- Thời gian thi công: 312 ngày kể từ ngày có kết quả nén tĩnh cọc.
2. Hoàn thiện hạch toán chi phí vậ tt
ở Công ty Xây dựng số 1 Hà Nội, việc mua sắm vật t đợc giao quyền chủ động hoàn toàn cho các đơn vị, về phía Công ty chỉ thực hiện quản lý thông qua chứng từ, hoá đơn do các đơn vị giao nộp. Chính vì việc quản lý cha chặt chẽ này khiến cho vật t mua về sử dụng để thi công các công trình cha đảm bảo đợc số lợng cũng nh chất lợng và đồng thời cũng dễ nảy sinh hiện tợng tiêu cực trong quá trình thu mua vật t. Để tăng cờng tính kiểm tra, giám đốc Công ty cùng với phòng Kinh tế - kế hoạch, phòng Tài vụ cần bố trí thêm nhân viên thờng xuyên theo dõi chi phí vật t tại các công trình. Với những vật liệu chính, có giá trị lớn Công ty nên cử cán bộ cung ứng đi liên hệ, giao dịch và ký hợp đồng với các nhà cung cấp có tín nhiệm, đảm
bảo cung cấp đủ về số lợng, đúng về chất lợng cho Công ty khi cần thiết ở mọi lúc, mọi nơi.
Một biện pháp nữa để đảm bảo vật t đợc cung cấp đầy đủ về chất lợng,số lợng và sử dụng đúng mức, tiết kiệm, hàng tuần các đơn vị lập bảng kể hoạch mua vật t dựa trên dự toán khối lợng xây lắp và định mức tiêu hao vật t. Bảng kế hoạch này là cơ sở để đánh giá tình hình sử dụng vật t thực tế. Sau khi phòng Kinh tế - kế hoạch duyệt các đơn vị sẽ tiến hành mua vật t và cử cán bộ Công ty đi cùng. Cuối tháng phòng Kinh tế - kế hoạch cùng phòng Tài vụ Công ty phân tích đề ra biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vật t.
Chứng từ về vật t mới chỉ có hợp đồng, hoá đơn mua bán vật t không phản ánh đợc những thiếu hụt trong quá trình vận chuyển, giao nhận. Bên cạnh đó, mặc dù vật t mua về xuất thẳng tới chân công trình nhng kế toán đơn vị vẫn làm thủ tục lập phiếu nhập kho và phiếu xuất kho. Việc làm này phức tạp về hình thức, lãng phí về lao động kế toán cũng nh sổ sách và thời gian. Vì vậy, để xác định chứng từ gốc làm căn cứ ghi sổ kế toán ngoài hoá đơn mua hàng cần lập biên bản giao nhận vật t giữa ngời cung cấp và ngời mua. Biên bản giao nhận vật t có thể đợc lập theo mẫu sau: Biểu 3.1: Biên bản giao nhận vật t
Ngày tháng năm Thành phần:
- Ông (bà):...địa chỉ...đại diện bên cung ứng - Ông (bà):...địa chỉ...đại diện bên nhận Tiến hành bàn giao số lợng vật t nh sau:
Stt Tên, quy cách, chủng loại vật t Đơn vị tính Số lợng Thành tiền Ghi chú .... Tổng cộng
Đại diện bên cung ứng Đại diện bên nhận
Quản lý tốt vật t chỉ đem lại hiệu quả một nửa cho Công ty trong việc hạ giá thành sản phẩm. Để hoàn thiện hạch toán chi phí vật t Công ty còn cần phải thực hiện các biện pháp nhằm giảm chi phí vật t. Trong giá trị vật t mua về ngoài giá trị ghi trên hoá đơn còn bao gồm cả chi phí thu mua, vận chuyển vật t tới tận chân công
trình. Do đó tìm cách giảm chi phí vật t cũng đồng nghĩa với giảm các loại chi phí này. Để làm đợc điều đó Công ty cần thiết lập đợc mối quan hệ tốt với những nhà cung cấp vật t có uy tín, đồng thời phải thờng xuyên nghiên cứu, khảo sát giá cả trên thị trờng để tránh tình trạng bị mua với giá nh cũ nhng thực tế giá trên thị trờng đã hạ.
Về tổ chức vận chuyển vật t, Công ty nên nghiên cứu tìm ra con đờng ngắn nhất để giảm chi phí vận chuyển bằng cách liên hệ với nhà cung cấp để biết đợc những đại lý, những chi nhánh gần địa bàn thi công công trình nhất, việc thu mua nên tổ chức nhanh gọn để giảm chi phí giờ ca xe ôtô tải, Công ty cũng nên sử dụng các loại xe có trọng tải lớn để việc thu mua đợc nhanh chóng.
Ngoài ra, trong quá trình thi công có thể có những khối lợng công trình hay những phần việc phải phá đi làm lại để đảm bảo chất lợng công trình , Công ty phải phá dỡ công trình cũ để xây lại mới, Công ty nên tận dụng phế liệu thu hồi chặt chẽ hơn. Trong các sai phạm kỹ thuật nhỏ không cần thiết phải phá đi làm lại thì chỉ cần sửa chữa, điều chỉnh. Tận dụng đợc khoản thu hồi này Công ty sẽ giảm bớt đợc phần nào vật t cần mua mới cho thi công.
Để chính xác trong việc hạch toán nguyên vật liệu, kế toán không đợc hạch toán chi phí thu mua vào TK 6277-chi phí dịch vụ mua ngoài sản xuất chung và chi phí vận chuyển vào TK 6237 mà phải hạch toán vào TK 621-chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, việc hạch toán sai lệch này gây nên sự thiếu chính xác trong việc tính giá vật t và phân tích các khoản mục chi phí phục vụ công tác quản trị. Do đó, khi tính giá thực tế vật liệu mua về kế toán phải tính theo công thức sau:
Ngoài ra, trong hệ thống tài khoản của Công ty nên bổ sung tiểu khoản 6233 và 6273 để phản ánh giá trị công cụ dụng cụ xuất dùng cho máy thi công và sản xuất chung, giúp cho việc phân định nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ xuất sử dụng một cách rõ ràng.
Để phù hợp với chuẩn mực kế toán mới ban hành theo quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trởng Bộ Tài chính, việc phân bổ công cụ dụng cụ nên đợc hạch toán nh sau:
71
Giá mua ghi trên hoá đơn
Giá thực tế nguyên vật
Trờng hợp xuất dùng công cụ dụng cụ có giá trị tơng đối cao, tham gia vào hoạt động sản xuất-kinh doanh trên 1 năm tài chính, kế toán áp dụng phơng pháp phân bổ 2 lần. Theo phơng pháp này, khi xuất dùng kế toán phản ánh các bút toán:
BT1) Phản ánh toàn bộ giá trị xuất dùng: Nợ TK 242
Có TK 153 (1531)
BT2) Phân bổ 50% giá trị xuất dùng cho các đối tợng sử dụng: Nợ TK liên quan (6233, 6273)
Có TK 153 (1531)
Khi báo hỏng, mất hoặc hết thời gian sử dụng:
Nợ TK 138, 334, 111, 152... phế liệu thu hồi hoặc bồi thờng
Nợ các TK liên quan (6233, 6273): phân bổ nốt giá trị còn lại(trừ thu hồi) Có TK 242: giá trị còn lại (50% giá trị xuất dùng)
Trờng hợp công cụ dụng cụ xuất dùng với quy mô lớn, giá trị cao với mục đích thay thế, trang bị mới hàng loạt, có tác dụng ohục vụ cho nhiều năm tài chính thì toàn bộ giá trị xuất dùng đợc phân bổ đần vào chi phí. Khi xuất dùng, kế toán phản ánh các bút toán sau:
BT1) Phản ánh 100% giá trị xuất dùng: Nợ TK 242
Có TK 153 (1531)
BT2) Phản ánh giá trị phân bổ mỗi lần: Nợ TK liên quan (6233, 6273)
Có TK 242: giá trị phân bổ mỗi lần
Các kỳ tiếp theo, kế toán chỉ phản ánh bút toán phân bổ giá trị hao mòn (bút toán 2 ở trên).
Khi báo hỏng, mất hoặc hết thời gian sử dụng, sau khi trừ phế liệu thu hồi hay số bồi thờng của ngời làm mất, hỏng ... giá trị còn lại sẽ đợc phân bổ vào chi phí kinh doanh tơng tự nh phân bổ 2 lần.