b. Giúp công việc của cán bộ, giảng viên, các phòng ban chức năng được
3.4.2.Phân tích hệ thống với các quy trình Luồng công việc
Hệ thống với Luồng công việc là hệ thống các bước thực hiện xử lý, quản lý các thông báo, văn bản, tài liệu theo đúng quy trình.
Luồng công việc tổng quan cho các kiến nghị, văn bản, tài liệu gửi từ các cán bộ, giảng viên, các phòng ban chức năng tới Ban Giám Hiệu (Hình 7).
Các văn bản, tài liệu từ các cán bộ, giảng viên, các phòng ban chức năng gửi tới Ban Giám Hiệu được xử lý, phê duyệt sau đó thông qua phòng Tổ chức – Hành chính
kiểm tra, đóng dấu rồi mới được gửi trả lời cho các cán bộ, giảng viên, các phòng ban chức năng.
Hình 7: Luồng công việc tổng quan cho các văn bản tài liệu gửi tới Ban Giám Hiệu
Luồng công việc tổng quan cho các thông báo, quyết định, văn bản, tài liệu từ Ban Giám hiệu gửi cho các cán bộ, giảng viên, các phòng ban chức năng (Hình 8).
Trước khi các thông báo, quyết định, văn bản, tài liệu từ Ban giám hiệu được gửi tới các cán bộ, giảng viên, các phòng ban chức năng phải thông qua phòng Tổ chức – Hành chính để kiểm tra, đóng dấu.
Hình 8: Luồng công việc cho những tài liệu được gửi từ Ban Giám Hiệu
Luồng công việc tổng quan cho các văn bản, tài liệu từ các phòng ban chức năng tới toàn thể các cán bộ, giảng viên, sinh viên và các phòng ban chức năng (Hình 9).
Các thông báo, văn bản, tài liệu từ các phòng ban chức năng gửi tới toàn bộ các cán bộ, giảng viên, các phòng ban chức năng, sinh viên phải được kiểm duyệt qua phòng Tổ chức – Hành chính sau đó mới được đăng trên website thông tin của trường.
Luồng công việc tổng quan cho các thông báo, quyết định, văn bản từ các phòng ban chức năng gửi tới cán bộ, giảng viên, các phòng ban chức năng khác (Hình 10).
Các thông báo, quyết định, văn bản từ các phòng ban chức năng gửi tới cán bộ, giảng viên, các phòng ban chức năng khác phải thông qua phòng Tổ chức – Hành chính để kiểm tra và định hướng quy trình của văn bản.
Hình 10: Luồng công việc cho những tài liệu trao đổi giữa các phòng ban