II I: Nội dung công việc kế toán: “tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh” ở công ty cổ phần
5. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp:
Chi phí quản lý doanh nghiệp đợc tập hợp trên TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí hành chính và chi phí quản lý chung của doanh nghiệp bao gồm các chi phí về lơng nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp; bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của nhân viên quản lý doanh nghiệp; chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động, khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý doanh nghiệp; thuế nhà đất, thuế môn bài, khoản lập dự phòng nợ phải thu khó đòi; chi phí dịch vụ mua ngoài (Điện, nớc, điện thoại, fax, bảo hiểm tài sản, cháy nổ ); chi phí bằng tiền khác (Tiếp khách, hội… nghị, công tác phí ). (Giá có thuế hoặc ch… a có thuế).
Hạch toán TK 642 cần tôn trọng một số quy định sau:
_ Tài khoản 642 đợc mở sổ chi tiết theo dõi từng nội dung chi phí. Tùy theo đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý kinh doanh của từng lĩnh vực, quy mô từng đơn vị. TK 642 có thể đợc mở chi tiết cho từng chi phí nh: chi phí cho nhân viên quản lý doanh nghiệp, chi vật liệu, đồ dùng văn phòng trong đó từng loại… chi phí đợc theo dõi chi tiết theo từng nội dung chi phí nh:
- Chi phí nhân viên quản lý: gồm các khoản tiền lơng, các khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của Ban giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng ban của doanh nghiệp.
- Chi phí vật liệu quản lý: phản ánh giá trị vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp.
- Chi phí đồ dùng văn phòng: phản ánh giá trị dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý.
- Chi phí khấu hao TSCĐ: phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp.
- Thuế, phí và lệ phí: phản ánh các khoản chi phí về thuế, phí và lệ phí nh thuế môn bài, thuế nhà đất, các loại phí và lệ phí khác.
- Chi phí dự phòng: phản ánh khoản chi dự phòng phải thu khó đòi tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: phản ánh các chi phí về dịch vụ mua ngoài, thuê ngoài nh: tiền điện, tiền nớc, điện thoại, thuê nhà…
- Chi phí bằng tiền khác: phản ánh các chi phí thuộc quản lý chung của doanh nghiệp ngoài các khoản chi phí kể trên.
_ TK 642 cuối kỳ không có số d. Toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ kế toán đợc tập hợp vào TK 642, cuối kỳ đợc kết chuyển vào bên Nợ TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.
Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 642:
Bên Nợ:
- Chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ.
Bên Có:
- Các khoản giảm chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ Nợ TK 911.
TK 642 không có số d cuối kỳ.
Do Công ty thuộc loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ nên, các chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh không nhiều, do vậy, tuy hạch toán theo quyết định 1141/1995 nhng Công ty chỉ sử dụng TK 642 để hạch toán cả hai loại chi phí này.
TK 642: “Chi phí quản lý doanh nghiệp” đợc chi tiết theo quy định: TK 6421 Chi phí nhân viên quản lý.
TK 6422 Chi phí vật liệu quản lý. TK 6423 Chi phí đồ dùng văn phòng. TK 6424 Chi phí khấu hao TSCĐ.
TK 6425 Thuế, phí và lệ phí.
TK 6427 Chi phí dịch vụ mua ngoài. TK 6428 Chi phí bằng tiền khác.
Ngoài ra, theo yêu cầu quản trị của Công ty khoản chi phí này còn đợc chi tiết để tiện cho việc quản lý: Ví dụ:
Mã số 01
0101 Lơng cán bộ nhân viên quản lý . 0102 Chi phí đi công tác.
0103 Nhóm thiết bị nội thất. 0104 Khấu hao TSCĐ hữu hình. 0105 Chi phí sử dụng điện thoại. 0106 Chi phí tiếp khách, hội nghị.
Mã số 02
0201 BHXH của cán bộ công nhân viên quản lý. 0202 Mực in, mực phô tô
0203 Nhóm thiết bị máy móc văn phòng. 0204 Phí kiểm định.
0205 Chi phí sử dụng điện nớc. 0206 Chi phí quảng cáo, tiếp thị.
Mã số 03
0301 Phụ cấp lơng thôi việc.
0302 Giấy bút, văn phòng phẩm khác. 0303 Chi phí sửa chữa tài sản quản lý. 0304 Chi phí tài liệu, sách báo.
Mã số 04
0401 Thuế môn bài.
0402 Chi phí thuê nhà, xởng. 0403 Chi phí tập huấn, đào tạo.
Mã số 05
0501 Chi phí dịch vụ mua ngoài.
Mã số 08
0801 Chi phí khác cho nhân viên. 0802 Chi phí khác.
0803 Chi phí công cụ dụng cụ khác.
Tổ chức hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp:
Khi phát sinh các chi phí bán hàng hay chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán căn cứ vào những chứng từ liên quan nh:
+ Phiếu chi
+ Bảng thanh toán tiền lơng
+ Phiếu kế toán khác …
Ví dụ: Chi phí nhân viên quản lý
Khi phát sinh chi phí, căn cứ vào Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền l- ơng tháng 12/2005, kế toán viết phiếu kế toán khác.
Bảng số 28:
Công ty Cổ phần Mai Linh Hà Nội.
Phiếu kế toán khác
Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Số CT: TLT12
STT Nội dung TK Nợ TK Có Số tiền
1. Tính lơng nhân viên phải trả tháng
12 năm 2003. 6421 334 35.200.000
Tổng 35.200.000
Viết bằng chữ: Ba mơi nhăm triệu hai trăm ngàn đồng./.
Thủ trởng Kế toán trởng Ngời lập biểu Sau đó, số liệu đợc chuyển vào Sổ chi tiết TK 6421.
Bảng số 29:
Công ty cổphần Mai Linh Hà Nội.
Sổ chi tiết tài khoản 642
(Chi tiết: Chi phí nhân viên quản lý – TK 6421) Từ ngày 01/07/05 Đến ngày 31/12/05
Ngày Số CT Nội dung TK
ĐƯ Nợ Có Tổng phát sinh1/1-30/6 214.765.000 … 31/12 … 31/12 … TLT12 … KCCPNV …
Tính lơng nhân viên T12 … KC chi phí NV quản lý … 334 … 911 … 35.200.000 … … … 451.423.000 Tổng phát sinh1/7-31/12 236.658.000
Tổngcả năm 451.423.000 451.423.000
Ngày tháng năm 2005 Ngời lập biểu Kế toán trởng Thủ trởng
Ví dụ: Chi phí đồ dùng văn phòng:
Căn cứ vào Hóa đơn mua văn phòng phẩm của ngời bán số 29623, kế toán nhập dữ liệu Phiếu kế toán khác VPP34.
Bảng số 30:
Công ty cổ phần Mai Linh Hà Nội
Phiếu kế toán khác
Ngày 19 tháng 12 năm 2005 Số CT: VPP34
STT Nội dung TK Nợ TK Có Số tiền
1. Nhận nợ tiền mua văn phòng phẩm
cho văn phòng. 6423 331 658.000
Tổng 658.000
Viết bằng chữ: Sáu trăm năm mơi tám ngàn đồng./.
Thủ trởng Kế toán trởng Ngời lập biểu
Căn cứ phiếu kế toán VPP34, số liệu đợc chuyển vào Sổ chi tiết TK 6423
– Chi phí đồ dùng văn phòng.
Bảng số 31:
Công ty cổ phần Mai Linh Hà Nội.
Sổ chi tiết tài khoản 642
(Chi tiết: Chi phí đồ dùng văn phòng – TK 6423) Từ ngày 01/07/05 Đến ngày 31/12/05
Ngày Số CT Nội dung TK
ĐƯ Nợ Có Tổng phát sinh 1/1 – 30/6 9.872.340 … 19/12 … 31/12 … VPP34 … KCCPĐD … Mua văn phòng phẩm … KC chi phí đồ dùng VP … 331 … 911 … 658.000 … … … 15.525.720 Tổng phát sinh 1/7 – 5.653.380
31/12
Tổng 15.525.720 15.525.720
Ngày tháng năm 2003 Ngời lập biểu Kế toán trởng Thủ trởng
Cuối kỳ, số liệu sẽ đợc chuyển vào Sổ tổng hợp chi tiết tài khoản 642 (ch- a phân bổ) (Bảng số 32 Trang 76).–
Sau đó, căn cứ vào tỷ trọng doanh thu mà phân bổ CP QLDN cho từng loại doanh thu để xác định kết quả. Sổ tổng hợp chi tiết tài khoản 642 (đã phân bổ) (Bảng số 33 Trang 77).–
Song song với quá trình đó, căn cứ các chứng từ nh: + Hóa đơn GTGT
+ Phiếu chi
+ Phiếu kế toán khác…
Kế toán vào Nhật ký chung (Bảng số 34 Trang 78)– , số liệu sẽ đợc chuyển vào Sổ Cái tài khoản 642.
Bảng số 35:
Công ty cổ phần Mai Linh Hà Nội
Sổ cái
Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Từ ngày 01/07/05 Đến ngày 31/12/05
Chứng từ
Nội dung TK Phát sinh
NT SH Nợ Có … 19/12 … 31/12 … VPP34 … TLT12 … Mua văn phòng phẩm … Trích lơng tháng 12 … 331 … 334 … 658.000 … 35.200.000 … …
… 31/12 … 31/12 … … KCCPNV … KCCPĐD … … KC CP nhân viên … KC chi phí đồ dùng … … 911 … 911 … … … … … 451.423.000 … 15.525.720 … Tổng 710.955.753 710.955.753 Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Ngời lập biểu Kế toán trởng Thủ trởng