vải may mẫu và công cụ, dụng cụ, …), Giấy đề nghị cấp nguyên liệu. Cuối ngày, kế toán kho cung cấp tất cả các nghiệp vụ đã phát sinh cho phòng Kế toán - Tài vụ để nhập dữ liệu vào máy. Cuối tháng, kế toán phải lập bảng, biểu theo dõi nguyên phụ liệu chi tiết chi tiết cho từng loại, từng mã nguyên phụ liệu.
Quy trình nhập kho nguyên phụ liệu. Tại công ty, nguyên phụ liệu được
mua căn cứ theo đơn đặt hàng của khách hàng. Nguyên phụ liệu được mua từ nguồn trong nước và nước ngoài tùy theo yêu cầu của khách hàng.
- Mua trong nước: Bộ phận quản lý sản xuất căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng để lập phương án sản xuất, yêu cầu về các nguyên phụ liệu cần mua và bảng định mức nguyên phụ liệu cần thiết cho đơn đặt hàng. Sau đó, sẽ chuyển những chứng từ này sang phòng kế toán – tài vụ. Phòng kế toán – tài vụ sẽ chịu trách nhiệm lập hợp đồng và đơn đặt hàng rồi chuyển cho nhà cung cấp. Khi hàng về kế toán kho sẽ căn cứ vào hóa đơn và phiếu xuất kho của bên bán để kiểm tra chất lượng và số lượng của hàng hóa. Nếu đạt yêu cầu sẽ cho nhập kho và lập phiếu nhập kho chuyển cho phòng kế tóan – tài vụ để lập kế hoạch thanh toán cho người bán. Chứng từ gồm: Biên bản kiểm tra nguyên phụ liệu, Phiếu nhập kho, Gíây đề nghị nhập vật tư, Hóa đơn của bên bán.
Mẫu phiếu nhập kho: PHIẾU NHẬP KHO
Ngày nhập: 21/10/2005 Số hóa đơn:
108300
Số hợp đồng: ĐĐH N10/2005-0102 Nhập tại kho: Kho Unit3
Lý do: Phiếu nhập vật tư, công cụ (HĐ.GTGT) Nhập của: T.CTY COATS PHONG PHÚ
STT TÊN VẬT TƯ Mã số ĐVT SỐ LƯỢNG Đơn
giá Thành tiền TK Nợ TK Có TCT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 F.Mast 27Chỉ 20/4 913BZZ 30103362 Cuộn 423 27.443 11.606.369 1522 331 2 F.Mast 27Chỉ 20/2 913BZZ 30103363 Cuộn 377 15.108 5.695.716 1522 331 3 F.Mast 27Chỉ 40/3 80283 30103692 Cuộn 4 25.364 101.456 1522 331 4 F.Mast 27Chỉ 40/3 80763 30103691 Cuộn 399 25.364 10.120.236 1522 331 5 F.Mast 27Chỉ 40/3 913BZZ 30103690 Cuộn 152 25.364 3.855.328 1522 331 Tổng tiền hàng 31.381.125 Thuế GTGT 3.138.113
Tổng giá thanh tóan 34.519.238
Bảng chữ: Ba mươi bốn triệu,năm trăm mười chín ngàn,hai trăm ba mươi tám đồng chẵn.
Ngày 21 Tháng 10 Năm 2005
- Mua nước ngoài: Khi có đơn đặt hàng, bộ phận quản lý sản xuất sẽ lập phương án sản xuất, bảng định mức nguyên phụ liệu cho đơn đặt hàng và yêu cầu mua nguyên phụ liệu. Sau đó, chuyển sang bộ phận xuất nhập khẩu để lập hợp đồng với nhà cung cấp rồi chuyển cho phòng kế toán – tài vụ. Phòng kế toán – tài vụ sẽ kiểm tra lại hợp đồng rồi tiến hành lập kế hoạch thanh toán cho nhà cung cấp theo phương thức đã quy định trong hợp đồng rồi chuyển lên tổng công ty. Tổng công ty sẽ căn cứ vào hợp đồng và kế hoạch thanh toán đó để thanh toán cho nhà cung cấp. Khi hàng về, bộ phận xuất nhập khẩu sẽ kiểm tra hàng hóa rồi tiến hành nhập kho và cung cấp các chứng từ cho phòng kế toán - tài vụ: L/C, Invoice, Contract, C/O (Đính kèm phần phụ lục). Phòng kế toán - tài vụ sẽ kiểm tra rồi cho nhập kho. Kế toán kho sẽ lập phiếu nhập kho.
Các chứng từ được lập tương tự như khi mua hàng trong nước, chỉ có Gíây Đề Nghị Nhập Nguyên Phụ Liệu (cho hàng mua nước ngòai) có khác so với Gíây Đề Nghị Nhập Vật Tư (cho hàng mua trong nước).
GIẤY ĐỀ NGHỊ NHẬP NGUYÊN PHỤ LIỆU
(Cho hàng nhập khẩu nước ngòai) Tên tôi là:
Đơn vị: Phòng Xuất Nhập Khẩu
Đề nghị nhập nguyên phụ liệu để sản xuất cho: Hợp đồng xuất khẩu số:
Là hàng: * FOB * GIA CÔNG
Thanh tóan:
Thanh tóan tòan bộ:
Thanh tóan một phần số tiền: Không thanh tóan, lý do:
Thỏa thuận không thanh tóan số:
Stt Tên NPL S.lượng ĐVT Số kiện Trọng lượng Th.Tiền Ghi chú 01 Dây kéo (2021) 13.455 Chiếc 6 76,00 KGS USD 2.348 Hàng rời Chứng từ kèm theo:
Nhà cung cấp: Công ty East Tung Co., Ltd.
Hợp đồng mua bán số: ……… , ngày hợp đồng: ……….. Invoice/packing list số: ……… , ngày Invoice: …………... Tờ khai hải quan số: ……….
Biên bản kiểm hàng số: ………
Tên tàu: ……… Số: ………. Đến cảng:
………..
Dự kiến ngày nhận hàng: ………....
Xuất nguyên phụ liệu. Bộ phận sản xuất sẽ lập yêu cầu xuất nguyên phụ
liệu và nêu rõ định mức cho từng loại nguyên phụ liệu rồi chuyển cho phòng kế tóan - tài vụ. Phòng kế tóan - tài vụ sẽ lập lệnh xuất theo đúng yêu cầu của bộ phận sản xuất. Khi công việc sản xuất hoàn thành, nếu nguyên phụ liệu đã xuất ra không sử dụng hết, còn thừa sẽ tiến hành nhập trở lại kho. Ngược lại, nếu thiếu, bộ phận sản xuất sẽ phải lập một bảng giải trình về tình hình sử dụng nguyên phụ liệu, trong đó nêu rõ lý do thiếu nguyên phụ liệu và lập giấy yêu cầu xuất thêm nguyên phụ liệu để sản xuất.
Mẫu giấy đề nghị cấp vật tư cơ điện:
GIẤY ĐỀ NGHỊ CẤP VẬT TƯ CƠ ĐIỆN-VPP-NPL
Tôi tên:………. Đơn vị:………. Đề nghị cấp một số vật tư, phụ tùng sau:
STT LỌAI VẬT TƯ ĐVT SỐ LƯỢNG GHI
CHÚ Cấp mới Đổi hư Thay
thế
1 Vải mẫu # 33261 xám m 04 May mẫu
2 Vải mẫu # 33261 trắng m 04 May mẫu
3 Vải mẫu # 33261 Sky red m 02 May mẫu
Ngày Tháng Năm
Phòng Tài Vụ LĐ. Đơn Vị Người đề nghị
GIẤY ĐỀ NGHỊ CẤP NGUYÊN LIỆU
Ngày :
Đề nghị cấp nguyên phụ liệu cho:
Hợp đồng: Đơn vị sản xuất:
STYLE: Tên người nhận:
Q’TY: Customer: S T T TÊN VẬT TƯ Đ V T
MÀU SIZE S.Lượng SP
ĐỊNH MỨC +2% Đề nghị cấp vật tư PS Đợt này lũy kế Đợt này lũy kế TTC LS % 1 TB 2156-7 100%POLYESTER (vải chính) yd s ASPHATE 57/58” 8750 1,640 - 14.350 - - - - 14.350 2 TB 2156-7 100%POLYESTER(vải phối) yd s CORNET GREY 57/58” 8750 0,529 - 4.629 - - - - 4.629 Ghi chú: NGƯỜI LẬP BIỂU
Xuất cho: LÊ THỊ THANH Style:
Đơn vị: KD U2 Số hợp đồng
Lý do: Xuất vải may mẫu Xuất tại kho:Kho Unit 2
S T T
TÊN VẬT TƯ Mã số ĐVT Thực
xuất Đơn giá
Thành tiền TK Nợ TK Có A B C 1 2 3 4 5 6
1 F.Prom 11 Vải 100%po White 30006257 Yds 4,40 24 .789,96 109.076 6412 1521
2 F.Prom 11 Vải 100%po Sky red (33261) 30006258 Yds 4,40 14.789,96 109.076 6412 1521 3 F.Prom 11 Vải 100%po Comet grey (33261) 30006260 Yds 2,20 24.789,96 54.538 6412 1521
Tổng cộng: 272 690
Bảng chữ: Hai trăm bảy mươi ngàn, sáu trăm chín mươi đồng chẵn
Ngày 20 Tháng 10 Năm 2005
NGƯỜI LẬP PHIẾU NGƯỜI NHẬN THỦ KHO PHÒNG NPL GIÁM ĐỐC
Mẫu Thẻ kho nguyên vật liệu:
THẺ KHO NGUYÊN VẬT LIỆU (SL _ 152)
Từ ngày: 01/10/2005 đến 31/10/2005 Vlsphh: F.Prom 14 70% cotton 30% nylon Coal
Tài khỏan: 152 Nguyên liệu, vật liệu Đv Vlsphh: Mét
SL tồn đầu: 0
Lập ngày tháng năm
Người lập biểu Kế tóan trưởng Gíam đốc
Ngày Chứng từ Diễn giải Tên Đv–K.Hàng SL nhập SL xuất SL tồn
10/10/2005 N10/05-0082 Xuất vải may mẫu 3,7 13.038,30
… … … …
Cuối ngày, kế tóan các bộ phận sản xuất sẽ đưa tất cả chứng từ và báo cáo các nghiệp vụ phát sinh về bộ phận kế tóan. Kế tóan sẽ căn cứ vào các chứng từ gốc đó để định khỏan, nhập dữ liệu vào máy và cuối tháng sẽ cung cấp các bảng biểu, báo cáo cần thiết: Sổ chi tiết vật tư, Bảng cân đối tài khoản có đơn giá tồn, Báo cáo tổng hợp tài khỏan, Sổ Cái chi tiết tài khỏan.
SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ (152)
Từ ngày 01/10/2005 đến 31/10/2005 Vlsphh: F.Mast 12 Chỉ T40 80928
Tài khỏan: 1522- Vật liệu phụ Đv Vlsphh:Cuộn
SL tồn đầu: 50,00
Tiền tồn đầu kỳ: 1.268.200
Chứng từ Diễn giải Nhập trong kỳ Xúât trong kỳ Tồn cuối kỳ
Ngày Chứng từ SL Nhập T.Tiền Nhập SL xuất G.Vốn H.Xuất SL Tồn Tiền tồn 03/10 /2005 N10/05- 0005
Phiếu nhập vật tư, công
cụ (HĐ.GTGT) 29,00 735.556 79,00 2.003.756 25.364 25.364
21/10 /2005
X10/05- 0091
Xuất phụ liệu may
9722sp(PK52557S-M3) 61,00 1.547.204 18,00 456.552 25.364 25.364
21/10 /2005
X10/05- 0092
Xuất phụ liệu may 519
(PK52600SU6-M3) 4,00 101.456 14,00 355.096 25.364 25.364
Cộng bảng 29,00 735.556 65,00 1.648.660
Mẫu sổ Báo cáo số liệu tổng hợp tài khỏan:
BÁO CÁO SỐ LIỆU TỔNG HỢP TÀI KHOẢN Từ ngày: 01/10/2005 đến 31/10/2005
Tài khỏan: 1521 – Nguyên liệu, vật liệu chính Dư nợ đầu: 6.972.630.596
Dư có đầu: 0
Dư nợ cuối: 12.197.575.261 Dư có cuối: 0
Tkđư Tên TKĐƯ Nợ Có
1388 Phải thu khác 2.981.965,00
331 Phải trả cho người bán 19.417.483.640,00
413 Chênh lệch tỷ giá 36.074.330,00
621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 14.205.926.720,00
… … … …
Cộng bảng 19.453.557.970,00 14.228.613.305,00
Lập ngày tháng năm
Người lập biểu Kế tóan trưởng
Mẫu sổ Sổ cái chi tiết tài khỏan:
Từ ngày: 01/10/2005 đến 31/10/2005
Tài khỏan: 621- Chi phí nguyên phụ liệu trực tiếp Dư nợ đầu kỳ: 0,00
Dư có đầu kỳ: 0,00 Dư nợ cuối: 0,00 Dư có cuối: 0,00
CHỨNG TỪ Diễn giải Tkđư PHÁT SINH
Ngày Chứng
từ Nợ Có
10/10/2005 X10/05- 0033
Xuất vải cho xưởng
may 2( HĐ618077-KP) 1521 416.858.966 10/10/2005 X10/05-
0023
Xuất PL cho xưởng
may 2( HĐ618077-KP) 1522 22.523.774
… … … … …
Cộng bảng 17.170.747.021
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
Công ty sử dụng tài khỏan 152, 621 để tập hợp nguyên phụ liệu trực tiếp và tài khỏan 154 để tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Tài khỏan 152 được mở chi tiết đến tài khỏan cấp 2 và cụ thể cho từng mã nguyên phụ liệu. TK154 và 621 được mở chi tiết cho từng mã hàng.
TK152. Được mở chi tiết cho:
- TK1521: nguyên vật liệu chính. - TK1522: vật liệu phụ
- TK1523: nhiên liệu
- TK1524: vật tư, phụ tùng máy
- TK1525: vật tư cơ điện và thiết bị XDCB - TK1526: vật tư khác
TK621. Được mở chi tiết cho từng mã hàng như:
- 621G.Jean_QNino14: nguyên phụ liệu xuất dùng cho mã hàng quần Jean 14.
- 621F.Jacket_AProm11: nguyên phụ liệu xuất dùng cho mã hàng áo Jacket 11
- …
Trong tháng 10 năm 2005, công ty đã xuất dùng nguyên phụ liệu để sản xuất sản phẩm và định khỏan như sau:
Nợ TK621 – 17 170 747 020 Có TK1521 – 14 205 926 720 Có TK1522 – 2 964 820 300 Sơ đồ TK chữ T: 1521 621 14 205 926 720 14 205 926 720 1522 2 964 820 300 2 964 820 300 Trong đó, sản phẩm F.Jacket_AProm11 26340 là:
Nợ TK621 – 336 010 000
Có TK1521 – 252 008 000 Có TK1522 – 84 002 000 Sơ đồ tài khoản chữ T:
1521 621F.Prom11 252 008 000 252 008 000 1522 84 002 000 84 002 000 Nhận xét:
Quy trình nhập và xuất nguyên phụ liệu tại công ty được kiểm soát và quản lý chặt chẽ, đảm bảo không để thất thoát và không có sự gian lận.
Kết toán theo dõi nguyên phụ liệu nhập xuất cụ thể cho từng đơn đặt hàng, từng mã hàng nên không gây ra sai sót, nhầm lẫn trong việc hạch toán chi phí cho từng mã hàng.
Công ty sử dụng phần mềm kế toán Effect, và nối mạng cho toàn bộ phòng Kế toán – Tài vụ, máy chủ là máy của kế toán trưởng, các máy khác của kế toán phụ trách từng mảng công việc. Dữ liệu tập trung ở máy của kế toán trưởng. Do đó, đảm bảo sự bí mật về sổ sách kế toán, thông tin không thể bị cung cấp ra ngoài nếu không có sự cho phép của kế toán trưởng.
Sổ sách kế toán tại công ty sử dụng đúng, đủ và hợp lý theo quy định của Bộ tài chính. Tuy nhiên, do sử dụng phần mềm nên có một số sổ sách không đúng theo mẫu quy định: tên sổ, mẫu sổ, … Nhưng theo quy định hiện nay thì điều đó được chấp nhận.
Phương pháp định khoản tại công ty là phù hợp với điều kiện thực tế và đúng quy định của Bộ tài chính.