II. Một số nhận xét về công tác kế toán luchuyển hàng hoá ở công ty tạp phẩm và bảo hộ lao động.
2.Những tồn tạ
Bên cạnh những thế mạnh của công ty ở trên, công tác hạch toán lu chuyển hàng hoá tại công ty không thể tránh khỏi những tồn tại sau:
1. Về nghiệp vụ mua hàng.
Theo quy định của công ty, khi mua hàng dù việc thanh toán dới hình thức nào (trả trớc, trả ngay, trả chậm), kế toán công ty đều phải phản ánh qua TK 331 “Phải trả ngời bán”. Cụ thể kế toán ghi bút sau:
Nợ TK 1561 Nợ TK 133
Có TK 331
Nếu thanh toán ngay bằng tiền mặt, TGNH thì kế toán ghi đồng thời bút toán sau:
Nợ TK 331
Có TK 111, 112
Theo em, việc quy định nh trên tuy thuận lợi cho việc theo dõi tổng giá trị thanh toán trong kỳ nhng không phản ánh đúng bản chất của nghiệp vụ thanh toánh ngay. Với nghiệp vụ này phải phản ánh qua TK công nợ để theo dõi công nợ của công ty mà không phản ánh thẳng vào TK 111, TK 112 vì vậy việc ghi chép đó là lòng vòng, rất dễ xảy ra sai sót. Công ty là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thơng mại do đó nghiệp vụ thanh toán phát sinh nhiều, thờng xuyên, hàng ngày đòi hỏi kế toán công ty phải sửa đổi cách hạch toán này.
2. Do công ty không sử dụng TK 151 “Hàng mua đang đi đờng” nên các cửa hàng chỉ theo dõi hàng mua về đã thực nhập kho - có phiếu nhập kho. Còn các trờng hợp đến cuối tháng, cuối quý hàng mua đang đi trên đờng vận chuyển về kho hoặc hàng đã về cửa hàng nhng cha làm thủ tục nhập vào kho, quầy còn chờ kiểm nhận thì không đợc theo dõi trên tài khoản nào cả. Vì vậy, đã không phản ánh đúng đợc tình hình tài sản của đơn vị tại các thời điểm một cách chính xác và cũng không theo dõi đợc chính xác giá trị hàng
tồn kho để có thể có biện pháp để tăng cờng quản lý, phân công trách nhiệm quản lý và bảo quản hàng hoá.
3. Về nghiệp vụ hạch toán hàng tồn kho: Công ty đã sử dụng phơng pháp thẻ song song để hạch toán nghiệp cụ này. Cụ thể là, hàng ngày căn cứ vào các phiếu nhập kho, xuất kho, thủ kho tiến hành ghi thẻ kho. Sau đó kế toán cũng căn cứ vào các chứng từ đó và ghi vào thẻ kho có kết cấu tơng tự nh ở kho(để theo dõi về mặt số lợng) và tờ kê chi tiết nhập, tờ kê chi tiết xuất( chỉ phản ánh về mặt giá trị không theo dõi về mặt số lợng). Theo em, việc lập hai thẻ kho cả ở phòng kế toán và ở kho là sự trùng lặp không cần thiết và không tuân thủ đúng nguyên tắc của phơng pháp thẻ song song. Điều này sẽ gây khó khăn cho kế toán trong việc đối chiếu giữa số lợng và giá trị của từng mặt hàng tồn kho vì phải theo dõi và đối chiếu trên 2 sổ cùng một lúc.
4. Vấn đề hạch toán nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán.
Trong nghiệp vụ này, hàng hoá đợc vận chuyển thẳng từ kho của ngời bán đến cho ngời mua. Trên thực tế, hàng hoá không về nhập kho nhng kế toán công ty vẫn hạch toán nhập kho lô hàng đó và sau đó mới kết chuyển trị giá mua của lô hàng vào tài khoản 632. Cụ thể, em xin lấy một ví dụ nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng với cửa hàng bách hoá Bắc Giang một lô hàng có giá mua là 18.180.000 đồng(cha thuế GTGT) và trị giá bán là 19.500.000 đồng( cha thuế GTGT) đã đợc phản ánh trong phần bán hàng bằng bút toán sau:
- Khi hàng hoá đợc chở đến chỗ ngời mua, kế toán ghi bút toán nhập kho hàng hoá:
Nợ TK 1561: 18.180.000 Nợ TK 133 : 1.818.000
Có TK 331: 19.998.000
- Khi khách hàng chấp nhận thanh toán, trả tiền lô hàng đó kế toán ghi: Nợ TK 111: 21.450.000
Có TK 511: 19.500.000 Có TK 3331: 1.950.000
Sau đó kế toán kết chuyển trị giá lô hàng đã tiêu thụ: Nợ TK 632: 18.180.000
Có TK 1561: 18.180.000
Theo trình tự hạch toán trên, lợng hàng nhập kho trong kỳ tăng thêm 18.180.000 đồng so với thực tế hàng nhập trong kỳ. Tuy nhiên, kết quả tồn kho
vẫn phản ánh đúng giá trị thực tế vì nghiệp vụ xuất kho đợc ghi đồng thời với nghiệp vụ nhập kho hàng hoá. Nói cách khác, công ty đã đồng nhất nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng với nghiệp vụ bán buôn trực tiếp qua kho. Nh vậy, nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng tại công ty đã không đợc phản ánh đúng với ý nghĩa kinh tế của nó, gây khó khăn cho công tác xác định và phân bổ chi phí mua hàng, chi phí bảo quản, dự trữ hàng tồn kho. Mặt khác nó cũng gây cho kế toán những khó khăn, phức tạp không cần thiết trong việc phân biệt trên sổ sách đâu là nghiệp vụ bán buôn trực tiếp qua kho, đâu là nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán để từ đó đánh giá hiệu quả hoạt động của từng nghiệp vụ. Phơng thức bán hàng vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán là phơng thức bán hàng tiên tiến, tiết kiệm đợc chi phí nên công ty cần phát huy phơng thức này để thu đợc lợi nhuận cao hơn.
5. Về chi phí thu mua hàng hoá.
Các khoản chi phí thu mua, chi phí liên quan đến mua tại các đơn vị trực thuộc hoặc trên toàn công ty đợc hạch toán vào TK 1562 “Chi phí thu mua hàng hoá”. Sau đó cuối kỳ kết chuyển hết vào giá vốn hàng bán ra trong kỳ chứ không phân bổ theo tiêu thức quy định để xác định trị giá mua còn lại cuối kỳ trên TK 1562. Việc hạch toán nh vậy là không đúng với chế độ hiện hành bởi vì không phải bao giờ hàng hoá mua trong kỳ này đều đợc bán hết trong kỳ mà vẫn còn bị tồn kho để chuyển sang kỳ sau. Chi phí mua hàng trong quý đó sẽ đợc tính hết vào giá vốn của hàng bán trong quý đó thì sẽ làm tăng giá vốn hàng bán dẫn đến việc xác định kết quả trong kỳ thiếu chính xác.
Ví dụ chi phí mua hàng của toàn công ty trong quý 1- năm 2001 là 111.973.519 đồng thì đợc kế toán công ty hạch toán nh sau:
Cuối quý 1 kế toán kết chuyển hết vào giá vốn hàng bán trong kỳ Nợ TK 632: 111.973.519
Có TK 1562: 111.973.519
6. Về hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng phải thu khách hàng.
Hiện nay, công ty cha áp dụng phơng pháp dự phòng giảm giá hàng tồn kho mà đây là phơng pháp thể hiện nguyên tắc thận trọng trong kinh doanh. Nếu không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho thì sẽ gây khó khăn cho công ty vì khối lợng hàng hoá trong kho của công ty rất lớn trong khi giá cả trên thị trờng lại thờng xuyên biến động. Nếu lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho hợp lý sẽ tạm thời làm giảm thu nhập ròng của niên độ báo cáo - niên độ lập
dự phòng và giảm thuế thu nhập phải nộp. Công ty cũng cha áp dụng nghiệp vụ lập dự phòng phải thu khó đòi nên số tiền vốn khách hàng chiếm dụng còn quá nhiều rất dễ bị rủi ro cao. Có một số khoản đã đứng trớc nguy cơ bị mất toàn bộ hoặc bị mất một phần mà không thể có một khoản thu nào bù đắp đ- ợc. Do đó việc lập dự phòng phải thu khó đòi là rất cần thiết để doanh nghiệp có thể tránh, giảm đợc một số rủi ro.
7. Về nghiệp vụ chiết khấu và giảm giá hàng bán:
Công ty không sử dụng TK 811 “ Chi phí hoạt động tài chính” và TK 532 “Giảm giá hàng bán” để phản ánh số chiết khấu và giảm giá hàng bán mà trừ thẳng vào doanh thu bán hàng trên hoá đơn. Việc hạch toán nh vậy tuy vẫn bảo đảm phản ánh đúng doanh thu của kỳ nhng lại không đúng so với chế độ kế toán và không đảm bảo thông tin chính xác cho ngời quản lý.
8. Về hạch toán khấu hao TSCĐ phục vụ cho bán hàng và quản lý doanh nghiệp. Hiện nay, tại công ty khoản chi phí khấu hao TSCĐ đợc kế toán hạch toán vào chi phí hoạt động tài chính ghi Nợ TK 811, Có TK 214. Cách hạch toán nh trên của công ty làm mức khấu hao TSCĐ sử dụng cho bán hàng và quản lý doanh nghiệp thì không đợc hạch toán vào chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp dẫn đến việc tính lợi nhuận tiêu thụ là không chính xác.
Trong quý 1 năm 2001 chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho bán hàng và quản lý doanh nghiệp là 36.199.667 đồng đã đợc kế toán hạch toán vào chi phí hoạt động tài chính ghi
Nợ TK 811: 36.199.667 Có TK 214: 36.199.667.
Vì vậy, lợi nhuận thuần của công ty không đợc tính toán một cách chính xác mà đợc tính tăng lên một lợng là 36.199.667 đồng
9. Về ghi chép sổ sách:
Từ thực tế công ty cho thấy trong việc sử dụng hệ thống sổ sách để phản ánh việc lu chuyển hàng hoá công ty vẫn còn sử dụng một số sổ cũ cho nên tên gọi và nội dung phản ánh nhiều khi không phù hợp với mẫu sổ hiện nay. Ví dụ nh bảng kê số 4: tại công ty bảng kê số 4 để theo dõi TK 156 nhng hiện nay, theo chế độ sổ sách mới thì bảng kê số 4 theo dõi TK 152, 153, 154... còn bảng kê số 8 mới dùng để theo dõi TK 156.
Với việc mở thêm phần phụ trên bảng kê số 4, kế toán công ty đã ghi chép nhật ký chứng từ số 8 trên cùng một hệ thống sổ sách. Với cách làm này
thì ở các đơn vị trực thuộc tiện cho việc đối chiếu và không phải mở hệ thống sổ sách cồng kềnh. Nhng khi kế toán mở bảng kê tổng hợp cho toàn công ty thì lại dẫn đến sự trùng lặp do nhật ký chứng từ số 8 mở tới hai lần, dẫn đến gây mất thời gian, tốn kém chi phí sổ sách mà không theo dõi đợc các khoản giảm trừ doanh thu.
Theo em một số vấn đề còn tồn tại trong công tác lu chuyển hàng hoá đã trình bày ở trên thì công ty có thể khắc phục đợc. Với kiến thức học ở trờng và thực tế thực tập tại công ty em xin đa ra một vài ý kiến nhằm không ngừng hoàn thiện công tác hạch toán lu chuyển hàng hoá tại công ty Tạp phẩm và Bảo hộ lao động.