căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác nhận trách nhiệm với ngời có liên quan và ghi sổ kế toán.
- Phơng pháp và trách nhiệm ghi: Phiếu nhập kho áp dụng trong các trờng hợp nhập kho vật t, sản phẩm, hàng hoá mua ngoàI, tự sản xuất, thuê ngoàI gia công, chế biến, nhận góp cổ phần nhận liên doanh hoặc vật t thừa phát hiện trong khi kiểm kê.
Khi lập phiếu nhập kho phải ghi rõ số phiếu nhập và ngày, tháng, năm lập phiếu, họ tên ngời nhập vật t , sản phẩm, hàng hoá số hoá đơn hoặc lệnh nhập kho và tên kho nhập
Căn cứ vào hợp đồng hay kế hoạch sản xuất, phòng kế hoạch sẽ xác định loại NVL cần dùng và lập bảng dự trù NVL, lập kế hoạch cung cấp vật t, ký kết hợp đồng với bên bán, lập kế hoạch mua và trực tiếp mua. NVL mua về nhập kho phải qua kiểm nghiệm xem có đủ tiêu chuẩn nhập kho hay không.
Các chứng từ luân chuyển trong hình thức nhập kho NVL bao gồm: Các chứng từ gốc, biên bản kiểm nghiệm vật t, sản phẩm, hàng hóa, phiếu nhập kho.
Cột A,B, C, D: Ghi số thứ tự, tên nhãn hiệu, quy cách mã số và đơn vị tình của vật t, sản phẩm, hàng hoá
Cột 1: Ghi số lợng theo hoá đơn hoặc lệnh nhập Cột 2: Thủ kho ghi số lợng thực nhập vào kho
Cột 3, 4: Do kế toán ghi đơn giá (giá hạch toán hoặc giá hoá đơn , tuỳ theo quy… định của từng đơn vị) và tính ra số tiền của tổng vật t, hàng hoá thực nhập
Dòng cộng: Ghi tổng số tiền của các loại vật t, sản phẩm hàng hoá nhập cùng một phiếu nhập kho
Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng hoặc bộ phận sản xuất lập thành 3 liên (đối với vật t, hàng hoá mua ngoài) đặt gấy than viết một lần và phụ trách ký ghi rõ họ tên ngòi nhập mang phiêú đến kho để nhập vật t, sản phẩm, hàng hoá.
Nhập kho xong thủ kho ghi ngày, thàng, năm nhập kho và cùng ngời nhập ký vào phiếu thủ kho giữ hai liên đẻ ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để sổ kế toán và liên 21 ghi ở nơi lập phiếu.
Quy trình lập và luân chuyển chứng từ nh sau:
Sơ đồ quy trình lập và luân chuyển chứng từ nghiệp vụ nhập kho nvl
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel: 0918.775.368
Người giao NVL Đề nghị nhập Ban kiểm nghiệm Kiểm hàng lập biển Cán bộ cung ứng Lập PNK Phụ trách cung ứng Ký PNK Thủ kho toán Kế HTK Kiểm nhận hàng Ghi sổ Bảo quản lưu trữ
(7)
Các bớc thực hiên đợc cụ thể nh sau:
Bớc 1: Đại diện bên bán hoặc chính ngời của bộ phận vật t thuộc công ty tiến hành các thủ tục xin đề nghị đợc nhập kho số nguyên vật liệu. NVL chuyển về kèm theo phiếu đề nghị nhập vật t, hóa đơn mua hàng (hóa đơn GTGT) hóa đơn cớc phí vận chuyển (nếu đơn vị chịu chi phí vận chuyển) Ng… ời nhập làm giấy xin đề nghị nhập vật t đính kèm hóa đơn.
Bớc 2: Việc kiểm tra chất lợng, số lợng số lợng, quy cách và cấp phiếu kiểm tra chất lợng nguyên liệu nhập kho sẽ do cán bộ kỹ thuật – KCS đảm nhiệm và ghi vào biên bản kiểm nghiệm.
Bớc 3: Biên bản kiểm nghiệm cùng với hóa đơn GTGT làm cơ sở cho kế toán thanh toán tiền hàng cho khách hàng. Trờng hợp thừa hoặc thiếu so với số l- ợng ghi trên phiếu hoặc không đúng với phẩm chất quy cách cán bộ kỹ thuật KCS sẽ lập biên bản và chuyển cho giám đốc công ty giải quyết.
Sau khi xem xét đầy đủ hóa đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm vật t phòng kế toán sẽ lập phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho đợc chi thành 3 liên:
- 1 liên giao cho ngời nhập hàng để làm thủ tục thanh toán. - 1 liên giao cho thủ kho để làm căn cứ ghi vào thẻ kho - 1 liên lu trong quyển gốc
Phiếu nhập kho ghi rõ số liệu, ngày nhập, tên, quy cách, số lợng NVLnhập kho theo hóa đơn bán hàng và biên bản kiểm nhiệm.
Bớc 4: Cán bộ phụ trách cung ứng tiến hành ký phiếu nhập kho
Bớc 5: Thủ kho tiến hành kiểm nhận hàng nhập bằng phơng pháp kiểm kê, ghi số thực nhập vào phiếu nhập kho và ký vào phiếu nhập kho. Thủ kho tiến hành ghi thẻ kho. Định kỳ 3-5 ngày sẽ đợc chuyển lên phòng kế toán.
Bớc 6: Kế toán NVL tiến hành kiểm tra các phiếu nhập kho và tiến hành định khoản ghi vào đơn giá thành tiền, cuối cùng là ghi vào sổ NVL.
Sau cùng khi hàng nhập kho, ngời mua vật t nộp hóa đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm nộp lên phòng kế toán.
Bớc 7. Định kỳ các chứng từ đợc nhập để đa vào bảo quản lu trữ.
4.3.6. Xuất kho NVL
* Phơng pháp nhập phiếu xuất kho