Cụng ty du lịch và khỏch sạn Kim Liờn được thành lập theo quyết định số 49/TC - CCG, ngày 12 thỏng 5 năm 1961, của cục chuyờn gia, trờn cơ sở hợp nhất khỏch sạn Bạch Đằng và khỏch sạn Bạch Mai. Ban đầu khỏch sạn lấy tờn là khỏch sạn Bạch Mai trực thuộc cục chuyờn gia.
Trải qua hơn 40 năm tồn tại và phỏt triển cụng ty đó qua 6 lần đổi tờn cho phự hợp với thực tế hoạt động của cụng ty:
Ngày 12/05/1961: khỏch sạn Bạch Mai. Năm 1971: Khỏch sạn chuyờn gia Kim Liờn. Ngày 19/08/1992: Khỏch sạn chuyờn gia và Du lịch Kim Liờn. Ngày 19/07/1993: Cụng ty du lịch Bụng Sen Vàng. Ngày 25/11/1994: Cụng ty khỏch sạn Bụng Sen Vàng. Ngày 16/10/1996: Cụng ty khỏch sạn Du lịch Kim Liờn.
Cơ sở vật chất ban đầu của cụng ty gồm 8 dóy nhà 4 tầng tại làng Kim Liờn, phớa Nam thành phố Hà Nội. Nhiệm vụ chớnh của khỏch sạn là phục vụ chuyờn gia và gia đỡnh chuyờn gia cỏc nước xó hội chủ nghĩa sang làm việc tại Việt Nam. Đõy là cơ sở phục vụ chuyờn gia lớn nhất miền Bắc, cú thể phục vụ hàng ngàn chuyờn gia. Trong những năm 1981 - 1985: số lượng chuyờn gia sang làm việc tại Việt Nam tăng lờn do nhu cầu về phũng ở cho chuyờn gia cũng tăng lờn khỏch sạn buộc phải mở rộng quy mụ và đó xõy dựng thờm dóy nhà với 72 phũng.
Thỏng 3 năm 1986 khỏch sạn chuyờn gia Kim Liờn được chuyển từ Cục chuyờn gia sang Tổng cục du lịch Việt Nam .
Đến cuối năm 1990 đầu năm 1991 hàng trăm chuyờn gia sang ở khỏch sạn đó rỳt về nước làm cho việc kinh doanh của khỏch sạn Kim Liờn bị giảm
sỳt, đứng trước tỡnh hỡnh đú khỏch sạn buộc phải xin ý kiến cấp trờn để giải quyết tỡnh hỡnh khú khăn trước mắt. Đứng trước tỡnh hỡnh đú một lần nữa khẳng định hướng đầu tư nõng cấp khỏch sạn và nõng cao chất lượng sản phẩm để thu hỳt khỏch khụng phải là chuyờn gia. Trong giai đoạn này khỏch sạn hướng mục tiờu vào khỏc trong nước là chủ yếu, chuẩn bị từng bước để đún khỏch nước ngoài. Cũng trong giai đoạn này khỏc sạn cũng đó nõng cấp một số dóy nhà và đưa cỏc trang thiết bị mới vào bộ phần bếp, nhà ăn, buồng ngủ, quầy lễ tõn, quầy bar thành khu vực khộp kớn, phục vụ khỏch cú khẳ năng thanh toỏn cao. Ngoài ra khỏch sạn cũn lắp đặt tổng đài điện thoại 200 số liờn lạc nội bộ và phục vụ khỏch đàm thoại quốc tế, sửa chữa, cải tạo đường đi, điện, nước….
Đầu năm 1992 Cục chuyờn gia chớnh thức giao vốn cho khỏc sạn, kể từ đú khỏch sạn bước vào thời kỳ mới, thời kỳ hoạt động theo cơ chế thị trường, thời kỳ hạch toỏn độc lập. Khỏch sạn cũng đó tiếp tục cải tạo nõng cấp buồng ngủ, cỏc khu dịch vụ bổ sung như: Nhà hàng, phũng tắm hơi - masage, cỏc kiốt bỏn hàng phục vụ mọi đối tượng khỏch, đặc biệt là khỏch du lịch. Đầu năm 1993 Cục chuyờn gia được sỏt nhập vào Tổng cục du lịch, khỏch sạn chuyờn gia và du lịch Lim Liờn sau 32 năm phục vụ chuyờn gia, nay đó chuyển sang hoạt động trong ngành duc lịch, trực thuộc Tổng cục du lịch. Năm 1994 Khỏch sạn tiếp tục nõng cấp cải tạo và được Tổng cục du lịch đỏnh giỏ đạt tiờu chuẩn 3 sao, khỏch sạn cú cầu thang mỏy, hệ thống bỏo chỏy tự động, tổng đài điện thoại 1000 số, hệ thống thụng tin liờn lạc viễn thụng quốc tế, kờnh ti vi vệ tinh thu được cỏc kờnh quốc tế và đổi tờn thành cụng ty khỏch sạn Bụng Sen Vàng.
Thỏng 10 năm 1996 cụng ty đổi tờn thành cụng ty Khỏch sạn Du lịch Kim Liờn như hiện nay. Từ 1997 đến nay khỏch sạn khụng ngừng đẩy mạnh nõng cấp cải tạo khu nhà ở, cảnh quan mụi trường, bể bơi, sõn tenis, phũng vật lý trị liệu, hệ thống cỏc nhà hàng…
Trải qua 6 lần đổi tờn và cú bề dày hoạt động gần 40 năm, cụng ty cũng đó trải qua thời kỳ bao cấp và bước vào giai đoạn hoạt động theo cơ chế thị trường, những thời kỳ đầy biến động khú khăn và thử thỏch. Nhờ cú sự xỏc định đỳng hướng, đỳng mục tiờu kinh doanh từ đú cụng ty đó cú kế hoạch và biện phỏp đầu tư đỳng trọng điểm trong từng thời điểm nờn cụng ty luụn luụn phỏt triển về mọi mặt, khụng ngừng nõng cao chất lượng sản phẩm, nõng khả năng cạnh tranh, luụn bảo toàn vốn, đạt hiệu quả kinh doanh năm sau cao hơn năm trước, đảm bảo ổn định và nõng cao sức sống và khẳ năng sỏng tạo cho cỏn bộ cụng nhõn viờn. Do cụng suất sử dụng luụn ở mức độ cao năm 2001 doanh thu là 47,5 tỷ đồng, năm 2002 doanh thu là 65,4 tỷ đồng cụng suất sử dụng đạt 96%, năm 2003 doanh thu đạt 87,92 tỷ đồng.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức, quản lý của khỏch sạn
- Sơ đồ cơ cấu tổ chức , quản lý của khỏch sạn :
(Nguồn: Cụng ty khỏch sạn Du lịch Kim Liờn)
* Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận:
- Giỏm đốc cụng ty: là người lónh đạo cao nhất trong cụng ty cú nhiệm vụ tổ chức, điều hành, toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của cụng ty và phải chịu trỏch nhiệm về toàn bộ kết quả đú.
Giỏm đốc
Giỏm đốc
Giỏm đốc
Giỏm đốc
Giỏm đốc
Kế toỏn TC hành chớnh Kế hoạch Marketing và bỏn sản phẩm
Kế toỏn Marketing và bỏn sản phẩm Phú giỏm đốc 1 Phú giỏm đốc 2 TT CN TT DV khỏc Kim Liờn 1 Đội giặt là Đội bảo vệ TT du lịch h Kim Liờn 2 Kim Liờn 3 Nhà hàng Đội tu sửa Lễ tõn Tổ buồng Lễ tõn Tổ buồng
- Phú giỏm đốc cụng ty: Thay mặt cho giỏm đốc chịu trỏch nhiệm về cụng tỏc thi đua, khen thưởng kỉ luật. Cụng tỏc đầu tư xõy dựng cơ bản, cụng tỏc bảo đảm an toàn, theo dừi mua sắm thay đỏi trang thiết bị, tổ chức kiểm tra thực hiện cỏc nội quy, quy chế dõn chủ: kỷ luật lao động, thi đua khen thưởng, nõng bậc… Phụ trỏch cỏc đơn vị tu sửa, giặt là, bảo vệ nhà hàng, cỏc kiụt… Giỳp giỏm đốc và chịu trỏch nhiệm về cụng tỏc đầu tư liờn doanh, liờn kết, tiờu chuẩn định mức sản phẩm, vật tư, nguyờn liệu, cụng tỏc bảo hộ, bảo hiểm, vệ sinh, vui chơi giải trớ….
- Phũng tổ chức hành chớnh: Làm cụng tỏc lao động tiền lương, quản lý hành chớnh, quản lý cỏn bộ cụng nhõn viờn, hồ sơ, đỏnh giỏ khen thưởng, kỷ luật, thực hiện chế độ chớnh sỏch, tuyển dụng lao động theo yờu cầu của cỏc phũng ban, cỏc bộ phận trong cụng ty.
- Phũng kế hoạch: Tham mưu cho phú giỏm đốc cụng ty về xõy dựng kế hoạch kinh doanh hàng năm, xõy dựng chỉ tiờu kế hoạch, cơ cấu doanh số, định mức chi phớ, định nức và điều chỉnh giỏ một cỏch linh hoạt thực hiện thiết kế xõy dựng cơ bản trong cụng ty.
- Phũng kế toỏn: Theo dừi ghi chộp chi tiờu của cụng ty theo đỳng hệ thống tài khoản và chế độ kế toỏn hiện hành của nhà nước, quản lý thống nhất vốn, bảo quản sử dụng và phỏt triển nguồn vốn đú. Hàng năm tớnh khấu hao, xem xột lợi nhuận để phõn bổ vào cỏc quỹ.
Trung tõm du lịch, chớnh sỏch khuyến khớch kinh doanh và biện phỏp thu hỳt khỏch, xõy dựng, bỏn và tổ chức thực hiện cỏc chương trỡnh du lịch cho khỏch, ký kết cỏc hợp đồng, đưa đún, hướng dẫn khỏch tham quan cỏc tuyến điểm du lịch.
Nghiờn cứu đề xuất với ban giỏm đốc về chiến lược kinh doanh của cụng ty. Thực hiện việc tỡm hiểu thị trường, tuyờn truyền và quảng bỏ, giới thiệu sản phẩm của cụng ty với cỏc đại lý lữ hành trong và ngoài nước nhằm thu hỳt khỏch. Nghiờn cứu thị hiếu, tõm lý khỏch hàng, nắm bắt thụng tin về
khỏc du lịch quốc tế vào Việt Nam, mở rộng mối quan hệ bạn hàng, phối hợp với cỏc đơn vị để làm dịch vụ thuờ xe ụ tụ, dịch vụ VISA, bỏn vộ mỏy bay…
- Trung tõm cụng nghệ thụng tin: Quản lý, bảo dưỡng, sửa chữa và hướng dẫn sử dụng cỏc trang thiết bị điện tử, hệ thống mỏy vi tớnh trong khỏch sạn.
- Trung tõm thương mại: Chịu trỏch nhiệm cỏc hoạt động thương mại của cụng ty.
- Đội bảo vệ: Đảm bảo trật tự trong cụng ty, trụng giữ xe cho khỏch và cỏn bộ cụng nhõn viờn trong cụng ty.
- Đội tu sửa: Sửa chữa, bảo dưỡng cỏc thiết bị ở cỏc phũng, bàn, bar, bếp… của khỏch sạn.
- Đội giặt là: Chịu trỏch nhiệm giặt đồ vải cho khỏch sạn, đồng thời phục vụ khỏch trong và ngoài khỏch sạn.
- Đội phũng: Cú trỏch nhiệm bảo đảm làm vệ sinh sỏch sẽ, bảo quản cỏc đồ đạc trong phũng, kiểm tra cỏc thiết bị tiện nghi trong phũng. Nếu cú trục trặc phải bỏo cho lễ tõn để được sửa chữa kịp thời.
- Bộ phận lễ tõn: Cú nhiệm vụ nhận đăng ký đặt phũng của khỏch, giỳp khỏch lựa chọn phũng sao cho vừa thoả món yờu cầu của khỏch vừa tăng doanh thu lưu trỳ của khỏch sạn. Đún tiếp và tiễn khỏch khi khỏch đến và dời khỏch sạn. Cú thể núi bộ phận lễ tõn là bộ mặt của khỏch sạn, là người đại diện cho khỏch sạn trong việc mở rộng cỏc mối quan hệ, liờn doanh, liờn kết, quan hệ với cỏc đối tỏc, là cầu nối giữa khỏch với khỏch sạn và với bộ phận khỏc trong khỏc sạn. Họ là trung tõm phối hợp cỏc hoạt động của cỏc bộ phận như: Buồng, bếp, bàn làm cho cỏc bộ phận hoạt động ăn khớp và cú kế hoạch.
Khỏch sạn Kim Liờn cú 2 khu lễ tõn ở khỏch sạn Kim Liờn 1 và Kim Liờn 2. Với tổng số 29 người, họ đều cú trỡnh độ đại học và biết ớt nhất một ngoại ngữ.
- Giỏm đốc điều hành khỏch sạn Kim Liờn 1 và Kim Liờn 2: chịu trỏch nhiệm trước ban giỏm đốc của cụng ty về hoạt động của 2 khỏch sạn, quản lý mọi hoạt động của bộ phận lễ tõn và bộ phận phũng.
- Giỏm đốc nhà hàng: Quản lý toàn bộ nhà hàng cựng đội ngũ nhõn viờn bàn, bar, bếp. Cung cấp cỏc dịch vụ làm thoả món tối đa nhu cầu ăn uống, tổ chức cỏc hội nghị, hội thảo… của khỏch tại cụng ty cũng như lưu động tại cỏc điểm trong và ngoài thành phố.