II. Thực trạng tổ chức hạch toán luchuyển hàng hoá tại Công ty Tạp phẩm và Bảo hộ lao động.
1. Phơng thức bán hàngvà chứng từ sử dụng.
Quá trình bán hàng của Công ty đợc thực hiện dới hai hình thức: bán buôn( chủ yếu chiếm 95%) và bán lẻ thu tiền trực tiếp.
♦ Phơng thức bán buôn của Công ty bao gồm bán buôn tại kho, bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán. Các hình thức thanh toán tiền hàng trong bán buôn có thể là thanh toán trớc, thanh toán ngay hoặc thanh toán chậm. Các phơng thức bán buôn chiếm 95% trong hoạt động bán hàng của công ty.
Chứng từ sử dụng:
+ Đối với nghiệp vụ bán buôn tại kho( bán trực tiếp hoặc chuyển hàng chờ chấp nhận thanh toán), trên cơ sở hợp đồng đã ký kết hoặc các đơn vị đặt hàng, cán bộ phòng kinh doanh lập hoá đơn GTGT( cho hầu hết các hàng bán ra) và phiếu xuất kho.
Hoá đơn GTGT bao gồm 3 liên: Liên 1: Lu tại quyển hoá đơn
Liên 2: Liên đỏ giao cho khách hàng
Liên 3: Giao cho kế toán thanh toán để ghi sổ
Hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho là các chứng từ phản ánh số lợng và giá trị hàng xuất bán. Đó cũng là căn cứ để thủ kho xuất hàng, ghi thẻ kho và các sổ sách có liên quan trong quá trình bán hàng.
+ Đối với nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán, kế toán vẫn hạch toán hàng nhập kho nên chứng từ sử dụng cũng là hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho.
♦ Phơng thức bán lẻ hàng hoá: định kỳ 5 ngày nhân viên bán hàng nộp tiền và báo cáo bán hàng cho kế toán thanh toán để ghi vào tờ kê thu tiền và thủ quỹ thu tiền. Sau đó kế toán căn cứ vào báo cáo bán hàng để ghi sổ kế toán. ngoài ra, còn một chứng từ để phản ánh lợng nhập, xuất, tồn tại quầy đó là thẻ quầy hàng. Nó cũng là căn cứ để kế toán kiểm tra chính xác số lợng hàng tồn tại quầy.
Khi khách hàng thanh toán tiền hàng, nếu thanh toán bằng tiền mặt thì kế toán lập phiếu thu tiền, nếu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng thì kế toán căn cứ vào giấy báo Có của ngân hàng để ghi sổ.
2.1. Tài khoản sử dụng
+ Tài khoản 511 “ Doanh thu bán hàng” + Tài khoản 632 “ Giá vốn hàng bán”
Ngoài ra còn sử dụng các TK 156, 111, 112, 131, 3331...
Tại công ty không có hình thức hàng gửi bán nên không sử dụng TK157. 2.2. Ph ơng pháp hạch toán
a. Đối với nghiệp vụ bán buôn hàng hoá qua kho.
Căn cứ vào hợp đồng mua hàng của khách, cán bộ nghiệp vụ viết hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho gửi lên cho phòng kế toán để kế toán trởng duyệt ký và giao cho khách hàng đi lấy hàng.
Ví dụ: Theo hợp đồng mua hàng của công ty thơng mại Phổ Yên với Công ty Tạp phẩm và Bảo hộ lao động bán 50000 bóng huỳnh quang 40w với giá 6500 đồng một cái. Mẫu hoá đơn GTGT( liên 3: dùng để thanh toán) nh sau:
Mẫu số 3
Hoá đơn giá trị gia tăng Số: 058451 (Liên 3: dùng để thanh toán)
Ngày 5/3/2001
Đơn vị bán hàng: Công ty Tạp phẩm và Bảo hộ lao động- phòng nghiệp vụ Địa chỉ:11A Cát Linh- Hà Nội
Điện thoại: 8434093 Mã số: 01001075251
Họ tên ngời mua hàng: Anh Tuyển Địa chỉ : Công ty thơng mại Phổ Yên
Hình thức thanh toán: bán chịu Mã số: 4600125262006
Đơn vị: đồng stt Tên qui cách hàng hoá Đơn vị Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 Bóng huỳnh quang 40w Cái 50000 6500 325000000
Cộng 325000000
Tiền thuế GTGT 10% 32500000
Bằng chữ: Ba trăm năm mơi bảy triệu năm trăm ngàn đồng chẵn./.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị ( đã ký) ( đã ký) (đã ký)
Phiếu xuất kho đợc lập 6 liên và luân chuyển nh sau: Liên 1: Lu tại quyển
Liên 2: Giao cho khách hàng
Liên 3: Giao cho kế toán công nợ bán Liên 4: Giao cho thủ kho
Liên 5: Giao cho kế toán hàng hoá Liên 6: Giao cho thống kê
Căn cứ vào hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho, thủ kho xuất kho và giao cho khách hàng và ghi vào thẻ kho. Hàng ngày, kế toán kiểm tra chứng từ và ghi vào thẻ kho( chỉ theo dõi về mặt số lợng) và tờ kê chi tiết xuất( để theo dõi về mặt giá trị).
Mẫu số 4
Đơn vị: CtyTp và BHLĐ Phòng nghiệp vụ
Kho: cô Ngọc
Phiếu xuất kho Số 2008 Ngày 5/3/2001 Họ tên ngời nhận hàng: Anh Tuyển
Địa chỉ: Công ty thơng mại Phổ Yên Lý do xuất kho: để bán
Xuất tại kho: cô Ngọc- 11A Cát Linh stt Tên qui cách hàng hoá Mã số Đơn vị Số lợng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực Xuất 1 Bóng huỳnh quang 40w B40 Cái 50000 50000 6060 303000000 Cộng 50000 50000 303000000
Ngời nhận hàng Phụ trách bộ phận Ngời lập Thủ kho ( đã ký) ( đã ký) (đã ký) (đã ký)
Ví dụ: Ngày 5/3/2001 phòng nghiệp vụ của công ty xuất bán lô hàng gồm 50000 bóng huỳnh quang 40w Rạng Đông( mua ngày 1/3/2001) cho anh Tuyển với trị giá xuất là 303.000.000 đồng, trị giá bán cha có thuế GTGT là 325.000.000 đồng. Số tiền bán hàng cho ngời mua chịu. Phòng nghiệp vụ lập hoá đơn số 58451 và phiếu xuất kho số 2008( mẫu 3, mẫu 4), xuất trình với kế toán trởng và Giám đốc ký duyệt và sau đó giao hoá đơn cho khách hàng để khách hàng lấy hàng. Căn cứ vào hoá đơn và phiếu xuất kho kế toán vào thẻ kho ghi số lợng xuất( theo dõi về mặt hiện vật) và vào tờ kê chi tiết xuất theo dõi về mặt giá trị( biểu số 9) phản ánh giá vốn của hàng xuất kho, ghi
Nợ tài khoản 632: 303.000.000 Có tài khoản 1561: 303.000.000
Và phần phụ của tờ kê chi tiết xuất phản ánh doanh thu của hàng bán, ghi Nợ tài khoản 131: 325.000.000
Có tài khoản 511: 325.000.000
Đối với việc bán hàng theo phơng thức qua kho khi kiểm nhận bán giao có mặt cả hai bên bán và mua. Vì vậy, khi giao hàng và thanh toán tiền hàng cũng đồng thời kết thúc nghiệp vụ bán hàng, không phát sinh nghiệp vụ thiếu thừa, hàng kém phẩm chất, sai qui cách phải trả lại hàng.
b. Trờng hợp bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán.
Trong trờng hợp này, hàng xuất khỏi kho của bên cung cấp đợc giao cho bên mua ngay nhng công ty vẫn hạch toán nhập kho sau đó mới hạch toán sang tài khoản 632- trị giá vốn của lô hàng. Cụ thể ghi giao thẳng cho khách hàng, mặc dù hàng không qua kho, nhân viên kinh doanh vẫn viết phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng, hoá đơn mua hàng trên cơ sở đó kế toán phản ánh nghiệp vụ này vào thẻ kho( theo dõi về mặt số lợng) và tờ kê chi tiết nhập, tờ kê chi tiết xuất( theo dõi về mặt giá trị).
Ví dụ: Ngày 18/3/2001, công ty ký kết với cửa hàng bách hoá Bắc Giang mua của công ty bóng đèn phích nớc Rạng Đông một lô hàng có trị giá mua ( cha thuế GTGT) là 18.180.000 đồng, trị giá bán của lô hàng 19.500.000 đồng( cha có thuế GTGT). Công ty vận chuyển thẳng đến Cửa hàng bách hoá. Tuy hàng hoá không qua kho nhng kế toán công ty vẫn lập phiếu nhập kho số 2179 ngày 20/3/2001 và phiếu xuất kho số 2950 ngày 20/3/2001.
- Kế toán phản ánh nghiệp vụ này vào tờ kê chi tiết nhập( biểu số 3), ghi Nợ tài khoản 1561: 18.180.000
Có tài khoản 331: 18.180.000
- Kế toán phản ánh giá vốn hàng bán vào tờ kê chi tiết xuất(biểu số 9), ghi Nợ tài khoản 632: 18.180.000
Có tài khoản 1561: 18.180.000
- Kế toán phản ánh doanh thu bán hàng vào tờ kê chi tiết xuất (biểu số 9) ở phần phụ, ghi
Nợ tài khoản 111: 19.500.000 Có tài khoản 511: 19.500.000
c. Đối với nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá
Định kỳ 5 ngày một lần, sau khi nhận đợc giấy nộp tiền và báo cáo bán hàng( mẫu số 5) do mậu dịch viên gửi lên kế toán tiến hành ghi sổ:
Ví dụ: Ngày 10/3/2002 nhận đợc báo cáo bán hàng do quầy Vân gửi lên nh sau: Mẫu số 5 Phòng nghiệp vụ Quầy Vân Báo cáo bán hàng Từ ngày5/3/2001 đến 10/3/2001 stt Tên quy cách hàng hoá đơn vị tính Số l- ợng Trị giá bán
Đơn giá bán Thuế GTGT Thành tiền
3 Phích RĐ Cái 25 33500 3350 921.250
... ... ... ...
Cộng 6.358.000
Số tiền thực nộp: 6.358.000 đồng Thu tiền mặt : 6.358.000 đồng Chênh lệch thừa(+) thiếu(-): 0 đồng
Khi nộp báo cáo bán hàng lên công ty kế toán tính ra giá bán không có thuế GTGT. Kế toán căn cứ vào giấy nộp tiền và báo cáo bán hàng, kế toán ghi vào tờ kê chi tiết xuất kho cho mặt hàng bóng( biểu số 9), ghi giá vốn hàng bán
Nợ tài khoản 632: 606.000 Có tài khoản1561: 606.000
Và phản ánh doanh thu ở phần phụ của tờ kê chi tiết xuất kho( biểu số 9), ghi
Nợ tài khoản111: 665.000 Có tài khoản511 : 665.000
Các mặt hàng kinh doanh của công ty chủ yếu tiêu dùng trong nội địa và nguồn hàng cũng chủ yếu mua trong nớc. Do đó, không phát sinh nghiệp vụ bán hàng thanh toán bằng ngoại tệ và không có phát sinh chênh lệch tỷ giá. Để khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh tiền hàng hoặc mua với khối lợng lớn, công ty cũng áp dụng hình thức chiết khấu, giảm giá. Tuy nhiên việc chiết khấu, giảm giá cho khách hàng ngay khi bán hàng hoặc khi ký kết hợp đồng đợc trừ trực tiếp trên hoá đơn và doanh thu thực tế đợc phản ánh vào tài khoản 511- “ Doanh thu bán hàng”. Nghiệp vụ chiết khấu, nghiệp vụ giảm giá không phản ánh qua tài khoản 811 và 532.
2.3. Sổ sách sử dụng để phản ánh quá trình bán hàng.
Sổ sách dùng cho phần này gồm các tờ kê chi tiết hàng xuất kho, sổ theo dõi phải thu khách hàng, tờ kê thu tiền, Bảng kê số1,2,4,11.., Nhật ký chứng từ số 8, số 10, sổ cái các tài khoản
Trình tự phản ánh trên sổ sách
♦ Kế toán lập các tờ kê chi tiết hàng xuất kho( Biểu số9), đợc mở cho các đơn vị trực thuộc và cho từng nhóm hàng cho từng tháng. Mỗi cặp hoá đơn và phiếu xuất kho, mỗi báo cáo bán hàng đợc ghi một dòng trên tờ kê chi tiết xuất có liên quan. Tờ kê này chỉ theo dõi về mặt giá trị, không theo dõi về mặt lợng. Tờ kê chi tiết xuất bao gồm 2 phần:
- Phần chính: Phản ánh tình hình xuất kho hàng hoá, ghi nợ tài khoản 632, ghi Có tài khoản 1561.
-Phần phụ: Dùng để theo dõi doanh thu bán hàng( không có thuế), ghi Có tài khoản 511, ghi Nợ tài khoản 111, 112, 131...Trên tờ kê, phần phụ đợc ghi cùng dòng với phần chính. Phần phụ có tác dụng nh sổ chi tiết bán hàng nên công ty không thể mở thêm sổ này và thuận tiện cho việc đối chiếu và tính đợc lãi gộp sau mỗi lần bán hàng.
♦ Số liệu cuối tháng trên các tờ kê chi tiết hàng xuất kho, tờ kê chi tiết hàng nhập kho là căn cứ để kế toán đơn vị trực thuộc tập hợp vào Bảng kê số 4- Tài khoản 1561(Biểu số 10) cho đơn vị mình. Mỗi tờ kê chi tiết nhập, tờ kê chi tiết xuất đợc ghi một dòng trên bảng kê số 4- TK 1561 theo số tổng cộng ở cuối mỗi tờ kê. Bảng kê số 4- tài khoản 1561 của đơn vị trực thuộc đợc mở cho từng nhóm hàng. Kết cấu của nó bao gồm:
- Phần diễn giải: Liệt kê các hàng hoá có trong hoạt động kinh doanh trong kỳ của đơn vị
- Phần I: Ghi Nợ tài khoản 1561, ghi Có tài khoản khác để phản ánh tình hình mua hàng hoá nhập kho theo giá mua. Căn cứ để ghi vào phần I là dòng tổng cộng trên các tờ kê chi tiết nhập( biểu số 3).
- Phần II: Ghi Có tài khoản 1561, ghi Nợ các tài khoản khác, phản ánh tình hình xuất hàng đi tiêu thụ và xuất khác. Căn cứ để ghi vào phần II là dòng tổng cộng trên tờ kê chi tiết xuất ( biểu số 9)
-Phần III: Ghi Có tài khoản 511, ghi Nợ các tài khoản khác phản ánh doanh thu bán hàng( căn cứ vào tờ kê chi tiết hàng xuất kho biểu số
9). Về thực chất phần III( phần mở rộng thêm) chính là Nhật ký chứng từ số 8- tài khoản 511 đợc ghi chép trên cùng một hệ thống sổ. Việc ghi chép nh thế này tạo điều kiện thuận lợi cho việc đối chiếu kiểm tra số liệu hạn chế sai sót phản ánh rõ ràng tình hình luchuyển hàng hoá về mặt giá trị.
♦ Đến hạn qui định, các đơn vị trực thuộc nộp bảng kê số 4- TK 1561 lên phòng kế toán để kế toán tổng hợp số liệu lập bảng kê số 4- TK 156 cho toàn công ty ( biểu số 11). Bảng kê này có kết cấu nh sau:
- Cột ghi đơn vị: ghi tên các đơn vị trực thuộc.
-Phần ghi Nợ TK 156, phần ghi Có TK 156 và phần phụ ghi Có TK 511, có mục đích sử dụng tơng tự nh bảng kê số 4 của các đơn vị. Số liệu
tổng cộng cuối cùng trên Bảng kê số 4 của từng đơn vị là cơ sở để ghi vào mỗi dòng của Bảng kê số 4 lập cho toàn công ty.
♦ Số liệu trên Bảng kê số 4- tài khoản 156 là căn cứ cuối cùng để cuối mỗi tháng kế toán phản ánh vào sổ Cái TK 156 cho toàn công ty( biểu số 12). Sổ Cái TK 156 có kết cấu nh sau:
- Phần số d đầu năm: phản ánh giá trị hàng hoá tồn kho đầu năm
- Phần phát sinh Nợ: phản ánh giá trị hàng nhập trong tháng. Số liệu trên dòng “cộng Nợ phát sinh” của từng tháng trên sổ Cái phải bằng tổng số phát sinh Nợ của TK 1561 và TK 1562.
- Phần phát sinh có phản ánh giá trị hàng xuất bán trong tháng trên cơ sở tổng phát sinh Có của TK 1561 và TK 1562.
Cuối tháng theo số liệu tổng cộng ở cột phần phụ: ghi Có TK 511, Nợ TK khác trên bảng kê số 4 - TK 156 ghi vào dòng cộng PS Có TK 511 trên sổ Cái TK 511 ( biểu số 20).
Cuối quý kế toán tổng hợp phản ánh doanh thu đợc kết chuyển vào TK 911 trên nhật ký chứng từ số 8 (biểu số 24) (trình bày ở phần xác định kết quả). Nhật ký chứng từ số 8 đợc mở chung cho toàn công ty theo từng quý và ghi Có các TK 511, 632, 641, 642, 911, 421 đối ứng với TK ghi Nợ có liên quan.
♦ Cuối tháng theo số liệu tổng cộng ghi Có TK 156 ghi Nợ TK 632 trên bảng kê số 4- TK 156 kế toán vào sổ Cái TK 632 ghi nh sau:
Nợ TK 632: 16.637.164.575 Có TK 1561: 16.525.191.056 Có TK 1562: 111.973.519
Số liệu trên đợc kế toán ghi vào dòng cộng PS Nợ TK 632 trên sổ Cái TK 632( biểu số 21). Cuối quý kế toán phản ánh giá vốn kết chuyển vào TK 911 trên nhật ký chứng từ số 8( biểu số 24).
2.4. Hạch toán nghiệp vụ thanh toán với ng ời mua.
Khi khách hàng thanh toán tiền hàng, căn cứ vào phiếu thu hoặc giấy báo Có của ngân hàng, kế toán các đơn vị ghi trên sổ chi tiết thanh toán với ngời mua( biểu số 13). Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua đợc mở riêng cho từng khách hàng lớn, thờng xuyên của công ty và mở chung cho các khách hàng nhỏ không thờng xuyên.
Ví dụ: Ngày 15/3 công ty TM Phổ Yên thanh toán bằng tiền mặt khoản nợ 250.000.000 đồng với phòng nghiệp vụ. Kế toán phòng nghiệp vụ phản ánh nghiệp vụ này vào sổ chi tiết thanh toán với ngời mua- công ty TM Phổ Yên( biểu số 13) ghi
Nợ tài khoản 111: 250.000.000 Có tài khoản 131: 250.000.000
Cuối tháng căn cứ vào số liệu dòng tổng cộng trên các sổ chi tiết thanh toán với khách hàng( biểu số 13), kế toán tập hợp mỗi khách hàng vào một dòng trên Bảng kê số 11- TK 131 của đơn vị mình( biểu số 14) về thực chất đây là bảng tổng hợp thanh toán với ngời mua. Sau đó, các đơn vị trực thuộc nộp bảng kê này lên phòng kế toán của công ty để kế toán tổng hợp lập bảng kê số 11- TK 131 cho toàn công ty( biểu số 15).
Bảng kê số 11- TK131 của từng đơn vị có kết cấu nh sau: - Phần diễn giải phản ánh tên các khách hàng có liên quan
- Phần số d đầu kỳ phản ánh các khoản khách hàng còn nợ hoặc ứng trớc đầu kỳ.
- Phần ghi Nợ TK 131 và ghi Có TK liên quan: phản ánh số tiền mua