Mục đích là quy định các yêu cầu, cách sắp xếp và các điều kiện về bảo
quản, trách nhiệm của các phòng ban chức năng trong việc bảo quản thành phẩm, bán thành phẩm, vật tư, nguyên liệu.
Quy định chung:
+ Kho phải kín, khô ráo, sạch sẽ, có cửa sổ thông thoáng khi cần thiết, có đủ
ánh sáng để kiểm tra, quạt thông gió, không có mùi vị lạ.
+ Kho phải có lưới bảo vệ ngăn không cho sinh vật hại xâm nhập vào trong,kho phải đảm bảo không bị dột, không bị ngập khi trời mưa.
+ Phải xếp riêng từng loại, có biển báo ghi tên, số lượng, ngày sản xuất…
+ Thành phẩm, bán thành phẩm, vật tư, nguyên liệu xếp trên bục cách nền nhà
≥15cm, cách tường ≥ 20cm.
+ Thành phẩm, bán thành phẩm, vật tư, nguyên liệu nhập trước xuất trước,
nhập sau xuất sau.
Quy định xếp kho và bảo quản.
- Bảo quản thành phẩm, bán thành phẩm:
+ Sản phẩm có khối lượng 7 – 10 kg/thùng không được xếp cao quá 7 lớp.
+ Sản phẩm có khối lượng 5 – 6,5 kg/thùng không được xếp cao quá 8 lớp.
+ Sản phẩm có khối lượng nhỏ hơn 5 kg/thùng không được xếp cao quá 2,2 mét.
+ Quy định bảo quản sôcôla, bánh kem xốp phủ sôcôla: nhiệt độ không khí 18
+ Bán thành phẩm sản xuất lương khô phải được để trong thùng phuy sắt có giấy lót, được đậy kín hoặc đựng trong bao tải dứa sạch có túi nilon bên trong, không rách, buộc chặt đầu. Trên thùng phuy hoặc bao tải phải ghi: tên bán thành phẩm, ca, ngày sản xuất.
+ Bao đựng bán thành phẩm phải để trên bục kê, không được xếp quá 5 lớp.
+ Thời hạn bảo quản bán thành phẩm ≤ 20 ngày.
- Bảo quản nguyên liệu:
+ Nguyên liệu có khối lượng 50 kg/túi xếp không quá 14 lớp.
+ Nguyên liệu có khối lượng 20 – 25 kg/túi xếp không quá 15 lớp.
+ Nguyên liệu có khối lượng 20 – 25 kg/thùng carton xếp không quá 5 lớp.
+ Nguyên liệu đựng trong can nhựa to hoặc thùng phi xếp 1 lớp.
- Bảo quản vật tư:
+ Bao bì đựng trong túi nhựa xếp không quá 5 lớp.
+ Bao bì đựng trong thùng carton xếp không quá 6 lớp.
+ Bao bì thùng carton xếp chiều cao không quá 2,2 mét.
- Kiểm tra trong quá trình bảo quản:
+ Thủ kho phải thường xuyên theo dõi tình hình chất lượng của thành phẩm, (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
bán thành phẩm, vật tư, nguyên liệu nếu phát hiện nghi ngờ về chất lượng thì báo cáo phòng Kế hoạch vật tư, phòng Kinh doanh thị trường để có biện pháp sử lý kịp thời.
+ Kiểm tra các thông số môi trường trong bảo quản (đối với kho có đặt điều
hoà không khí)
+ P.KT, P.KHVT, P.KDTT định kỳ cử cán bộ kiểm tra tình trạng kho định kỳ 3
tháng 1 lần (kiểm tra đột xuất khi cần thiết).
Bảng 2.5. Các tài liệu trong hướng dẫn bảo quản thành phẩm, bán thành phẩm, vật tư, nguyên liệu
STT Tên hồ sơ Mã hiệu Thời gian lưu Nơi lưu
1 Báo cáo bất thường của
kho
BM01.HD02 1 năm P.KHVT
2 Biên bản huỷ sản phẩm BM02.HD01 1năm P.KT
P.KDTT
3 Biên bản kiểm tra BM03.HD01 2 năm P.KT,
P.KHVT, P.TV
(Nguồn: P.Vật tư) 2.2.1.4. Tổ chức thực hiện các thủ tục quy trình
Tất cả các tài liệu về thủ tục quy trình được phổ biến rộng rãi đến tất cả các cán bộ công nhân viên trong Công ty. Các thủ tục quy trình được lưu ở các phòng ban có liên quan để mọi người biết và thực hiện theo đúng các hướng dẫn đã đưa ra.
Tất cả mọi thành viên trong phòng đều phải nắm rõ các thủ tục quy trình trong quá trình làm việc. Các cán bộ quản lý thường xuyên kiểm tra việc thực hiện các thủ tục quy trình, các hướng dẫn công việc. Bất cứ một sai sót nào cán bộ công nhân viên phải hoàn toàn chịu trách nhiệm. Vì vậy mọi người đều có ý thức tự giác chấp hành nghiêm chỉnh. Việc thực hiện đúng các thủ tục này sẽ giúp cho mọi hoạt động trong Công ty được thống nhất. Qua đó cũng cho phép ggi chép các dữ liệu theo những cách thức nhất định để đánh giá tình hình chất lượng và đưa ra những quyết định hợp lý.
Các quy trình về kiểm tra vật tư nguyên vật liệu được dán ở phòng Kỹ thuật để mọi thành viên luôn ghi nhớ những công việc cần làm trong quá trình kiểm tra, tiếp nhận nguyên vật liệu.
Các quy trình về hướng dẫn bảo nguyên vật liệu, thành phẩm được dán ở phòng Vật tư để nguyên vật liệu được đảm bảo đủ điều kiện bảo quản.
Các tiêu chuẩn về nguyên liệu, thành phẩm và bán thành phẩm được dán ở khắp các phân xưởng trong Công ty để mọi người đều nhìn thấy và có biện pháp loại
bỏ, sửa chữa kịp thời.
2.2.1.5. Tổ chức hoạt động đào tạo
Do đội ngũ nhân lực hiện thời của Công ty hầu hết đều chưa có kiến thức về hệ thống quản lý chất lượng ISO nên ban lãnh đạo Công ty đã tổ chức đào tạo cho hầu hết cán bộ công nhân viên những kiến thức về ISO. Công ty đảm bảo nhận biết và xác định các nhu cầu để hoạch định việc đào tạo hay tuyển dụng cán bộ, nhân viên cho Công ty nhằm cung cấp nguồn lực có đủ trình độ, kỹ năng và kinh nghiệm thích hợp cho các hoạt động ảnh hưởng đến chất lượng.
Cuối tháng 8/2000, Công ty đã cử cán bộ đi học tại Trung tâm năng suất thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn – đo lường - chất lượng.
Đào tạo và chỉ dẫn cách biên soạn, cách viết sổ tay chất lượng, cách xây dựng hệ thống các thủ tục qui trình cho thích hợp với yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 9001 – 2000. Tổ chức đào tạo và hướng dẫn cho các thành viên trong ban ISO cách thức áp dụng hệ thống quản trị chất lượng tại những khu vực họ phụ trách. Theo dõi tiến độ thực hiện theo sổ tay chất lượng, các qui trình, quá trình.
Đào tạo về nhận thức và những khái niệm chung về các yêu cầu của ISO 9001 – 2000 cho cán bộ công nhân viên trong công ty nhằm nâng cao nhận thức về chất lượng, lợi ích và sự cần thiết phải áp dụng hệ thống quản trị chất lượng để họ sẵn sàng tham gia vào các hoạt động chất lượng.
Công ty xác định năng lực cần thiết cho các chức năng thực hiện các công việc ảnh hưởng đến chất lượng. Hàng năm qua các đợt xét lương, nâng bậc Công ty rà soát năng lực của các thành viên để hoạch định việc đào tạo thêm hoặc đào tạo lại. Cùng với đội ngũ đánh giá viên nội bộ của Công ty tiến hành đánh giá chất lượng nội bộ để đảm bảo sự phù hợp của hệ thống và cùng Công ty đề suất và tiến hành các biện pháp khắc phục, phòng ngừa cần thiết.
Trong các hướng dẫn công việc Công ty luôn chỉ rõ tầm quan trọng, mối liên quan của công việc để mọi người nhận thức được vai trò và sự đóng góp của bản thân đối với việc phấn đấu đạt mục tiêu chất lượng.
2.2.2. Quy trình đánh giá và cấp chứng chỉ
2.2.2.1. Quy trình đánh giá và cấp chứng chỉ2.2.2.1.1. Đánh giá chất lượng nội bộ.2.2.2.1.1. Đánh giá chất lượng nội bộ. 2.2.2.1.1. Đánh giá chất lượng nội bộ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trước khi có sự đánh giá của tổ chức cấp chứng chỉ thì Công ty tiến hành đánh giá nội bộ để chỉnh sửa những gì chưa phù hơp.
Sau khi đã được cấp chứng chỉ Công ty thường xuyên đánh giá nội bộ để đảm bảo hệ thống quản trị chất lượng luôn thích hợp, thoả đáng và có hiệu lực.
Đánh giá nội bộ là việc đánh giá hệ thống quản lý chất lượng nội bộ của Công ty do chuyên gia của Công ty tự đánh giá.
Chuyên gia đánh giá nội bộ: là cán bộ của Công ty đã được đào tạo qua lớp đánh giá và cấp chứng chỉ.
Công ty đã thiết lập một qui trình hướng dẫn qui định việc tổ chức đánh giá chất lượng nội tại Công ty, để đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng luôn thích hợp, thoả đáng và có hiệu lực.
Sơ đồ 2.2: qui trình đánh giá nội bộ
(Nguồn: P. Kinh doanh thị trường)
Lập kế hoạch đánh giá nội bộ.
Phòng kỹ thuật lên “kế hoạch đánh giá nội bộ” theo mẫu QT10.F01, gửi QMR phê duyệt trước ngày đánh giá 20 ngày, sau đó gửi các bộ phận liên quan.
Đánh giá chất lượng nội bộ được tiến hành định kỳ 9 tháng một lần, ngoài ra có thể đánh giá đột xuất (không theo định kỳ) khi Công ty thấy cần thiết.
Chuẩn bị đánh giá:
Ban Tổng Giám Đốc
Danh sách chuyên gia ĐGNB Phê duyệt
Danh mục đánh giá nội bộ
Sổ theo dõi đánh giá Y/C hành động khắc phục Đánh giá Nhóm đánh giá
Báo cáo đánh giá XD Kế hoạch đánh giá nội bộ P. Kế Toán P. Kế Toán Nhóm đánh giá Nhóm đánh giá Trưởng nhóm đánh giá Đơn vị được đánh giá Trưởng nhóm đánh giá P. Kế Toán
Thường trực ban ISO dự kiến thành phần nhóm đánh giá gồm: Trưởng nhóm đánh giá và các thành viên của nhóm (chuyên gia đánh giá nội bộ phải độc lập với công việc được đánh giá).
Lập phiếu đánh giá theo kế hoạch đánh giá và các phiếu hành động khắc phục phòng ngừa nếu có các báo cáo điều tra trước đó.Phòng kỹ thuật gửi báo cáo đánh giá lần trước cho trưởng nhóm để theo dõi việc thực hiện hành động khắc phục phòng ngừa (nếu có).
Tiến hành đánh giá.
Chuyên gia đánh giá nội bộ phải có trách nhiệm xem xét sự phù hợp của các tài liệu về hệ thống quản lý chất lượng áp dụng tại các bộ phận được đánh giá, kiểm tra việc áp dụng tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng như: Sổ tay chất lượng, các qui trình, các hướng dẫn công việc, biểu mẫu…bằng cách:
+ Trực tiếp trao đổi với người đang thực hiện công việc.
+ Quan sát công việc đang thực hiện có theo đúng yêu cầu của các thủ tục, các
hướng dẫn công việc.
+ Xem xét các dữ liệu, hồ sơ các hoạt động liên quan đến chất lượng.
Các chuyên gia cũng phải xem xét thực hiện các hành động khắc phục, phòng ngừa đối với những phát hiện của lần đánh giá trước đó (nếu có). Trong quá trình đánh giá, các chuyên gia đánh giá phải ghi chép các nhận xét đánh giá để làm cơ sở cho các báo cáo đánh giá.
Sau khi đánh giá xong các bộ phận, các nhóm đánh giá phải họp để thống nhất các nhận xét và xác định những sự không phù hợp. Mỗi sự không phù hợp ghi vào một phiếu “phiếu yêu cầu hành động khắc phục, phòng ngừa”.
Kết thúc đánh giá, trưởng nhóm đánh giá phải tổ chức họp với trưởng bộ phận được đánh giá (hoặc người được uỷ quyền), thông báo kết quả đánh giá đồng thời trình bày các điểm không phù hợp, các nhận xét kiến nghị và thống nhất thời gian thực hiện các biện pháp khắc phục, phòng ngừa.
Lập báo cáo đánh giá : Trưởng đoàn lập “báo cáo đánh giá nội bộ”, phiếu yêu cầu khắc phục phòng ngừa (nếu có) gửi ban ISO kèm theo đánh giá lần trước (nếu có).
Hành động khắc phục phòng ngừa sau đánh giá:
trưởng bộ phận được đánh giá phải tìm nguyên nhân và đề xuất hành động khắc phục, phòng ngừa ghi vào “phiếu YCHĐKP/PN” chuyển ban ISO xem xét sau đó trình QMR phê duyệt và triển khai thực hiện theo kế hoạch. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ban ISO phải có trách nhiệm theo dõi việc thực hiện hành động khắc phục phòng ngừa của bộ phận. trường hợp không đạt thì sử lý lại từ đầu.
Toàn bộ việc thực hiện đánh giá nội bộ được ban ISO cập nhật vào sổ “ theo dõi thực hiện đánh giá nội bộ”.
2.2.2.2. Quy trình đánh giá và cấp chứng chỉ.
Bảng 2.6. Tiến độ thực hiện quy trình đánh giá và cấp chứng chỉ
STT Nội dung công việc Thời gian
1 Đánh giá sơ bộ 12/10/2004
2 Đánh giá tài liệu tại Quacert 18/10/2004
3 Đánh giá hệ thống quản trị 24/10/2004
4 Khắc phục hoàn thiện 25/10/2004
5 Đánh giá chính thức 20/11/2004
6 Nhận chứng chỉ 22/11/2004
(Nguồn :P. Tổ chức)
Bước1: Đánh giá sơ bộ: Sau khi kết thúc đánh giá nội bộ, các đơn vị hoàn thiện lỗi mà đánh giá đưa ra. Công ty mời tổ chức của bên thứ ba (tổ chức chứng nhận) đánh giá sơ bộ trước khi nộp đơn xin chứng nhận. Quacert là tổ chức đánh giá và cấp chứng chỉ phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001 -2000 cho Công ty. Mọi sự không phù hợp hay những điều cần lưu ý khác được phát hiện trong quá trình đánh giá sơ bộ được thông báo cho Công ty.
Bước 2: Đánh giá tài liệu tại Quacert: Mọi tài liệu của Công ty được đưa đến Quacert để tổ chức này đánh giá về sự phù hợp, tổ chức chứng nhận sẽ xem xét các hồ sơ, tài liệu, quy trình, thủ tục đã hợp lý chưa, có phải điều chỉnh không, nếu có thì
doanh nghiệp sẽ phải điều chỉnh cho phù hợp. Sau đó tổ chức sẽ đánh giá lại cho đến khi đạt tiêu chuẩn.
Bước 3: Đánh giá hệ thống quản trị: Tổ chức chứng nhận sẽ đánh giá xem hệ thống quản lý đã phù hợp chưa, lãnh đạo Công ty đã có đầy đủ kiến thức để lãnh đạo doanh nghiệp thực hiện đúng theo yêu cầu của hệ thống quản trị chất lượng ISO 9001 – 2000 hay không. Nếu chưa phù hợp thì phải tổ chức lại hệ thống quản trị và đội ngũ lãnh đạo phải được đào tạo lại.
Bước 4: Khắc phục hoàn thiện: Các đơn vị Công ty tiến hành khắc phục hoàn thiện những lối đã được phát hiện. Sau khi mọi khiếm khuyết đã được giải quyết, công ty yêu cầu đánh giá chính thức.
Bước 5: Đánh giá chính thức: Tổ chức chứng nhận Quacert tiến hành đánh giá chính thức, do không có điểm không phù hợp lớn, chỉ có 7 điểm lưu ý nhỏ mà việc khắc phục rất dễ dàng, tổ chức yêu cầu phòng ngừa và kiến nghị với ban lãnh đạo Công ty để có biện pháp khắc phục.
Bước 6: Nhận chứng chỉ: Ngày 22/11/2004 Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Châu đã phấn khởi nhận chứng chỉ ISO 9001 -2000 do tổ chức Quacert chứng nhận. Chứng chỉ chỉ có giá trị trong phạm vi đã ghi trong giấy, tại một địa bàn cụ thể , với hệ thống quản trị chất lượng được đánh giá phù hợp.
2.3. Thực trạng vận hành hệ thống quản trị chất lượng theo bộ tiêu chuẩn ISO 9001 – 2000 tại Công tychuẩn ISO 9001 – 2000 tại Công ty chuẩn ISO 9001 – 2000 tại Công ty
2.3.1. Quản trị chất lượng trong khâu nghiên cứu thiết kế sản phẩm
Việc nghiên cứu thiết kế sản phẩm mới là đưa ra những sản phẩm có mẫu mã, kiểu dáng, kích cỡ mới, hương vị mới, sử dụng nguyên vật liệu mới…hay tạo ra sự khác biệt hoá sản phẩm hiện có. Việc nghiên cứu thiết kế sản phẩm mới nhằm đưa ra những sản phẩm không chỉ đáp ứng nhu cầu của khách hàng hiện tại mà cả những khách hàng tiềm ẩn.
Thực hiện quy trình phát triển sản phẩm mới, dựa vào các thông tin thu thập được từ thị trường và từ kế hoạch chất lượng sản phẩm, hàng năm Công ty đưa ra kế hoạch triển khai phát triển sản phẩm mới để đưa ra thị trường.
Muốn có được những sản phẩm mới được khách hàng chấp nhận thì Công ty phải nghiên cứu những thay đổi về nhu cầu của họ. Vì vậy Công ty thường xuyên trao đổi thông tin với khách hàng thông qua các đại lý và nhân viên của phòng kế hoạch vật tư, các chi nhánh của Công ty. Mọi thông tin về sản phẩm như các yêu cầu, nhận xét, khiếu nại của khách hàng Công ty đã tiếp nhận được chuyển ngay đến các bộ phận liên quan để giải quyết hoặc có biện pháp phòng ngừa kịp thời. Hàng năm Công ty tổ chức hội nghị khách hàng để trao đổi với khách hàng một cách đầy đủ và hệ thống.
Phòng kinh doanh thị trường phối hợp với các phòng ban, đơn vị đánh giá sự