Một tổ chức đào tạo có các bộ phận chức năng như hình 5 dưới đây:
Hình 5: Sơ đồ các đơn vị chức năng của trường ĐHCN
Nội dung bài toán đặt ra là: Xây dựng quy trình quản lý việc tổ chức thi học kỳ, áp dụng công nghệ Luồng công việc.
Các thông tin chính sẽ quản lý: kế hoạch triển khai thực hiện công tác tổ chức thi học kỳ, thông tin phân công công việc cụ thể, văn bản, tài liệu liên quan, tiến độ thực hiện thực tế và chi phí thực hiện.
Yêu cầu chính: Tự động hóa toàn bộ quy trình quản lý văn bản, tài liệu trong công tác Quản lý Thi học kỳ. Thực hiện các chức năng: xem, cập nhật, chia sẻ, tìm kiếm, lưu trữ văn bản, tài liệu.
3.2. Xây dựng mô hình nghiệp vụ 3.2.1. Các vấn đề và giải pháp
Sau khi khảo sát hệ thống đào tạo hiện tại cho thấy: quy trình quản lý thi còn có những tồn tại sau đây:
Hội đồng Khoa học và Đào tạo
Đơn vị đào tạo Đơn vị nghiên cứu triển khai
Phòng/Ban chức năng Hội đồng cố vấn Quốc tế Ban Giám Hiệu
Các vấn đề của hệ thống hiện tại Các giải pháp, đề xuất Công việc tiến hành một cách riêng rẽ,
chỉ có một phần công việc được chia sẻ theo phương thức truyền tệp. Mỗi máy tính phải gánh một khối lượng công việc lớn và mất nhiều thời gian
Tổ chức hệ thống liên thông giữa nhiều người quản lý và nhiều máy có thể chia sẻ nhiều nguồn chung và giảm các thao tác lặp lại.
Dữ liệu lưu trữ trùng lặp ở các vị trí riêng rẽ. Muốn chia sẻ dữ liệu với một máy khác trong hệ thống người dùng phải tự sao chép.
Tổ chức CSDL tập trung, đảm bảo dữ liệu nhất quán và chia sẻ được với những quyền riêng cho từng nhóm người dùng.
Không có giao diện tự động liên kết với các hệ thống đang tồn tại khác.
Cung cấp giao diện tự động liên kết các hệ thống khác nhau đang tồn tại
Nhiều vấn đề, công việc thống kê, báo cáo còn chậm, hoặc không thực hiện được
Cung cấp một hệ thống thống kê, báo cáo tự động.
Chưa sử dụng tốt hệ thống mạng máy tính đang dùng
Sử dụng hết công suất của hệ thống mạng máy tính hiện có, có thể tích hợp với các hệ thống khảc.
Những giải pháp được đề xuất là những yêu cầu thông tin đối với hệ thống mới. Hệ thống mới sẽ phục vụ trực tiếp các yêu cầu hai và ba, và sẽ phục vụ gián tiếp cho yêu cầu đầu tiên như là một kết quả tất yếu của yêu cầu hai và ba.