1. Sự cần thiết phải tổ chức hoạt động marketing xuất khẩu.
Ngày nay, khi cạnh tranh ngày càng gay gắt, thị trường luôn luôn biến
đổi, người mua có trình độ hiểu biết hơn, yêu cầu về sản phẩm càng cao hơn, các dịch vụ hỗ trợ cũng phải vừa lòng các "Thượng đế". Để kinh doanh thành
công trên thị trường Công ty cần phải lập các kế hoạch chiến lược cụ thể cho sản xuất và xuất khẩu. Tuy nhiên, các kế hoạch hay các chính sách của Công ty sẽ không thực hiện tốt, có hiệu quả khi không được tổ chức một cách cẩn thận và kỹ lưỡng. Hoạt động marketing xuất khẩu của Công ty cũng vậy mặc dù chiến lược marketing xuất khẩu đúng đắn, các chính sách marketing - mix hợp lý nhưng không tổ chức thực hiện hoạt động marketing xuất khẩu tốt sẽ
dẫn đến thực hiện sai các chiến lược chính sách Công ty đề ra hay có thể
không theo đúng trình tự ảnh hưởng tới sự thành công trong hoạt động xuất khẩu của Công ty sang thị trường EU.
2. Chức năng của phòng kinh doanh tiếp thị và phòng xuất nhập khẩu trong tổ chức thực hiện hoạt động Marketing xuất khẩu.
2.1. Phòng kinh doanh tiếp thị.
Phòng kinh doanh tiếp thị ngoài chức nănh nghiên cứu và phát triển thị
trường nội địa, thăm dò và nghiên cứu các phản ứng của các đối thủ cạnh tranh trong nước. Để hỗ trợ tốt cho phòng xuất nhập khẩu trong hoạt động xuất khẩu sản phẩm sang thị trường EU phòng kinh doanh tiếp thị cần phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Thăm dò và nghiên cưu thị trường EU, theo dõi những biến đổi của thị
trường để có chính sách Marketing thích hợp.
- Xúc tiến tìm kiếm các đơn đặt hàng mới đặt quan hệ lâu dài với họ đồng thời giữ quan hệ tốt đẹp với bạn hàng cũ.
- Theo dõi biến động về nhu cầu, cạnh tranh trên thị trường EU đề xuất chiến lược Marketing và chính sách marketing - mix cho Công ty nâng cao thị
phần của Công ty trên thị trường này.
2.2. Phòng xuất nhập khẩu
Để hoạt động marketing xuất khẩu hoạt động có hiệu quả, nhiệm vụ của phòng phải thực hiện các công việc sau:
- Giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu và hoàn tất thủ
tục xuất nhập khẩu cho khách hàng.
- Dự thảo nội dung các hợp đồng kinh tế làm gia tăng làm hàng gia công xuất khẩu và các hợp đồng may xuất khẩu của Công ty và quyết toán các hợp
đồng kinh tế.
- Giao hàng cho nhà nhập khẩu EU và nhận nguyên liệu, thực hiện chế độ báo cáo định kỳ về hoạt động xuất nhập khẩu.
3. Mối quan hệ giữa phòng xuất nhập khẩu và phòng kinh doanh tiếp thị.
Hoạt động xuất khẩu của Công ty cũng sẽ không có hiệu quả tốt khi mối liên hệ giữa phòng xuất nhập khẩu và phòng kinh doanh tiếp thị là không tốt.
- Phòng marketing nghiên cứu thị trường, tìm ra thị trường mục tiêu, thăm dò các bạn hàng và các đối thủ cạnh tranh, phòng xuất nhập khẩu có nhiệm vụ giao dịch, ký kết hợp đồng, đặt quan hệ làm ăn với khách hàng tại thị trường mục tiêu mà phòng kinh doanh tiếp thị đã nghiên cứu lựa chọn.
- Phòng xuất khẩu cũng trao đổi thông tin về khách hàng, những phản
ứng của khách hàng đối với các chính sách marketing của Công ty tạo điều kiện cho bộ phận marketing có thể thay đổi kịp thời các chính sách marketing,
đáp ứng thoả mãn tối đa nhu cầu khách hàng.
- Phòng xuất khẩu cũng phải trao đổi thông tin qua lại thường xuyên về
tình hình xuất khẩu sản phẩm của Công ty ở thị trường EU cho phòng kinh doanh tiếp thị biết để có chính sách marketing thích ứng.
Thông qua phòng xuất nhập khẩu, bộ phận marketing có thể giám sát
được hoạt động Marketing hoạt động tốt và có hiệu quả.
Tóm lại: thành công của các chính sách Marketing, kế hoạch chiến lược marketing của Công ty trên thị trường EU sẽ nhờ phần lớn vào hiệu quả hoạt
động và sự kết hợp của 2 phòng: Phòng xuất nhập khẩu và phòng kinh doanh tiếp thị. Do đó các phòng ban phải hỗ trợ, trao đổi thông tin qua lại với nhau xây dựng một chính sách marketing xuất khẩu đúng đắn tạo tiền đề cho sự