1. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Do đặc điểm là một đơn vị kinh doanh thơng mại, các hoạt động mua bán diễn ra thờng xuyên liên tục với khối lợng lớn và xảy ra ngay tại các đơn vị trực thuộc nên công ty đã lựa chọn hình thức kế toán vừa tập trung vừa phân tán.
Sự tập trung thể hiện ở phòng kế toán của công ty sau khi nhận đợc toàn bộ những chứng từ do các kế toán đơn vị trực thuộc gửi lên sẽ tiến hành kiểm tra đối chiếu toàn bộ vào nhật ký vào sổ Cái và lên báo cáo kế toán.
Sự phân tán thể hiện ở mỗi đơn vị trực thuộc đều có kế toán làm nhiệm vụ hạch toán nhiệm vụ mua bán, xuất nhập kho, thống kê, hạch toán các nội dung, chỉ tiêu đợc phân cấp quản lý và hạch toán. Để tiện cho việc kịp thời theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và tạo điều kiện cho các đơn vị trực thuộc trực tiếp kinh doanh. Sau đó, những chứng từ này đợc tập hợp và gửi về phòng kế toán của công ty. Để phù hợp với hoạt động kinh doanh doanh nghiệp và đáp ứng yêu cầu quản lý, chỉ đạo kinh doanh của doanh của công ty, bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức theo một hệ thống chặt chẽ từ công ty xuống các cửa hàng, các trạm.
Nh vậy đứng đầu bộ máy kế toán của công ty là kế toán trởng là ngời tổ chức cơ cấu bộ máy kế toán cũng nh công tác kế toán, thống kê trong doanh nghiệp, chịu trách nhiệm chỉ đạo trực tiếp về mặt nghiệp vụ của các nhân viên, đôn đốc giám sát tình hình sử dụng vốn của công ty, là ngời trực tiếp báo cáo các thông tin kế toán lên giám đốc và cơ quan có thẩm quyền, chịu trách nhiệm trớc pháp luật về các thông tin, số liệu đã báo cáo.
Dới kế toán trởng của công ty có 2 kế toán phó chịu sự lãnh đạo của kế toán trởng và phải chịu trách nhiệm trong phạm vi công việc của mình đợc phân công. Một kế toán phó kiêm kiểm toán viên nội bộ và kiêm kế toán tổng hợp làm nhệm vụ hạch toán TSCĐ, hạch toán tiền lơng phải trả cho công
nhân viên, hạch toán doanh thu tiêu thụ, kết quả kinh doanh của toàn công ty cũng nh chịu trách nhiệm tiến hành kiểm toán nội bộ. Một kế toán phó khác chịu trách nhiệm tính thuế phải nộp cho cơ quan thuế và kết quả tài chính cho các đơn vị trực thuộc cũng nh chịu trách nhiệm chỉ đạo công tác kế toán tại trạm bảo hộ lao động. Cả hai kế toán phó đều phải tập trung chứng từ do các đơn vị trực thuộc gửi lên cho phong kế toán công ty và tiến hành hạch toán vào nhật ký chứng từ, sau đó vào sổ Cái để làm căn cứ lập báo cáo tài chính của toàn công ty.
Trực tiếp chịu trách nhiệm từng mảng công việc cụ thể công việc kế toán đợc tiến hành bởi nhiều kế toán viên khác nhau. Toàn bộ công việc trong phòng kế toán đợc chia thành 4 bộ phận: Kế toán quỹ và ngân hàng, Kế toán tồn kho, bán hàng, công nợ bán, Kế toán công nợ mua kiêm thủ quỹ, Kế toán TSCĐ, chi phí, tiền lơng, tổng hợp và bộ phận kế toán phân tán dới các cửa hàng và các trạm.
- Kế toán quỹ và ngân hàng: hàng ngày, thu thập và kiểm tra xử lý các chứng từ( các phiếu thu, chi, giấy báo Nợ, giấy báo Có) ở các bộ phận, phòng ban gửi lên, và các chứng từ phát sinh chung toàn công ty kế toán phải theo dõi nhập, xuất, tồn quỹ đối chiếu với thủ quỹ hàng ngày, và tình hình biến động và số d tiền gửi ngân hàng.
- Một kế toán theo dõi công nợ với ngời bán và kiêm thủ quỹ.
- Một kế toán theo dõi các nghiệp vụ về hàng hoá nh theo dõi tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn hàng hoá và các nghiệp vụ bán hàng nh phản ánh doanh thu và thanh toán với ngời mua.
- Một kế toán phó kiêm kế toán tổng hợp đảm nhiệm các nghiệp vụ về tài sản cố định, tiền lơng, BHXH, tập hợp chi phí tính toán kết quả kinh doanh và lập báo cáo tài chính.
- Một nhân viên làm nhiệm vụ thống kê.
Nhìn chung bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức hợp lý với các phần hành kế toán, các kế toán viên có nhiều kinh nghiệm trong nghề nghiệp và trình độ nên công tác kế toán đợc thực hiện chính xác, kịp thời. Do đó ở phòng kế toán có nhiệm vụ thu thập chứng từ, xử lý chứng từ ghi sổ kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở phòng nghiệp vụ của công ty và chung cho toàn công ty. Cuối tháng tập hợp các Bảng kê, Nhật ký chứng từ, Bảng phân bổ của các đơn vị kế toán phụ thuộc gửi lên, kiểm tra đối chiếu để thực hiện việc hạch toán tổng hợp, vào sổ Cái, lên các Báo cáo tài chính chung cho toàn công ty.
Mỗi cửa hàng, trạm, phòng nghiệp vụ có kế toán viên làm nhiệm vụ thu thập, xử lý chứng từ và ghi sổ kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở đơn vị mình, theo dõi hàng hoá mua vào, bán ra, tồn kho ở đơn vị mình, theo dõi các khoản thu chi tiền mặt để ghi vào Bảng kê 1 và Nhật ký số 1, theo dõi công nợ mua cũng nh công nợ bán để ghi vào các bảng kê, bảng phân bổ và nhật ký chứng từ. Cuối tháng nộp các Bảng kê, Bảng phân bổ, Nhật ký chứng từ kèm theo các chứng từ gốc cho phòng kế toán công ty.
Vậy tổ chức bộ máy kế toán của công ty Tạp phẩm và Bảo hộ lao động vừa tập trung, vừa phân tán là sự kết hợp đặc trng của 2 mô hình kế toán tập trung, và mô hình kế toán phân tán vì thế mà việc phân công công việc kế toán chi tiết hơn, dễ dàng hơn.
Tổ chức bộ máy kế toán
của công ty Tạp phẩm và Bảo hộ Lao động
2. Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán
Công ty Tạp phẩm và Bảo hộ lao động là một doanh nghiệp quốc doanh hoạt động trong lĩnh vực thơng mại. Do vậy, công tác hạch toán kế toán của công ty đợc thực hiện theo chế độ kế toán do Bộ tài chính ban hành. Về hình
Kế toán trạm bách hoá Kế toán TSCĐ, chi phí, tiền lương Kế toán tồn
kho kiêm thủ quỹ Kế toán quỹ
và ngân hàng bán và công nợKế toán mua
Kế toán trạm
BHLĐ phòng NV Kế toán Kế toán cửa hàng số 1 Kế toán cửa hàng số 2
Kế toán phó Nhân viên thống kê Kế toán phó
thức sổ sách công ty lựa chọn, áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ. Hình thức này trong nhiều năm qua đã phát huy đợc hiệu quả trong công tác kế toán của công ty và tỏ ra phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty. Vì điều kiện làm việc cha có đợc sự hỗ trợ, bổ sung bằng máy vi tính và khối lợng cũng nh ngành hàng kinh doanh lớn nên hình thức này đã giúp kế toán nâng cao năng suất công việc rút ngắn thời gian hoàn thành công việc và cung cấp số liệu kịp thời cho ngời quản lý.
Theo hình thức Nhật ký chứng từ trình tự ghi sổ kế toán của công ty đợc khái quát theo sơ đồ sau:
Ghi chú : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng
: Đối chiếu
Để phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty, việc mở sổ các loại nhật ký chứng từ đợc dựa trên cơ sở nội dung kinh tế phát sinh theo các nghiệp vụ cụ thể nh sau:
- Nhật ký chứng từ số 1,2, Bảng kê số 1,2 theo dõi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên TK 111, 112 cho từng đơn vị( cửa hàng) và toàn công ty.
- Nhật ký chứng từ số 4 theo dõi phát sinh Có TK 311 chỉ mở tại Cty. - Nhật ký chứng từ số 5 dùng để tổng hợp tình hình thanh toán và công nợ với ngời bán (TK331)
-Nhật ký chứng từ số 8 mở để theo dõi TK 511 và mở chung cho TK 641, 642, 911.
-Nhật ký chứng từ số 10 theo dõi các nghiệp vụ khác -Bảng kê số 8, 11.
Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp mở cho cả năm, mỗi tờ sổ dùng cho một tài khoản, trong đó phản ánh phát sinh Nợ, tổng phát sinh Có, số d cuối tháng. Công ty còn có các sổ chi tiết, tờ kê chi tiết, các thẻ kho, thẻ tài sản cố định, sổ quỹ...
Để đánh giá hoạt động kinh doanh của mình, định kỳ cuối quý kế toán tiến hành lập báo cáo tài chính bao gồm báo cáo kết quả kinh doanh, thực hiện ngân sách với Nhà nớc.
Hiện nay theo đăng ký của công ty với Bộ thơng mại và các ngành có liên quan về năm tài chính của công ty bắt đầu từ 01/01 kết thúc ngày 31/12 hàng năm và chia thành bốn quý.
Chứng từ gốc và bảng phân bổ Nhật ký chứng từ
Bảng kê Thẻ( sổ) kế toán chi tiết
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái
Công ty đã có những công cụ hữu hiệu phù hợp với đặc điểm kinh doanh của mình trong công tác kế toán, nhờ đó ngời quản lý công ty luôn có những thông tin cần thiết kịp thời để đề ra những phơng hớng, biện pháp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của đơn vị.
3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản mà công ty sử dụng theo hệ thống tài khoản do Bộ tài chính ban hành. Căn cứ vào tình hình thực tế của công ty kế toán công ty đã sử dụng các tài khoản sau cho các phần hành kế toán :
- Các tài khoản thuộc phần hành kế toán quỹ và ngân hàng: TK 111, 112. - Tài khoản thuộc phần hành kế toán tồn kho: TK 156
- Các tài khoản thuộc bộ phận kế toán công nợ và bán hàng: TK 131, 331, 141, 511, 632.
- Các tài khoản thuộc bộ phận kế toán TSCĐ, tiền lơng, chi phí: TK 211, 214, 142, 335, 334, 338, 411, 431, 415, 416, 642, 641, 721, 911.
Tại các đơn vị theo dõi trên tài khoản: TK 111, 131, 331, 133, 156, 141, 511, 632 cho từng đơn vị. Ngoài ra công ty còn mở các tài khoản cấp 2, cấp 3 cho phù hợp với đặc điểm hoạt động của mình.