ĐIỀU TRA QUY TRÌNH THỦ TỤC HẢI QUAN ĐIỆN TỬ ĐỐI VỚI HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
3.1.1.2. Truyền dữ liệu khai báo hải quan qua mạng, lên tờ khai hải quan xuất khẩu và chuẩn bị Bộ hồ sơ khai hải quan
Chuẩn bị tờ khai hải quan điện tử xuất khẩu.
Các bước khai HQ thực tế trên máy tính:
Nhân viên chứng từ vào phần mềm khai báo qua mạng (ECUSK2_KD – Electronic Custom Service) do Trung tâm Dữ liệu và Công nghệ thông tin Cục hải quan TP.HCM cung cấp để nhập dữ liệu khai báo hải quan hàng xuất. Việc nhập các tiêu thức trên phần mềm khai báo cũng tương tự như nhập thông tin trên tờ khai giấy. Sau khi nhập xong, chỉ cần một thao tác đơn giản là dữ liệu sẽ được truyền đến chi cục hải quan nơi ta tiến hành mở tờ khai điện tử. Phần mềm ECUS có hỗ trợ chức năng in các thông tin đã nhập lên tờ khai giấy, các thông tin in ra rất chính xác và đẹp mắt, tiện lợi hơn rất nhiều so với phương pháp thủ công như lúc trước.
Khai báo hải quan điện tử HQ gồm các bước sau:
Khi bắt đầu chạy chương trình bạn phải thực hiện chức năng đăng nhập(LOGIN). Bạn hãy nhập thông số truy cập đầy đủ:
+Tên truy cập: sa
+Mã truy cập: mật khẩu của bạn để truy cập chương trình +Tên CSDL: ECUS
+Tên máy chủ: Tên của máy chủ chứa cơ sở dữ liệu MS SQL Server thông thường là tên máy tính chạy chương trình
+ ĐV Hải quan: tên đơn vị Hải quan tiếp nhận tờ khai điện tử (ở đây là Chi cục Hải quan quản lý hàng đầu tư)
Khi đã nhập đầy đủ các thông tin bạn chọn nút “Đăng nhập”. Nếu không đăng nhập được bạn hãy kiểm tra lại tất cả thông số bạn nhập và đăng nhập lại.
Bước 1. Lập tờ khai hải quan điện tử
-Vào menu của chương trình và chọn chức năng: “Tờ khai/Đăng ký mới tờ khai xuất khẩu”. Khi đó màn hình xuất hiện chức năng “Nhập tờ khai nhập khẩu mới”.
- Sau khi điền các thông tin cần thiết trên tab “Thông tin của tờ khai”,
chọn tab “Danh sách hàng tờ khai” điền đầy đủ các thông tin về mặt hàng mà bạn muốn nhập khẩu. Khi nhập đầy đủ các thông tin chọn nút “Ghi”.
- Ngoài việc khai đầy đủ thông tin trên tờ khai, bắt buộc doanh nghiệp phải khai thêm những chứng từ kèm theo như: hợp đồng, invoice, packing list, vận tải đơn, giấy phép (nếu có),…v.v
Bước 2. Khai báo tờ khai điện tử
- Gửi tờ khai đến Hải quan điện tử.
- Để chuẩn bị gửi tờ khai đến Hải quan điện tử máy của bạn phải được kết nối INTERNET.
- Bạn chọn nút “Khai báo” trên màn hình nhập tờ khai nếu bạn chưa nhập tên truy nhập, mật khẩu kết nối tới VAN thì màn hình sẽ hiện ra để bạn nhập tên truy nhập, mật khẩu kết nối tới VAN
- Nhập xong bạn chọn nút chấp nhận. Sau đó hãy chờ trong giây lát để nhận được thông tin trả về sơ bộ từ phía Hải quan điện tử như số tờ khai,…
Khi có số tiếp nhận của Hệ thống Hải quan trả về thì đã xong bước gửi tờ khai điện tử.
Bước 3. Nhận kết quả khai báo tờ khai điện tử
Cán bộ HQ sẽ xử lý tờ khai và phản hồi kết quả. Căn cứ trên kết quả phản hồi này, DN tiến hành theo hướng dẫn của kết quả được phản hồi.
- Trường hợp nếu DN khai báo sai hoặc chứng từ không rõ ràng thì cơ quan hải quan gửi phản hồi yêu cầu DN bổ sung và điều chỉnh, sau khi điều chỉnh DN gửi khai báo lại để lấy lại số tiếp nhận mới;
- Trong phần khai báo thủ tục HQĐT có phần scan chứng từ kèm theo. Chỉ khi nào cơ quan hải quan yêu cầu DN scan kèm theo thì DN mới scan và đính kèm vào tờ khai và gửi lại tờ khai, lưu ý dung lượng file scan không quá 2Mb).
Bước 4. Kiểm tra và xử lý tờ khai
Sau khi có số tờ khai thì DN chờ phản hồi của cơ quan hải quan để xem kết quả phân luồng tờ khai, thủ tục HQĐT được phân thành 3 luồng chính: xanh, vàng, đỏ.