ĐIỀU TRA QUY TRÌNH THỦ TỤC HẢI QUAN ĐIỆN TỬ ĐỐI VỚI HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
3.1.2. Quá trình của hệ thống trong quản lý dữ liệu khai báo HQĐT
Đối với tất cả các loại hình doanh nghiệp thì quá trình quản lý dữ liệu khai báo HQĐT bao gồm các quá trình cơ bản sau:
Tuyển dụng nhân viên làm công việc xuất nhập khẩu (bao gồm nhân viên chứng từ, nhân viên giao nhận) theo nhu cầu thực tế của lĩnh vực xuất nhập khẩu.
Đào tạo và tái đào tạo cho các nhân viên làm các công việc liên quan đến quy trình thủ tục HQĐT.
Chỉ đạo, giám sát và hướng dẫn trực tiếp các nhân viên trong quá trình thực hiện công việc khai báo thủ tục HQĐT.
Công việc chủ yếu của họ là phải nắm vững kỹ năng về máy tính, chuyên môn nghiệp vụ về hàng hóa XNK và các loại hình hàng hóa XNK của công ty.
Theo dõi và kiểm soát các vấn đề nảy sinh trong lúc thực hiện quy trình khai báo thủ tục HQĐT đối với hàng hóa XNK.
Triển khai các hoạt động hỗ trợ và phòng ngừa (như tờ khai bị sai, sự cố mạng, đường truyền...).
Đánh giá chất lượng của hệ thống quản lý nội bộ và điều chỉnh những tồn tại trong doanh nghiệp.
3.1.3. Áp dụng các phương pháp đánh giá hiệu quả quy trình thủ tục HQĐT đối với hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển tại thành phố Hồ HQĐT đối với hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển tại thành phố Hồ Chí Minh.
Để có cơ sở phân tích các giải pháp hoàn thiện quy trình thủ tục hải quan điện tử đối với hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển tại TP. HCM luận văn đã tiến hành điều tra thực tế các ý kiến phải hồi của các doanh nghiệp có hoạt động khai báo hải quan điện tử đối với hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển.
Qua xử lý số liệu điều tra có thể cho biết danh mục ưu tiên trong quá trình thực hiện thủ tục hải quan điện tử. Các bước kỹ thuật đánh giá được áp dụng trong quá trình thực hiện theo 4 bước cơ bản: Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Điều chỉnh (PDCA).
Bảng 3.1. Kỹ thuật đánh giá áp dụng trong việc làm thủ tục hải quan điện tử đối với hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển tại TP. HCM
Tiến trình Nội dung Nội dung triển khai
Lập
kế hoạch - Lập kế hoạch cho các quá trình
- Chuẩn đoán các vấn đề cần phải điểu tra
- Đưa ra các dự án đề nghị
- Quá trình tiến hành điều tra thực tế của luận văn
+ Viết phiếu điều tra (có tham khảo ý kiến các đơn vị kinh doanh trong lĩnh vực xuất nhập khẩu)
+ Lấy ý kiến phản hồi các doanh nghiệp xuất nhập khẩu tại Tp.Hồ Chí Minh
- Xử lý số liệu điều tra theo phương pháp mức chất lượng và trung bình trọng số
nguồn thông tin khác.
- Xếp danh mục ưu tiên cần phải hoàn thiện cho quy trình hải quan điện tử
- Đề xuất các giải pháp với các cơ quan chức năng
Thực hiện - Thực hiện dự án Các bước triển khai như sau:
1) Xác định ranh giới cho các quá trình thực hiện Hải quan điện tử
2) Xác định điểm mạnh yếu của các nghiệp vụ và ghi nhận bằng văn bản.
3) Chọn lựa các yếu tố cần phải hoàn thiện. 4) Đưa ra các thỏa thuận đối với việc đánh giá. 5) Thu thập thông tin về quy trình này.
Kiểm tra - Đối chiếu viêc đã làm được với các việc trong kế hoạch
- Phân tích các thông tin trong bảng điều tra - Lập kế hoạch hành động và sửa đổi các hoạt động về quy trình thủ tục hải quan điện tử và thực hiện theo dõi đối tác được lựa chọn
Điều chỉnh
- Tiến hành sữa chữa, cải tiến - Làm PCDA lần hai
- Theo dõi quy trình thực hiện cải tiến này - Cập nhật các thông tin và tự chỉnh lại từ đầu - Điều chỉnh lại nội dung cần phân tích
Áp dụng vào việc phân tích đánh giá quy trình thủ tục hải quan điện tử đối với hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển trong luận văn theo các bước của lưu đồ như sau:
Xác định nhu cầu cần phải hoàn thiện quy trình thủ tục hải quan điện tử được đặt ra với các thủ tục đăng ký hải quan điện tử.
Các kinh nghiệm, kiến thức và các thông tin cập nhật về thủ tục hải quan điện tử trong các doanh nghiệp thì ít được đề cập đến.
Việc lựa chọn các loại hình phù hợp với tình hình thực tế của xuất nhập khẩu hàng hóa và nhận thức của các cơ quan chức năng thì rất khó khăn.
Bảng điều tra được thiết kế theo sự nhận thức nhu cầu của từng loại hình doanh nghiệp và của mỗi mô hình quản lý riêng. Thực chất đây là nhận thức thực tế sự cải tiến quy trình đòi hỏi phải có sự thỏa mãn của cả hai phía doanh nghiệp và cơ quan chức năng.
Vấn đề quan trọng là mỗi loại hình công ty khác nhau thì có lượng đội ngũ nhân sự khác nhau. Do đó, sẽ khác nhau về phương thức cải thiện và đào tạo đội ngũ nhân sự khác nhau.
Luận văn chỉ tập trung vào các yếu tố thuộc bản thân doanh nghiệp có hoạt động khai báo HQĐT đối với hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển tại TP. HCM cùng những người trực tiếp thực hiện nghiệp vụ này, và cố gắng phác họa một cách khách quan những ảnh hưởng đến các công tác này.
Để đảm bảo độ tin cậy khách quan cao nhất thì số liệu điều tra được các chuyên viên thống kê và tiến hành xử lý.
Các công việc cần tiến hành trung thực sẽ xác định vị trí ưu tiên theo các cấp độ khác nhau.
3.2. Điều tra về thực trạng quy trình thủ tục HQĐT đối với hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển tại thành phố Hồ Chí Minh. nhập khẩu bằng đường biển tại thành phố Hồ Chí Minh.