II. Thực trạng tổ chức hạch toán luchuyển hàng hoá tại Công ty Tạp phẩm và Bảo hộ lao động.
3. Hạch toán chi tiết kho hàng.
Tại Công ty Tạp phẩm và Bảo hộ lao động, từng mặt hàng mua vào đều đợc theo dõi chi tiết cả về số lợng và giá trị. Hạch toán chi tiết nghiệp vụ mua hàng đợc tiến hành theo phơng pháp thẻ song song. Việc tổ chức hạch toán chi tiết nhập kho hàng hoá đợc thực hiện giữa kho và phòng kế toán nh sau: Ví dụ: Theo hợp đồng số 103 giữa phòng nghiệp vụ của Công ty với Công ty bóng đèn phích nớc Rạng Đông mua 70000 bóng huỳnh quang 40w với giá 6060 đồng/ cái do Công ty đó chuyển đến kho Cát Linh của Công ty Tạp phẩm và Bảo hộ lao động.
Căn cứ vào liên 2 hoá đơn GTGT( mẫu số 1) do Công ty bóng đèn phích nớc Rạng Đông lập gửi cho Công ty Tạp phẩm và Bảo hộ lao động, trên cơ sở kết quả kiểm nhận hàng hoá của “biên bản kiểm nhận hàng hoá”, cán bộ nghiệp vụ lập phiếu nhập kho( mẫu số 2) để phản ánh số lợng và giá trị hàng hoá thực nhập.
Khi nhận đợc hoá đơn mua hàng( liên 2) cán bộ nghiệp vụ viết phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho lập thành 5 liên và đợc luân chuyển nh sau:
Liên 1: Lu tại quyển
Liên 2: Giao cho thủ kho để ghi thẻ kho Liên 3: Giao cho kế toán hàng hoá Liên 4: Giao cho kế toán công nợ mua Liên 5: Giao cho thống kê.
Mẫu số 1:
Đơn vị: CT. bóng đèn Mẫu số01GTKT-3LL
Hoá đơn giá trị gia tăng Số: 095260 Liên 2( giao khách hàng)
Ngày 1/3/2001
Đơn vị bán hàng: Công ty bóng đèn phích nớc Rạng Đông Địa chỉ: Hạ Đình Thanh Xuân Hà nội
Số điện thoại: 8584576 Mã số: 01001011531
Tên ngời mua hàng: Chị Ngọc và anh Hùng nhận hàng
Địa chỉ: Công ty Tạp phẩm và Bảo hộ lao động Mã sô: 01001075251
Hình thức thanh toán: Bán chịu
Đơn vị: đồng STT Tên qui cách hàng hoá Đơn vị Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 Bóng huỳnh quang 40w Cái 70000 6060 424200000
Cộng 424200000
Tiền thuế GTGT 10% 42420000
Tổng tiền thanh toán 466620000
Số tiền bằng chữ: Bốn trăm sáu mơi triệu sáu trăm hai mơi ngàn đồng chẵn./. Ngời mua hàng Ngời viết hoá đơn Thủ kho Kế toán trởng
Giám đốc (đã ký) (đã ký) (đã ký) (đã ký) (đã ký) Mẫu số 2: Đơn vị: Phòng nghiệp vụ Kho: Cô Ngọc Phiếu nhập kho Số 1013 Ngày 1/3/2001
Theo hoá đơn số 95260 ngày 1/3/2001
Nhập tại kho: Cô Ngọc- 11A Cát Linh- Phòng nghiệp vụ Stt Tên qui cách hàng hoá Mã số Đơn vị
Số lợng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Bóng HQ 40w B40 Cái 70000 70000 6060 424200000 Cộng 70000 70000 424200000
Viết bằng chữ: Bốn trăm hai mơi triệu hai trăm ngàn đồng chẵn./. Phụ tách bộ phận Ngời giao hàng Thủ kho (đã ký) (đã ký) (đã ký)
Tại kho khi có đầy đủ chứng từ: phiếu nhập kho, xuất kho( một liên giao cho thủ kho) thì thủ kho ghi vào thẻ kho( biểu số 1) ở cột số lợng. Thẻ kho mở riêng cho từng loại hàng hoá, từng kho theo các giá trị khác nhau. Mỗi một nghiệp vụ nhập xuất hàng hoá đợc phản ánh trên một dòng của thẻ kho. Định kỳ thủ kho kiểm tra và đối chiếu số lợng thực tế với số lợng trên thẻ kho và và số lợng trên thẻ kho mà kế toán theo dõi.
Tại phòng kế toán: hàng ngày, bộ phận kế toán căn cứ vào các phiếu nhập, xuất kho để ghi vào thẻ kho nh ở kho( chỉ theo dõi về mặt số lợng). Cuối tháng, kế toán đối chiếu với thủ kho về mặt số lợng. Đồng thời kế toán căn cứ vào tờ kê chi tiết nhập và tờ kê chi tiết xuất( chỉ theo dõi về mặt giá trị) để lập “ Báo cáo nhập xuất tồn kho hàng hoá”( biểu số 2). Báo cáo này mở cho từng kho và theo dõi tổng hợp từng loại hàng hoá theo các đơn giá khác nhau cả về mặt số lợng và giá trị. Kết cấu, phơng pháp ghi “báo cáo nhập xuất tồn kho hàng hoá” nh sau:
- Phần tên hàng, đơn giá, đơn vị tính : mỗi đơn giá của từng loại hàng hoá khác nhau đợc ghi trên một dòng báo cáo.
- Phần ghi tồn đầu kỳ: số liệu ghi vào đợc căn cứ vào lợng tồn ở thẻ kho từng loại hàng hoá.
- Phần ghi nhập trong kỳ, xuất trong kỳ: căn cứ để ghi vào các phần này là dựa vào sự phân loại các chứng từ mua hàng, chứng từ xuất kho đợc đối
bằng tổng phát sinh Nợ trên tài khoản 1561, tổng giá trị xuất kho phải bằng tổng phát sinh Có trên tài khoản 1561 của bảng kê số 4.
- Phần tồn cuối kỳ: phản ánh lợng tồn cuối kỳ của từng loại hàng hoá theo từng đơn giá.
Biểu số 1
Phòng nghiệp vụ Mẫu số 06-VT Tên kho: cô Ngọc
Thẻ kho Tờ số 1
Tên, nhãn hiệu hàng hoá: Bóng huỳnh quang 40w Mã hiệu: B40
Đơn giá: 6060 đồng Stt Chứng từ Diễn giải Ngày
nhập, xuất Số lợng Chữ ký SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn đầu kỳ 1 1013 1/3 Nhập kho 1/3 70000 70000 2 1971 2/3 Xuất quầy 2/3 100 69900 3 2008 5/3 Xuất bán 5/3 50000 19900 4 1101 8/3 Nhập 10/3 10000 29990 5 2085 11/3 Xuất quầy 100 29890 ... ... ... ... ... 2179 20/3 Nhập 3000 25740 2950 20/3 Xuất 3000 22740 ... ... ... ... ... ... ... Cộng 100000 100000 0