2.2.2.1. Quy trình đánh giá và cấp chứng chỉ2.2.2.1.1. Đánh giá chất lượng nội bộ.2.2.2.1.1. Đánh giá chất lượng nội bộ. 2.2.2.1.1. Đánh giá chất lượng nội bộ.
Trước khi có sự đánh giá của tổ chức cấp chứng chỉ thì Công ty tiến hành đánh giá nội bộ để chỉnh sửa những gì chưa phù hơp.
Sau khi đã được cấp chứng chỉ Công ty thường xuyên đánh giá nội bộ để đảm bảo hệ thống quản trị chất lượng luôn thích hợp, thoả đáng và có hiệu lực.
Đánh giá nội bộ là việc đánh giá hệ thống quản lý chất lượng nội bộ của Công ty do chuyên gia của Công ty tự đánh giá.
Chuyên gia đánh giá nội bộ: là cán bộ của Công ty đã được đào tạo qua lớp đánh giá và cấp chứng chỉ.
Công ty đã thiết lập một qui trình hướng dẫn qui định việc tổ chức đánh giá chất lượng nội tại Công ty, để đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng luôn thích hợp, thoả đáng và có hiệu lực.
Sơ đồ 2.2: qui trình đánh giá nội bộ
(Nguồn: P. Kinh doanh thị trường)
Lập kế hoạch đánh giá nội bộ.
Phòng kỹ thuật lên “kế hoạch đánh giá nội bộ” theo mẫu QT10.F01, gửi QMR phê duyệt trước ngày đánh giá 20 ngày, sau đó gửi các bộ phận liên quan.
Đánh giá chất lượng nội bộ được tiến hành định kỳ 9 tháng một lần, ngoài ra có thể đánh giá đột xuất (không theo định kỳ) khi Công ty thấy cần thiết.
Chuẩn bị đánh giá:
Ban Tổng Giám Đốc
Danh sách chuyên gia ĐGNB Phê duyệt
Danh mục đánh giá nội bộ
Sổ theo dõi đánh giá Y/C hành động khắc phục Đánh giá Nhóm đánh giá
Báo cáo đánh giá XD Kế hoạch đánh giá nội bộ P. Kế Toán P. Kế Toán Nhóm đánh giá Nhóm đánh giá Trưởng nhóm đánh giá Đơn vị được đánh giá Trưởng nhóm đánh giá P. Kế Toán
Thường trực ban ISO dự kiến thành phần nhóm đánh giá gồm: Trưởng nhóm đánh giá và các thành viên của nhóm (chuyên gia đánh giá nội bộ phải độc lập với công việc được đánh giá).
Lập phiếu đánh giá theo kế hoạch đánh giá và các phiếu hành động khắc phục phòng ngừa nếu có các báo cáo điều tra trước đó.Phòng kỹ thuật gửi báo cáo đánh giá lần trước cho trưởng nhóm để theo dõi việc thực hiện hành động khắc phục phòng ngừa (nếu có).
Tiến hành đánh giá.
Chuyên gia đánh giá nội bộ phải có trách nhiệm xem xét sự phù hợp của các tài liệu về hệ thống quản lý chất lượng áp dụng tại các bộ phận được đánh giá, kiểm tra việc áp dụng tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng như: Sổ tay chất lượng, các qui trình, các hướng dẫn công việc, biểu mẫu…bằng cách:
+ Trực tiếp trao đổi với người đang thực hiện công việc.
+ Quan sát công việc đang thực hiện có theo đúng yêu cầu của các thủ tục, các
hướng dẫn công việc.
+ Xem xét các dữ liệu, hồ sơ các hoạt động liên quan đến chất lượng.
Các chuyên gia cũng phải xem xét thực hiện các hành động khắc phục, phòng ngừa đối với những phát hiện của lần đánh giá trước đó (nếu có). Trong quá trình đánh giá, các chuyên gia đánh giá phải ghi chép các nhận xét đánh giá để làm cơ sở cho các báo cáo đánh giá.
Sau khi đánh giá xong các bộ phận, các nhóm đánh giá phải họp để thống nhất các nhận xét và xác định những sự không phù hợp. Mỗi sự không phù hợp ghi vào một phiếu “phiếu yêu cầu hành động khắc phục, phòng ngừa”.
Kết thúc đánh giá, trưởng nhóm đánh giá phải tổ chức họp với trưởng bộ phận được đánh giá (hoặc người được uỷ quyền), thông báo kết quả đánh giá đồng thời trình bày các điểm không phù hợp, các nhận xét kiến nghị và thống nhất thời gian thực hiện các biện pháp khắc phục, phòng ngừa.
Lập báo cáo đánh giá : Trưởng đoàn lập “báo cáo đánh giá nội bộ”, phiếu yêu cầu khắc phục phòng ngừa (nếu có) gửi ban ISO kèm theo đánh giá lần trước (nếu có).
Hành động khắc phục phòng ngừa sau đánh giá:
trưởng bộ phận được đánh giá phải tìm nguyên nhân và đề xuất hành động khắc phục, phòng ngừa ghi vào “phiếu YCHĐKP/PN” chuyển ban ISO xem xét sau đó trình QMR phê duyệt và triển khai thực hiện theo kế hoạch.
Ban ISO phải có trách nhiệm theo dõi việc thực hiện hành động khắc phục phòng ngừa của bộ phận. trường hợp không đạt thì sử lý lại từ đầu.
Toàn bộ việc thực hiện đánh giá nội bộ được ban ISO cập nhật vào sổ “ theo dõi thực hiện đánh giá nội bộ”.
2.2.2.2. Quy trình đánh giá và cấp chứng chỉ.
Bảng 2.6. Tiến độ thực hiện quy trình đánh giá và cấp chứng chỉ
STT Nội dung công việc Thời gian
1 Đánh giá sơ bộ 12/10/2004
2 Đánh giá tài liệu tại Quacert 18/10/2004
3 Đánh giá hệ thống quản trị 24/10/2004
4 Khắc phục hoàn thiện 25/10/2004
5 Đánh giá chính thức 20/11/2004
6 Nhận chứng chỉ 22/11/2004
(Nguồn :P. Tổ chức)
Bước1: Đánh giá sơ bộ: Sau khi kết thúc đánh giá nội bộ, các đơn vị hoàn thiện lỗi mà đánh giá đưa ra. Công ty mời tổ chức của bên thứ ba (tổ chức chứng nhận) đánh giá sơ bộ trước khi nộp đơn xin chứng nhận. Quacert là tổ chức đánh giá và cấp chứng chỉ phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001 -2000 cho Công ty. Mọi sự không phù hợp hay những điều cần lưu ý khác được phát hiện trong quá trình đánh giá sơ bộ được thông báo cho Công ty.
Bước 2: Đánh giá tài liệu tại Quacert: Mọi tài liệu của Công ty được đưa đến Quacert để tổ chức này đánh giá về sự phù hợp, tổ chức chứng nhận sẽ xem xét các hồ sơ, tài liệu, quy trình, thủ tục đã hợp lý chưa, có phải điều chỉnh không, nếu có thì
doanh nghiệp sẽ phải điều chỉnh cho phù hợp. Sau đó tổ chức sẽ đánh giá lại cho đến khi đạt tiêu chuẩn.
Bước 3: Đánh giá hệ thống quản trị: Tổ chức chứng nhận sẽ đánh giá xem hệ thống quản lý đã phù hợp chưa, lãnh đạo Công ty đã có đầy đủ kiến thức để lãnh đạo doanh nghiệp thực hiện đúng theo yêu cầu của hệ thống quản trị chất lượng ISO 9001 – 2000 hay không. Nếu chưa phù hợp thì phải tổ chức lại hệ thống quản trị và đội ngũ lãnh đạo phải được đào tạo lại.
Bước 4: Khắc phục hoàn thiện: Các đơn vị Công ty tiến hành khắc phục hoàn thiện những lối đã được phát hiện. Sau khi mọi khiếm khuyết đã được giải quyết, công ty yêu cầu đánh giá chính thức.
Bước 5: Đánh giá chính thức: Tổ chức chứng nhận Quacert tiến hành đánh giá chính thức, do không có điểm không phù hợp lớn, chỉ có 7 điểm lưu ý nhỏ mà việc khắc phục rất dễ dàng, tổ chức yêu cầu phòng ngừa và kiến nghị với ban lãnh đạo Công ty để có biện pháp khắc phục.
Bước 6: Nhận chứng chỉ: Ngày 22/11/2004 Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Châu đã phấn khởi nhận chứng chỉ ISO 9001 -2000 do tổ chức Quacert chứng nhận. Chứng chỉ chỉ có giá trị trong phạm vi đã ghi trong giấy, tại một địa bàn cụ thể , với hệ thống quản trị chất lượng được đánh giá phù hợp.