b. Giúp công việc của cán bộ, giảng viên, các phòng ban chức năng được
3.6. Triển khai thử nghiệm hệ thống
3.6.1. Luồng công việc thông qua
a. Mô tả Luồng công việc
Tên Luồng công việc: Quy trình phê duyệt Lịch thi.
Mô tả Luồng công việc: Phòng Đạo tạo (TS. Nguyễn Hải Châu) tạo lịch thi, sau đó gửi lên Ban Giám Hiệu (PGS. TSKH. Nguyễn Đình Đức) xét duyệt. Sau khi đã được Ban Giám Hiệu xét duyệt, lịch thi được chuyển tới Phòng Tổ chức – Hành chính
(ThS. Phạm Duy Hưng) để kiểm tra và đóng dấu, sau đó mới được thông báo trên website của trường.
Các bước trong Luồng công việc:
- Phòng Đạo tạo (TS. Nguyễn Hải Châu) tạo lịch thi, sau đó gửi lên Ban Giám Hiệu (PGS. TSKH. Nguyễn Đình Đức) xét duyệt.
- Một email sẽ được gửi tới Ban Giám Hiệu, Ban Giám Hiệu kiểm tra, phê duyệt và chọn approve để Luồng công việc được tiếp tục.
- Sau khi đã được Ban Giám Hiệu xét duyệt, một email sẽ được gửi tới Phòng Tổ chức – Hành chính (ThS. Phạm Duy Hưng), phòng Tổ Chức – Hành chính kiểm tra và đóng dấu xong, chọn approve để hoàn tất Luồng công việc.
Sơ đồ (Hình 13):
Hình 13: Luồng công việc của quy trình phê duyệt Lịch thi
b. Xây dựng Luồng công việc
Đăng tải tệp “Lịch thi”:
Đăng nhập vào trang Quản lý Thi học kỳ với tên TS. Trương Anh Hoàng. − Chọn Shared Document -> Upload -> Upload Document (Hình 14):
Hình 14: Đăng tải tệp
− Chọn tệp để đăng tải (Hình 15):
− Từ tệp được đăng tải, chọn Workflow từ mũi tên chỉ xuống (Hình 16):
Hình 16: Chọn chức năng tạo Luồng công việc
− Trong trang Luồng công việc mới hiển thị lựa chọn: Approval (Hình 17):
− Điền các thông tin vào các trường: Approvers, Type a message to include with
your request và Due date -> chọn OK (Hình 18):
Hình 18: Nhập các thông tin vào các trường trong Luồng công việc thông qua
Luồng công việc thông qua đang được thực hiện:
− Đăng nhập vào mail của PGS. TSKH Nguyễn Đình đức, thấy có mail từ Luồng công việc thông qua (Hình 20):
Hình 20: Nhận được mail từ Luồng công việc thông qua
Hình 21: Nội dung mail nhận được
− Hiển thị thông tin về Luồng công việc thông qua, chọn link Lịch thi học kỳ I
− Mở ra, có thể sửa nội dung văn bản bằng cách chọn Edit Document (Hình 23):
Hình 23: Nội dung văn bản
− Nhập ý kiến đóng góp và chọn nút Approve (Hình 24):
− Trạng thái của các bước trong Luồng công việc thông qua được hiển thị (Hình 25):
Hình 25: Trạng thái của các bước trong Luồng công việc thông qua
− Tiếp tục Luồng công việc, một mail sẽ được gửi tới ThS. Phạm Duy Hưng (Hình 26):
Hình 26: Mail gửi tới ThS. Phạm Duy Hưng
− Thực hiện các bước kiểm tra mail và hoàn tất Luồng công việc (chọn Approve) giống như trên ta được trạng thái các bước của Luồng công việc thông qua(Hình 27):
Hình 27: Trạng thái của các bước trong Luồng công việc thông qua khi đã hoàn tất
− Kiểm tra trong Shared Document thấy tệp Lịch thi lần 1 học kỳ II năm 2009- 2010 ở trạng thái Approved (Hình 28):
Hình 28: Khi hoàn thành ở trạng thái Approved
− Có thông báo gửi tới mail của TS. Nguyễn Hải Châu là “Luồng công việc thông qua đã hoàn tất” (Hình 29):