vận chuyển bằng đường biển ở PJICO.
2.1.Hoạt động khai thỏc bảo hiểm :
Khai thỏc là một khõu rất quan trọng trong cỏc doanh nghiệp, cỏc cụng ty. Họ khai thỏc đầu vào như nguồn cung cấp nguyờn vật liệu khai thỏc lợi thế thương mại cuối cựng là khõu khai thỏc và tỡm kiếm thị trường tiờu thụ sản phẩm. Khõu này rất quan trọng nú quyết định đến sự sống cũn của cụng ty. Doanh nghiệp bảo hiểm kinh doanh dịch vụ tài chớnh khụng cú hoạt động sản xuất cho nờn họ chủ yếu tập trung vào khai thỏc thị trường. Nếu cụng ty khai thỏc tốt tức là bỏn được nhiều hợp đồng bảo hiểm mang lại doanh thu lớn sẽ là cơ sở để tăng lợi nhuận, chiếm lĩnh thị phần, nõng cao vị thế của mỡnh trờn thị trường bảo hiểm. Chớnh vỡ tớnh chất quan trọng của khõu khai thỏc mà hầu hết cỏc cụng ty bảo hiểm phải lập ra cỏc chiến lược khai thỏc. Cụng việc khai thỏc càng trở lờn khú khăn hơn trong điều kiện thị trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, trước tỡnh hỡnh đú đũi hỏi cỏc cụng ty phải tổ chức tốt khõu khai thỏc.
Cụng ty đó tổ chức hoạt động khai thỏc một cỏch cú kế hoạch với chiến lược khai thỏc cụ thể và chặt chẽ, bờn cạnh đú là việc xõy dựng được quy trỡnh khai thỏc hoàn chỉnh.
Sơ đồ 2 : Quy trỡnh khai thỏc nghiệp vụ bảo hiểm hàng húa XNK vận chuyển bằng đường biển của PJICO:
Đối với PJICO mục tiờu và cũng là thước đo hiệu quả của khõu khai thỏc là xõy dựng và phỏt triển một thị trường bảo hiểm hàng hoỏ XNK ổn
Tiếp thị, nhận yờu cầu bảo hiểm Phõn tớch, điều tra và đỏnh giỏ rủi ro Chuẩn bị đơn/hợp đồng/GCNBH Ký duyệt đơn/hợp đồng/GCNBH
Đúng dấu, chuyển đơn/hợp đồng/GCNBHlưu nghiệp vụ Quản lý đơn/hợp đồng/GCNBH Xem xột đề nghịbảo hiểm Đàm phỏn. Chào phớ Xử lý trờn phõncấp Từ chối, kết thỳc
định lõu dài và tăng trưởng cao, để làm được điều đú cụng ty cần phải làm được một số việc sau:
Vào đầu năm cỏc nhõn viờn của phũng bảo hiểm hàng húa phải thu thập được thụng tin về kim ngạch XNK như chủng loại hàng hoỏ, số lượng hàng hoỏ của từng cụng ty XNK qua đú sẽ tập hợp số liệu để lập kế hoạch khai thỏc và định mức thu phớ trong năm cho cỏc đối tượng. Đối với khỏch hàng mới thỡ cỏc cỏn bộ phải tỡm cỏch tiếp cận để tỡm hiểu về ngành hàng, nhúm hàng, cỏch thức đúng gúi chất xếp, luồng vận chuyển. Cỏc nhõn viờn phải tỡm cỏch tiếp cận được với những khỏch hàng này cho họ thấy sự hiện diện của cụng ty và giỳp họ hiểu hơn về sản phẩm mà cụng ty cú thể cung cấp. Cụ thể phũng hàng húa phải chuẩn bị tài liệu chào phớ kốm theo điều kiện bảo hiểm, cỏc bỏo cỏo tài chớnh trong một số năm gần đõy để chứng minh cho họ thấy vị thế cũng như khả năng tài chớnh của doanh nghiệp. Thụng qua tư vấn giỳp đỡ cỏc cụng ty XNK lựa chọn cỏc điều kiện bảo hiểm phự hợp.
Đối với cỏc khỏch hàng cũ, cỏc khỏch hàng truyền thống, cỏc nhõn viờn phải thuyết phục được họ tỏi tục hợp đồng một cỏch tự nguyện. Lượng khỏch hàng truyền thống này sẽ đảm bảo cho cụng ty một doanh thu ổn định. Một cụng ty bảo hiểm cú lượng khỏch hàng truyền thống chiếm tỉ lệ cao chứng tỏ chất lượng dịch vụ của cụng ty là rất tốt và biểu phớ phự hợp.
Trong quỏ trỡnh thực hiện kế hoạch cụng ty thường xuyờn cử nhõn viờn nhắc nhở khỏch hàng mua bảo hiểm theo đỳng thời gian quy định, đồng thời hướng dẫn họ mua bảo hiểm hết phần kim ngạch nhập về theo giỏ FOB, CF và phần kim ngạch xuất theo giỏ CIF. Mặt khỏc theo dừi số liệu về hàng hoỏ XNK của từng đơn vị và đối chiếu khối lượng khỏch
hàng mua bảo hiểm nếu tỷ lệ hàng hoỏ được bảo hiểm so với kim ngạch mà thấp thỡ cụng ty cần phải tỡm ra lý do để cú sự điều chỉnh phự hợp. Tỷ lệ phớ là mối quan tõm lớn của khỏch hàng. Đối với hàng hoỏ XNK giỏ trị rất lớn chỉ cần một tỷ lệ nhỏ trong phớ cũng là một khoản phớ khỏ lớn. Vấn đề đặt ra cho phũng hàng hải là phải nắm vững cỏch thức tớnh phớ, cỏc yếu tố cấu thành lờn phớ cũng như là đối tượng được bảo hiểm để tớnh ra mức phớ phự hợp nhất. Đến cuối năm phũng hàng húa tổng kết tập hợp số liệu để tớnh ra một số chỉ tiờu hiệu quả khai thỏc từ đú đề ra một chiến lược khai thỏc cho năm nghiệp vụ mới.
2.2.Cấp đơn bảo hiểm .
Khi nhận được giấy yờu cầu bảo hiểm, phũng hàng húa phải xem xột việc cấp đơn theo trỡnh tự sau:
a. Kiểm tra chứng từ và thẩm đinh rủi ro
a.1. Thẩm định rủi ro.
- Đõy là bước nghiờn cứu để dự kiến mức độ rủi ro cú thể xảy ra đối với lụ hàng và tàu trong suốt hành trỡnh.
- Đối với tàu chở hàng cỏc cỏn bộ khai thỏc của cụng ty phải xem xột kỹ cỏc yếu tố sau:
Thứ nhất: quốc tịch của tàu và chủ tàu, điều này cú ảnh hưởng rất lớn đến độ an toàn của hành trỡnh. Chẳng hạn tàu cú quốc tịch Đụng Âu thường xảy ra tổn thất hơn cỏc tàu của vựng khỏc.
Thứ hai : Đối với những lụ hàng cú giỏ trị lớn trờn 1 triệu USD, cỏc khai thỏc viờn phải yờu cầu khỏch hàng phải thụng bỏo cho cụng ty về con tàu vận chuyển trước ớt nhất là một ngày để cụng ty cú thể tỡm hiểu về tàu và chủ tàu. Nếu thụng tin nhận được là khả quan thỡ mới chấp nhận bảo hiểm.
Thứ ba: khả năng tài chớnh của chủ tàu. Nếu chủ tàu cú khả năng tài chớnh tốt thỡ thường ớt xảy ra tranh chấp.
Thứ tư: Tuổi của tàu đối với tàu già, khả năng gõy tổn thất sẽ tăng lờn thậm chớ khụng đủ khả năng đi biển. Trong trường hợp này cần thu thờm phụ phớ tàu già. Nếu khỏch hàng nhập hàng theo giỏ CF thỡ khai thỏc viờn đề nghị khỏch hàng ỏp đặt vấn đề của tàu và bảo lưu quyền đũi lại phớ tàu già trờn hợp đồng mua bỏn. Đối với hàng hoỏ bảo hiểm cỏc nhõn viờn cần phải xem xột cỏc vấn đề sau: Vấn đề thứ nhất là loại hàng (bao gồm chủng loại, tớnh chất nội tỳ hàng húa). Vấn đề thứ hai là phương thức đúng gúi, bao bỡ, chất xếp hàng hoỏ, phương thức vận chuyển, ký mó hiệu.
Đối với cảng đi, cảng đến: Đõy cũng là yếu tố ảnh hưởng đến nguy cơ xảy ra tổn thất cho hàng hoỏ vỡ nú chứa đựng rất nhiều cỏc yếu tố liờn quan như người bỏn hàng, người nhận hàng, tỡnh trạng bốc xếp, tập quỏn của cảng. Qua việc nghiờn cứu cảng đi, cảng đến nhõn viờn bảo hiểm biết được những rủi ro hàng hoỏ nào cú thể gặp đối với hành trỡnh, biết được lụ hàng cú phải chuyển tải hay khụng và chuyển tải ở cảng nào. Từ đú chi nhỏnh sẽ cú biện phỏp cần thiết cũng như khuyến cỏo với khỏch hàng nhằm ngăn ngừa và hạn chế tổn thất.
Khả năng tài chớnh của khỏch hàng: Khai thỏc viờn luụn phải theo sỏt quỏ trỡnh thanh toỏn phớ của khỏch hàng để cú thể phõn biệt được loại khỏch hàng theo tiờu chuẩn thanh toỏn tốt hay xấu từ đú cú biện phỏp sử lý kịp thời trỏnh tỡnh trạng dõy dưa nợ đọng phớ.
a.2. Kiểm tra chứng từ:
Trước hết cỏn bộ bảo hiểm phải kiểm tra tớnh hợp lý của người yờu cầu bảo hiểm, chỉ khi người được bảo hiểm khai rừ tất cả cỏc đề nghị in sẵn thỡ giấy yờu cầu bảo hiểm mới được coi là hợp lệ.
- Đối với hàng nhập chỉ chấp nhận ”bỏo sau” cỏc đề mục liờn quan đến phương tiện vận chuyển như: Tờn tàu, ngày khởi hành, số hợp đồng vận chuyển với cam kết của khỏch hàng là tàu đủ khả năng đi biển. Đồng thời yờu cầu khỏch hàng cung cấp đủ cỏc chi tiết khi nhận được bộ chứng từ. Nếu khỏch hàng khai thiếu một trong cỏc đề mục cơ bản sau: Tờn mặt hàng, giỏ trị bảo hiểm, tuyến hành trỡnh, điều kiện bảo hiểm thỡ cỏc khai thỏc viờn yờu cầu khỏch hàng phải bổ sung ngay.
- Đối với hàng xuất: Bờn cạnh giấy yờu cầu bảo hiểm khỏch hàng cần phải cung cấp thờm một số tài liệu sau:
+ Vận tải đơn
+ Hoỏ đơn thương mại
+ Thư tớn dụng (nếu việc thanh toỏn mua bỏn bằng thư tớn dụng) Bờn cạnh đú cỏn bộ cũn phải xem xột kỹ đặc điểm tớnh chất hàng hoỏ, phương thức đúng gúi, xếp hàng, tuyến hành trỡnh, điều kiện bảo hiểm mà khỏch hàng yờu cầu. Nếu tàu trở nguyờn chuyến một mặt hàng, chi nhỏnh sẽ yờu cầu khỏch hàng cung cấp thờm tàu và bảng thụng bỏo chi tiết tàu để tớnh thờm phụ phớ.
b.Vấn đề chấp nhận, từ chối bảo hiểm .
- Từ chối bảo hiểm: Sau khi kiểm tra nếu thấy chứng từ khụng hợp lệ và khụng thể căn cứ vào đú để cấp đơn bảo hiểm, khai thỏc viờn bảo hiểm sẽ từ chối ngay bằng cỏch lập cụng văn từ chối và gửi bằng fax hay qua đường bưu điện kốm theo cỏc tài liệu giải thớch cho khỏch hàng hiểu.
- Chấp nhận bảo hiểm: Sau khi kiểm tra hồ sơ yờu cầu bảo hiểm phõn tớch số liệu thống kờ, phõn tớch khả năng tài chớnh của khỏch hàng,
đỏnh giỏ rủi ro nếu thấy đạt yờu cầu thỡ cụng ty quyết định bảo hiểm đồng thời thoả thuận thời gian giao kết hợp đồng chớnh thức.
c. Cấp đơn bảo hiểm
Khi đó đồng ý bảo hiểm khai thỏc viờn vào sổ cấp đơn, số đơn bảo hiểm được lấy theo số thứ tự trong sổ. Tiếp theo tiến hành tớnh số tiền bảo hiểm, tỷ lệ phớ bảo hiểm, người được bảo hiểm cú thể yờu cầu bảo hiểm theo một trong cỏc giỏ trị: FOB, CF, CI, CIF và thờm vào đú tỷ lệ lói ước tớnh.
Cỏc điều kiện bảo hiểm hàng hoỏ XNK vận chuyờn chuyển bằng đường biển hiện đang được PJICO ỏp dụng gồm: bộ điều khoản ICC 1/1/1982 hay 1/11963 hoặc QTC-90. Tuy nhiờn ICC 1/1/1982 là thụng dụng nhất và đang được sử dụng ở hầu hết cỏc hợp đồng.
Nếu hàng hoỏ tham gia bảo hiểm với điều kiện bảo hiểm càng rộng thỡ phớ bảo hiểm càng cao và ngược lại. Mặt khỏc, loại hàng hoỏ được bảo hiểm cũng là nhõn tố ảnh hưởng tới tỷ lệ phớ chớnh, đối với những hàng húa chịu tỏc động lớn của mụi trường bờn ngoài, khú bảo quản thỡ tỷ lệ bảo hiểm cao hơn.
Tỷ lệ phớ chớnh cao hay thấp cũn phụ thuộc vào phương thức đúng gúi, chất xếp, chuyờn chở hàng húa. Nếu hàng hoỏ đúng trong container hoặc chở nguyờn chuyến thỡ tỷ lệ phớ thấp hơn hàng chở rời hoặc đúng thựng.
Việc xỏc định tỷ lệ phớ khụng chỉ dựa vào kết quả của tớnh toỏn, thống kờ hay cỏc quy định phổ biến trờn thế giới, mà để đỏp ứng được yờu cầu của tỡnh hỡnh thực tế, cụng ty cũn thường xuyờn theo dừi sự biến động của thị trường, khỏch hàng, nhằm đưa ra mức phớ cạnh tranh hợp lý. Việc
mà cũn nõng cao ý thức trỏch nhiệm cũng như hiệu suất cụng việc của cỏn bộ làm cụng tỏc bảo hiểm hàng hoỏ XNK vận chuyển bằng đường biển, mặt khỏc đảm bảo quyền lợi cho khỏch hàng.
d. Thu phớ và theo dừi sau khi cấp đơn bảo hiểm:
Đõy cú thể coi là một trong cỏc khõu quan trọng nhất của quy trỡnh khai thỏc nú cú tỏc động trực tiếp đến việc hoàn thành kế hoạch thu phớ và tiến độ thu phớ, doanh số thu. Đồng thời nú cũng phụ thuộc nhiều vào khả năng tài chớnh của khỏch hàng cũng như mức độ khộo lộo của cỏn bộ bảo hiểm khi giao kết hợp đồng và trong quỏ trỡnh thu phớ. Hiện nay hỡnh thức thu phớ của cụng ty rất linh hoạt cú thể thu trực tiếp bằng hoỏ đơn hoặc thu qua chuyển khoản bằng giấy bỏo nợ. Thời hạn thu phớ là từ khi ký hợp đồng cho tới khi kết thỳc hành trỡnh. Việc quy định thời hạn kộo dài như vậy đó tạo điều kiện thuận lợi và cú tỏc dụng khuyến khớch khỏch hàng. Riờng đối với hợp đồng bảo hiểm bao khỏch hàng cú thể thanh toỏn phớ theo kỳ, do hợp đồng cú hiệu lực trong một thời gian dài (thường là một năm), sử dụng cho khỏch hàng lớn, XNK thường xuyờn và cú uy tớn thụng thường số phớ bảo hiểm được đúng thành 3 hoặc 4 lần trong năm (với điều kiện khi vận chuyển từng chuyến thỡ phải bỏo cho cụng ty biết). Hỡnh thức thu phớ của PJICO cũng theo hai cỏch thu tiền mặt hoặc chuyển khoản.
ở đõy cú một điểm cần lưu ý rằng trong trường hợp cũn thiếu cỏc chi tiết hoặc cần điều chỉnh sửa đổi cỏc số liệu trong đơn bảo hiểm thỡ lỳc này cỏn bộ của cụng ty yờu cầu khỏch hàng cung cấp cỏc số liệu chi tiết cũn thiếu để lập giấy sửa đổi bổ sung. Giấy này sẽ được đớnh kốm và cú giỏ trị bổ sung cho hợp đồng bảo hiểm, khụng làm thay đổi giỏ trị và hiệu lực của hợp đồng bảo hiểm đồng thời cũng được phõn phối như hợp đồng bảo hiểm.
Trong trường hợp khỏch hàng đề nghị điều chỉnh giỏ trị bảo hiểm như điều chỉnh giỏ FOB, CF, cước phớ vận tải và điều kiện bảo hiểm thỡ phải tớnh lại STBH bằng hỡnh thức là cụng ty cấp cho khỏch hàng giấy sửa đổi bổ sung.
Phần chờnh lệch tăng: đề nghị khỏch hàng thanh toỏn thờm. Phần chờnh lệch giảm: cụng ty sẽ hoàn lại phớ cho khỏch hàng.
Trong mọi trường hợp khi cụng ty cấp giấy sửa đổi bổ sung cho khỏch hàng thỡ đều khụng thu lệ phớ.
Ngoài ra trong cỏc trường hợp khỏch hàng yờu cầu huỷ bỏ hợp đồng cụng ty sẽ đề nghị khỏch hàng cung cấp cỏc chứng từ chứng minh yờu cầu của mỡnh, nếu thấy hợp lý và chấp nhận được thỡ tiến hành hoàn lại 80% số phớ và huỷ đơn đú trong sổ cấp.
Với quy trỡnh khai thỏc trờn, tổng kim ngạch bảo hiểm và doanh thu phớ của cụng ty ngày càng đạt được những kết quả khả quan, cụ thể:
Bảng 1: doanh thu phớ của nghiệp vụ bảo hiểm hàng húa XNK vận chuyển bằng đường biển của PJICO(2002-2007)
STT Chỉ Tiờu Đơn vị 2003 2004 2005 2006 2007 1 DT phớ toàn cụng ty Tỷ đồng 352,161 510,0 0 730,0 0 670,0 0 880,00 2 doanh thu phớ của nghiệp vụ Tỷ đồng 62,474 71,845 79,03 70,55 72,44 3 Tỷ trọng =(2)/(1) % 17,74 14,08 10,08 10,53 8,23 Nguồn: Phũng hàng hoỏ-PJICO
Qua bảng trờn ta thấy từ 2003 đến 2007, doanh thu phớ của nghiệp vụ bảo hiểm hàng húa XNK vận chuyển bằng đường biển luụn đúng gúp trờn 10% tổng doanh thu phớ toàn cụng ty. Đõy là một con số khụng nhỏ chứng tỏ nghiệp vụ này khỏ quan trọng trong chiến lược kinh doanh của cụng ty. Chớnh
vỡ vậy cụng ty nờn chỳ trọng vào việc triển khai nghiệp vụ này để tăng doanh thu cho cụng ty.
