Để tiến hành kiểm sốt chất lượng hoạt động kiểm tốn độc lập, Ủy ban kiểm sốt chất lượng cần xây dựng quy trình kiểm sốt cũng như việc tuyển chọn các kiểm sốt viên.
3.3.3.3.1. Các nguyên tắc cần tuân thủ khi xây dựng quy trình kiểm sốt cũng như việc tuyển chọn kiểm tra viên:
- Mọi chuyên gia kiểm tốn từ trợ lý kiểm tốn viên đến kiểm tốn viên cao cấp, chuyên gia trong nước hay nước ngồi khi đăng ký hành nghề trong lĩnh vực kiểm tốn độc lập dù hoạt động dưới hình thức theo văn phịng đại diện, cơng ty hợp danh, cơng ty trách nhiệm hữu hạn hay cơng ty cĩ vốn đầu tư nước ngồi đều
phải chịu sự kiểm sốt chất lượng.
- Cơng tác kiểm sốt chất lượng phải bao quát được tất cả các dịch vụ của cơng ty kiểm tốn và cá nhân hành nghề kiểm tốn độc lập, trong đĩ chủ yếu là các dịch vụ cĩ đảm bảo (dịch vụ kiểm tốn, dịch vụ lập báo cáo tài chính, dịch vụ sốt xét báo cáo tài chính, dịch vụ kiểm tốn nội bộ, dịch vụ kiểm sốt chất lượng thơng tin, dịch vụ cĩ đảm bảo khác) mà cá nhân hoặc cơng ty kiểm tốn cung cấp.
- Người thực hiện việc kiểm sốt chất lượng hoạt động kiểm tốn phải đảm bảo tính độc lập trong quá trình thực hiện. Các thành viên tham gia vào cơng tác kiểm sốt địi hỏi phải độc lập cả về quyền lợi, lợi ích trực tiếp và gián tiếp đối với các thành viên và cơng ty được kiểm sốt.
- Quá trình thực hiện kiểm sốt từ việc tổ chức thực hiện kiểm sốt cho đến khi đưa ra kết luận trong báo cáo kiểm sốt, các thành viên tham gia cần phải cơng bằng, luơn tơn trọng sự thật, khơng được làm sai lệch vấn đề, thiên vị và cĩ thành kiến với các thành viên và cơng ty được kiểm sốt.
- Các thành viên tham gia vào quá trình kiểm sốt phải là những người cĩ trình độ chuyên mơn cao, am hiểu và cĩ kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực kiểm tốn. Đồn kiểm sốt phải cĩ kiến thức về chuẩn mực nghề nghiệp áp dụng đối với đối tượng bị kiểm sốt, các thành viên trong đồn kiểm sốt phải cĩ kinh nghiệm về ngành nghề kinh doanh của hợp đồng được chọn để kiểm sốt.
- Các thành viên tham gia vào quá trình kiểm sốt khơng được tiết lộ các thơng tin liên quan đến cơng ty được kiểm sốt và các khách hàng của cơng ty được kiểm sốt cho bất cứ một cá nhân, tổ chức nào khơng liên quan đến cuộc kiểm sốt và khơng được sử dụng cho các mục đích khác ngồi mục đích của cuộc kiểm sốt.
- Khi kết thúc cuộc kiểm sốt chất lượng, phải lập báo cáo kiểm sốt chất lượng. Báo cáo kiểm sốt phải thể hiện được những cơng việc đã tiến hành, kết luận và những kiến nghị sửa chữa những tồn tại đã phát hiện trong quá trình kiểm sốt.
3.3.3.3.2. Tiêu chuẩn của kiểm sốt viên:
Các kiểm sốt viên cĩ thể được tuyển chọn từ các hội viên của VACPA, hoặc dựa vào sự tự nguyện của các hội viên, hoặc dựa vào sự giới thiệu của các
cơng ty kiểm tốn. Các kiểm sốt viên phải là những người cĩ trình độ chuyên mơn cao, cĩ nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực nghề nghiệp, thơng thường kiểm sốt viên cần cĩ những tiêu chuẩn sau:
- Là người được cấp chứng chỉ kiểm tốn viên theo quy định của Bộ tài chính;
- Là người đã thực tế tham gia các hợp đồng cung cấp dịch vụ của cơng ty kiểm tốn cho khách hàng, trong đĩ đã phụ trách các hợp đồng kiểm tốn với tư cách là kiểm tốn viên chính, hoặc là kiểm tốn viên phụ trách kiểm sốt chất lượng nội bộ của cơng ty kiểm tốn;
- Cĩ tư cách, phẩm chất đạo đức nghề nhiệp kế tốn, kiểm tốn tốt, trung thực khách quan, cĩ tinh thần trách nhiệm cao, chưa bị vi phạm và xử lý kỷ luật nghề nghiệp;
- Đã hồn thành khĩa huấn luyện kiểm sốt viên, được cấp chứng chỉ theo chương trình đào tạo kiểm sốt viên, theo quy định pháp luật.
3.3.3.3.3. Nghĩa vụ và quyền hạn của kiểm sốt viên:
a. Nghĩa vụ của kiểm sốt viên:
- Cam kết bằng văn bản về tính độc lập đối với cơng ty kiểm tốn được kiểm sốt. Kiểm sốt viên khơng được giữ bất cứ chức vụ nào cũng như khơng được cĩ bất cứ quyền lợi nào tại đơn vị mà họ tiến hành kiểm sốt chất lượng. Họ cũng cĩ quyền độc lập kiểm sốt, độc lập đưa ra ý kiến kết luận về mức độ tuân thủ các chính sách và thủ tục kiểm sốt chất lượng của cơng ty kiểm tốn và kiểm tốn viên.
- Thực hiện trách nhiệm được giao một cách chính trực, đảm bảo tính khách quan trong khi làm việc, khơng được ủy thác cơng việc mình đã được giao cho người khác khi chưa được sự đồng ý của Bộ tài chính hoặc Hội nghề nghiệp;
- Kiểm sốt viên cĩ thể làm việc tồn thời gian hay bán thời gian nhưng phải cam kết giành một quỹ thời gian nhất định (ví dụ, ở Pháp thường kiểm sốt viên phải cam kết làm việc ít nhất là 50 giờ và nhiều nhất là 200 giờ mỗi năm) để tham gia các cuộc kiểm sốt chất lượng hoạt động kiểm tốn.
- Trung thực, vơ tư, duy trì sự thận trọng trong nghề nghiệp khi tiến hành kiểm sốt, thực hiện chương trình kiểm sốt chất lượng theo đúng quy định;
- Giữ bí mật mọi thơng tin và chỉ được đưa ra nhận xét, kiến nghị kết luận trong Báo cáo kết quả kiểm sốt của mình theo quy định.
b. Quyền hạn của kiểm sốt viên:
- Được sử dụng tồn bộ tài liệu cần thiết cho cuộc kiểm sốt chất lượng do cơng ty được kiểm sốt cung cấp đúng theo yêu cầu quy định;
- Cĩ quyền đối chiếu, xác minh các thơng tin cĩ liên quan ở trong và ngồi cơng ty được kiểm sốt;
- Thực hiện kiểm sốt chất lượng theo các nội dung đã được xác định hoặc đã được lập kế hoạch.
3.3.3.3.4. Phí kiểm sốt:
Các cuộc kiểm sốt chất lượng hoạt động kiểm tốn độc lập do Hội nghề nghiệp thực hiện được thu phí kiểm sốt từ đối tượng được kiểm sốt. Mức phí kiểm sốt được xác định theo nguyên tắc đảm bảo cân đối, phù hợp với dự tốn thu chi của từng cuộc kiểm sốt. Cơng ty kiểm tốn được hạch tốn mức phí kiểm sốt thực nộp cho Hội nghề nghiệp vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Hội nghề nghiệp phải hạch tốn tiền thu phí về kiểm sốt chất lượng hoạt động kiểm tốn độc lập theo qui định hiện hành.
3.3.3.3.5. Quy trình và thủ tục kiểm sốt chất lượng hoạt động kiểm tốn độc lập:
Để việc kiểm sốt chất lượng hoạt động kiểm tốn độc lập từ bên ngồi đạt kết quả, các kiểm sốt viên cần tuân thủ quy trình kiểm sốt chất lượng. Theo kinh nghiệm của một số nước, nhìn chung quy trình kiểm sốt chất lượng hoạt động kiểm tốn cĩ thể xây dựng thành ba giai đoạn, đĩ là: Giai đoạn chuẩn bị kiểm sốt, giai đoạn thực hiện kiểm sốt và giai đoạn theo dõi sau kiểm sốt.
a. Giai đoạn chuẩn bị kiểm sốt:
Bao gồm các bước cơng việc sau:
lượng cần lựa chọn và cĩ kế hoạch kiểm sốt xoay vịng sao cho các cơng ty kiểm tốn đều phải chịu sự kiểm sốt của Hội nghề nghiệp. Cĩ thể dựa vào một số tiêu chí sau để chọn các cơng ty kiểm tốn vào danh sách kiểm sốt chất lượng trong năm như:
- Đã thành lập và đi vào hoạt động tối thiểu là 12 tháng kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dịch vụ kiểm tốn;
- Cĩ khoảng thời gian từ lần kiểm sốt trước đến năm được lựa chọn là ba năm trở lên;
- Cĩ dấu hiệu vi phạm nghiêm trọng trong việc tuân thủ các quy định của Nhà nước hoặc các chuẩn mực nghề nghiệp trong việc cung cấp dịch vụ;
- Tự nguyện được kiểm sốt chất lượng dịch vụ kiểm tốn, trong trường hợp khơng tự nguyện sẽ tiến hành kiểm sốt theo nguyên tắc xoay vịng.
Danh sách các cơng ty kiểm tốn được kiểm sốt chất lượng hàng năm phải được Bộ tài chính phê duyệt trước khi thực hiện. Sau khi cĩ danh sách được phê duyệt, VACPA cĩ trách nhiệm thơng báo bằng văn bản cho cơng ty được kiểm sốt các thơng tin liên quan đến cuộc kiểm sốt (như: mục đích, nội dung, thời gian tiến hành kiểm sốt và kỳ báo cáo). Đồng thời tiến hành thu thập các thơng tin về cơng ty được kiểm sốt qua bảng câu hỏi hoặc qua các phương tiện thơng tin đại chúng khác.
Thành lập đồn kiểm sốt. Căn cứ vào yêu cầu, mục đích, nội dung, thời gian kiểm sốt và các thơng tin về cơng ty kiểm tốn được kiểm sốt qua bảng câu hỏi, Ủy ban kiểm sốt chất lượng tiến hành thành lập đồn kiểm sốt dựa trên nguyên tắc độc lập, khách quan và phù hợp với trình độ, năng lực, sở trường của từng thành viên trong đồn kiểm sốt và bầu ra trưởng đồn kiểm sốt.
Thơng báo cho cơng ty kiểm tốn được kiểm sốt chất lượng về thời gian kiểm sốt chính thức, hình thức kiểm sốt, danh sách các kiểm sốt viên và mức phí đĩng gĩp cho Hội nghề nghiệp.
Thơng thường trong vịng 30 ngày kể từ khi nhận được thơng báo, cơng ty kiểm tốn chịu sự kiểm sốt cĩ quyền từ chối kiểm sốt viên nếu nhận thấy kiểm
sốt viên đĩ cĩ xung đột lợi ích đối với cơng ty mình.
b. Giai đoạn thực hiện kiểm sốt:
Nội dung cơng việc của giai đoạn thực hiện kiểm sốt gồm cĩ: thực hiện kiểm sốt và tổng hợp kết quả kiểm sốt.
b.1. Thực hiện kiểm sốt:
Lựa chọn tài liệu, hồ sơ để kiểm sốt. Ngồi việc xem xét cơng ty kiểm tốn cĩ xây dựng và ban hành các chính sách và thủ tục tuân thủ kiểm sốt chất lượng một cách đầy đủ hay khơng, nhĩm kiểm sốt cần lựa chọn hồ sơ để kiểm sốt, khi lựa chọn hồ sơ cần chú ý:
- Số lượng, loại hình của hồ sơ kiểm tốn được chọn cần phải đủ để cung cấp cho đồn kiểm sốt cĩ cơ sở hợp lý cho việc kết luận về hệ thống kiểm sốt chất lượng dịch vụ của cơng ty được kiểm sốt. Nếu kết luận của cuộc kiểm sốt là cơng ty kiểm tốn chưa tuân thủ kiểm sốt chất lượng hoạt động kiểm tốn thì cần phải tăng số lượng hồ sơ kiểm sốt lên để làm cơ sở dẫn liệu chứng tỏ rằng kết luận đĩ là đúng đắn.
- Lựa chọn hồ sơ kiểm sốt phải đảm bảo nguyên tắc mẫu lấy phải đại diện cho hoạt động của cả cơng ty. Các hồ sơ được lựa chọn để kiểm sốt phải bao trùm được các hoạt động của cơng ty kiểm tốn được kiểm sốt, nhưng cĩ tập trung vào những hợp đồng cĩ rủi ro cao. Các yếu tố để đánh giá hợp đồng cĩ rủi cao bao gồm:
+ Quy mơ, lĩnh vực và ngành nghề của khách hàng mà cơng ty kiểm tốn cung cấp dịch vụ;
+ Mức độ luân chuyển các kiểm tốn viên giữa các hợp đồng kiểm tốn;
+ Số lượng nhân viên tham gia thực hiện ít;
+ Cĩ liên quan đến các vụ tranh chấp, kiện tụng;
+ Cĩ phí hợp đồng lớn;
+ Hợp đồng kiểm tốn năm đầu tiên.
b.2. Phương pháp kiểm sốt:
Kiểm sốt tài liệu: Tiến hành kiểm sốt các tài liệu nội bộ do cơng ty kiểm tốn phát hành như các bản ghi chép cơng việc, các bản ghi nhớ, các tài liệu hướng dẫn, mẫu biểu, giấy làm việc,...
Phỏng vấn: Tiếp xúc và tiến hành phỏng vấn với ban lãnh đạo cơng ty, các kiểm tốn viên và những người cĩ liên quan đến hồ sơ kiểm tốn.
Quan sát: Tiến hành quan sát cơ sở làm việc, thăm các văn phịng, chi nhánh làm việc của cơng ty được kiểm sốt, đặc biệt là cách thức và nơi lưu trữ hồ sơ làm việc của cơng ty được kiểm sốt
b.3. Nội dung kiểm sốt:
Trong giai đoạn này, đồn kiểm sốt thực hiện kiểm sốt theo hai nội dung là kiểm sốt hệ thống và kiểm sốt kỹ thuật:
b.3.1. Kiểm sốt hệ thống:
Kiểm sốt hệ thống là việc kiểm sốt viên cần điều tra liệu cơng ty kiểm tốn cĩ ban hành chính sách kiểm sốt chất lượng và liệu chính sách cĩ đầy đủ và tuân thủ các yêu cầu về kiểm sốt chất lượng do chuẩn mực nghề nghiệp quy định khơng. Thơng thường kiểm sốt hệ thống được thực hiện qua các bước sau đây:
Bước 1: Tiến hành phỏng vấn, trao đổi với các nhà quản lý của cơng ty được kiểm sốt để xác định tính chất và phạm vi hoạt động của cơng ty.
Bước 2: Tìm hiểu về việc thiết kế hệ thống kiểm sốt chất lượng của cơng ty được kiểm sốt. Dựa trên việc thu thập thơng tin về hệ thống kiểm sốt chất lượng nội bộ, đồn kiểm sốt xem xét cụ thể các thủ tục kiểm sốt đang áp dụng, tính nhất quán trong việc áp dụng các thủ tục và người thực hiện cơng tác kiểm sốt trong cơng ty được kiểm sốt. Việc kiểm sốt này cho phép đồn kiểm sốt hiểu biết được việc thiết kế và thực hiện của hệ thống kiểm sốt chất lượng mà cơng ty đã áp dụng trong quá trình cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
Bước 3: Tổng hợp và đánh giá rủi ro. Dựa trên những thơng tin và kết quả đạt được từ hai bước trên đồn kiểm sốt đáng giá hiệu quả, chỉ ra điểm mạnh, điểm yếu của hệ thống kiểm sốt, xác định rủi ro trong hệ thống. Từ đĩ giúp cho các kiểm sốt viên xác định được phạm vi kiểm sốt cần thiết đối với những sai sĩt
trong hệ thống, xem xét những nhân tố cĩ khả năng gây ra sai sĩt và cũng như thiết lập các thủ tục kiểm sốt cần thiết.
Để hiểu biết về hệ thống kiểm sốt chất lượng, kiểm sốt viên phải dựa vào: kinh nghiệm và hiểu biết của mình trước đây về cơng ty được kiểm sốt; nội dung và kết quả làm việc với Ban Giám đốc, với các nhân viên; việc kiểm sốt, xem xét các tài liệu, các thơng tin do hệ thống kiểm sốt chất lượng nội bộ cung cấp.
Kiểm sốt việc tuân thủ chính sách kiểm sốt chất lượng của cơng ty kiểm tốn trong thực tế. Kiểm sốt viên cần tập trung vào các vấn đề sau:
- Chấp nhận khách hàng. Cần kiểm sốt quy trình chấp nhận khách hàng của cơng ty kiểm tốn, cụ thể là cần điều tra, xem xét liệu cĩ tuân thủ Nghị định 105/2004/NĐ-CP và chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp khơng:
+ Cơng ty kiểm tốn cĩ chấp nhận các khách hàng khi mà xung đột lợi ích đã bị đe dọa;
+ Việc chấp nhận khách hàng cĩ thể dẫn đến các nguy cơ như: nguy cơ do tư lợi, nguy cơ tự kiểm sốt, nguy cơ về sự bào chữa, nguy cơ từ sự quen thuộc và nguy cơ bị đe dọa; và các biện pháp bảo vệ mà cơng ty kiểm tốn sử dụng để giảm nguy cơ xuống mức cĩ thể chấp nhận được. Khi tiến hành kiểm sốt, kiểm sốt viên cần đặc biệt chú ý để phát hiện các trường hợp cơng ty kiểm tốn thực hiện cung cấp dịch vụ cho các khách mà cơng ty cĩ:
Lợi ích tài chính trực tiếp; Vay và bảo lãnh;
Cĩ quan hệ kinh doanh mật thiết; Quan hệ cá nhân và gia đình.
- Kiểm sốt phương pháp tính giá phí dịch vụ: xem xét cách tính giá phí hợp đồng cĩ thống nhất và mang tính cơng bằng đối với tất cả các khách hàng mà cơng ty kiểm tốn đã cung cấp dịch vụ. Nên chọn một số hợp đồng kiểm tốn, đặc biệt là những khách hàng lớn nhưng cĩ giá phí thấp để xem xét phương pháp tính giá phí dịch vụ.