b. Giúp công việc của cán bộ, giảng viên, các phòng ban chức năng được
3.4. Lập tài liệu và phát triển Luồng công việc cho bài toán
3.4.1. Phân tích hệ thống
a. Những thông tin, văn bản, tài liệu cần quản lý
− Lịch thi.
− Danh sách sinh viên: miễn thi, đủ điều kiện, ko đủ điều kiện, đình chỉ. − Danh sách phân công coi thi, chấm thi.
− Biên bản bàn giao bài thi.
− Các đề nghị iên bản xử lý kỉ luật. − Đề thi và đáp án môn học.
− Bảng điểm, biên bản chấm thi.
− Các thông tin về điều kiện thi, báo cáo, thông báo, quyết định, thống kê.
b. Hệ thống thông tin, tài liệu chuyển giao giữa các phòng ban Phòng đào tạo
− Lập và gửi lịch thi cho ban giám hiệu xét duyệt.
− Thông báo lịch thi cho các cán bộ, giáo viên, phòng ban chức năng và cho sinh viên trên trang web của trường.
− Gửi tới phòng tổ chức - Hành chính danh sách phân công coi thi, chấm thi của cán bộ, giảng viên.
− Đề xuất danh sách sinh viên (miễn thi, đủ điều kiện, không đủ điều kiện, đình chỉ) tới Hiệu trưởng xét duyệt.
− Gửi danh sách sinh viên, văn bản xác nhận thành tích được hưởng chế độ liên quan cho những sinh viên có thành tích để hiệu trưởng xét duyệt.
− Gửi báo cáo kết quả thực hiện công tác tổ chức thi.
− Gửi báo cáo, biên bản xử lý kỷ luật của sinh viên tới ban giám hiệu.
− Gửi các biên bản giải quyết những thắc mắc, khiếu nại của sinh viên trong quá trình thực hiện công tác thi và kết quả học tập, rèn luyện.
− Nhận những thông báo, quy định, quyết định của Ban giám hiệu, Hiểu trưởng. − Cập nhật thông tin, kết quả học tập của sinh viên lên website của trường. − Cập nhật dữ liệu điểm và kết quả học tập của sinh viên.
− Gửi tới phòng Tài vụ danh sách và thù lao giảng dạy, coi thi, chấm thi cho các giảng viên.
− Xác nhận, lưu trữ bảng điểm, kết quả học tập và rèn luyện của sinh viên. − Lưu trữ đề thi và đáp án vào ngân hàng đề thi.
Phòng tổ chức – hành chính
− Kiểm tra thể thức trình bày và nội dung các văn bản ban hành trước khi cấp số và đóng dấu.
− Theo dõi, giám sát, phát hiện và kịp thời thực hiện biện pháp chấn chỉnh các sai sót trong thủ tục hành chính trong trường.
− Quản lý và sử dụng con dấu của trường theo quy định của Nhà nước. − Kiểm tra, xác nhận lý lịch, thông tin của cán bộ, giảng viên.
− Cập nhật thông tin từ các đơn vị trong trường để xử lý, tham mưu cho Hiệu trưởng điều hành công tác chung của trường.
− Tiếp nhận xử lý, quản lý và tổ chức lưu trữ công văn đi, đến theo đúng quy trình. − Tổ chức lưu trữ các thông tin, văn bản, tài liệu, hồ sơ.
− Cập nhật thông tin cán bộ lên website của trường.
Phòng Kế hoạch - Tài vụ
− Nộp báo cáo công việc giám sát tình hình thực hiện kế hoạch thu học phí, kinh phí hỗ trợ đào tạo.
− Nộp báo cáo, kết quả thực hiện chế độ thanh toán lương, BHXH, BHYT, phụ cấp, thù lao giảng dạy, phục vụ giảng dạy và các chế độ khác cho cán bộ, viên chức và người lao động.
− Tổ chức lưu trữ các văn bản tài chính, chứng từ gốc sau khi thanh quyết toán theo quy định của Nhà nước.
Ban giám hiệu
− Nhận, xử lý, phê duyệt những thông tin, văn bản, tài liệu từ những cán bộ, giáo viên, các phòng ban chức năng.
− Gửi những thông báo, văn bản, quy định, quyết định tới các phòng ban chức năng, cán bộ, giáo viên liên quan.
Cán bộ - Giảng viên
− Nộp báo cáo, thống kê kết quả công việc của mình.
− Giáo viên: nộp bảng điểm thành phần của môn học do mình phụ trách cho khoa, phòng đào tạo.
− Giáo viên: nộp đề thi và đáp án của bộ môn do mình dạy bổ sung vào ngân hàng đề thi.