b. Giúp công việc của cán bộ, giảng viên, các phòng ban chức năng được
3.6.3Dùng Sharepoint Designer xây dựng Luồng công việc cụ thể
a. Mô tả Luồng công việc
Tên Luồng công việc: Quy trình lập danh sách sinh viên không đủ điều kiện dự thi.
Mô tả Luồng công việc: Phòng Đào tạo (TS. Nguyễn Hải Châu) gửi tới Khoa Công nghệ thông tin (TS. Trương Ninh Thuận) yêu cầu lập danh sách sinh viên không đủ điều kiện dự thi học kỳ I năm 2009-2010. TS. Trương Ninh Thuận có nhiệm vụ triển khai công tác lập danh sách bằng cách gửi mail cho các giáo viên trong Khoa, đề nghị các giáo viên (TS. Trần Thị Minh Châu, TS. Đặng Văn Hưng, TS. Trương Anh Hoàng) trong khoa cập nhật danh sách những sinh viên không đủ điều kiện dự thi của bộ môn mình đảm nhận. Sau đó bản tổng hợp danh sách sinh viên không đủ điều kiện dự thi học kỳ I năm 2009-2010 được gửi tới Phòng Đào tạo (TS. Nguyễn Hải Châu)
Các bước trong Luồng công việc:
- Phòng Đào tạo (TS. Nguyễn Hải Châu) đăng tải văn bản lên và chọn Luồng công việc cần thực hiện.
- Một email gửi tới Khoa Công nghệ thông tin (TS. Trương Ninh Thuận) yêu cầu lập danh sách sinh viên không đủ điều kiện dự thi học kỳ I năm 2009-2010. TS. Trương Ninh Thuận kiểm tra email, nhập yêu cầu để gửi cho các giáo viên trong khoa và chọn nút Complete Task để Luồng công việc được tiếp tục.
- Những giáo viên trong khoa (TS. Trần Thị Minh Châu, TS. Đặng Văn Hưng, TS. Trương Anh Hoàng) đều nhận được email yêu cầu cập nhật danh sách những sinh viên không đủ điều kiện dự thi của bộ môn mình đảm nhận. Các giáo viên sau khi cập nhật danh sách sinh viên xong, chọn nút Complete Task để Workflow được tiếp tục.
- Sau đó một email thông báo bản tổng hợp danh sách sinh viên không đủ điều kiện dự thi học kỳ I năm 2009-2010 được gửi tới Phòng Đào tạo (TS. Nguyễn Hải Châu).
Hình 38: Luồng công việc lập danh sách sinh viên không đủ điều kiện dự thi
b. Xây dựng Luồng công việc
− Mở trang Sharepoint bằng chương trình Sharepoint Designer 2007 (Hình 39):
− Tạo mới Luồng công việc: Vào File -> New -> Luồng công việc (Hình 40):
Hình 40: Chọn chức năng tạo mới Luồng công việc
− Điền các thông tin vào hộp thoại Define your new workflow và chọn
Hình 41a
Hình 42: Tạo các thông tin cho Luồng công việc
− Chọn nút Ok trong hộp thoại Workflow Initiation Parameters, sau đó chọn Next
trong hộp thoại Workflow designer (Hình 43):
Tạo bước 1 trong Luồng công việc: Triển khai công tác lập DSSV
− Mục Conditions chọn Compare any data source (Hình 44):
Hình 44: Lựa chọn Conditions
Hình 45: Nhập dữ liệu cho Value đầu tiên
− Nhập dữ liệu cho value tiếp theo (Hình 46) rùi nhấn Ok:
Hình 46: Nhập dữ liệu cho giá trị value tiếp theo
Hình 47: Chọn Actions cho Luồng công việc
− Chọn this message và điền các thông tin cho mail gửi tới TS. Trương Ninh Thuận (Hình 48). Các phần sau được điền vào bằng cách Add Lookup to Body:
[%Initiation: Phòng Đào tạo%]
Source Data: Luồng công việc Data Field: Initiation: Phòng Đào tạo
[%Shared Documents:Encoded Absolute URL%]
Source Data: Current Item Field: Encoded Absolute URL
[%Shared Documents:Modified By%] (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Source Data: Current Item Field: Modified By
Hình 48: Tạo mail gửi tới TS. Trương Ninh Thuận
− Mục Actions chọn More Action…, trong hộp thoại Luồng công việc Actions
− Click link a to-do Item, hộp thoại Custom Task Wizard hiện ra, chọn Next và điền dữ liệu vào các trường (Hình 51):
Hình 51: Nhập dữ liệu cho Custom Task Wizard
− Chọn these users, Add tài khoản “sack51cd-dhcn\thuantn” vào (Hình 52):
Hình 52: Add tên tài khoản
Hình 53: Thiết lập xong bước 1 của Luồng công việc
Tạo bước 2 cho Luồng công việc: Cập nhật DSSV.
− Chọn link Add workflo step, điền Step Name là “Cập nhật DSSV” (Hình 54):
- Chọn Run All Actions in Parallel trong phần mũi tên trỏ xuống góc trên bên phải (Hình 55):
Hình 55: Chọn Run All Actions in Parallel
− Mục Actions chọn ba lần Send an Email, tương tự phần trên tạo các Email cho
ba link this message (Hình 56):
− Mục Actions chọn ba lần Assign a To-do Item, tương tự phần trên thiết lập các a
To-do và these users -> Hoàn thành bước 2 cho Luồng công việc (Hình 57):
Hình 57: Hoàn thành bước 2 cho Luồng công việc
Tạo bước 3 cho Luồng công việc: Phê duyệt DSSV
− Chọn Add workflow Step, điền Step Name là “Phê duyệt DSSV” (Hình 58):
− Mục Actions chọn Send an Email, rùi chọn Assign a To-do Item, tương tự như trên tạo Email và thiết lập a To-do Item, these users để hoàn tất bước 3 (Hình 59):
Hình 59: Hoàn thiện bước 3 cho Luồng công việc
- Chọn Finish để hoàn thành việc tạo Luồng công việc (Hình 60):
Hình 60: Hoàn thành Luồng công việc
- Những nội dung cấu hình Luồng công việc được lưu trong tệp có đuôi “.xml”. Hình 61 dưới đây là hình ảnh nội dung tệp “Hoàn thiện DSSV không đủ điều kiện dự thi học kỳ I năm 2009-2010.xoml.wfconfig.xml”:
Hình 61: Nội dung tệp cấu hình Luồng công việc