ĐIỀU TRA QUY TRÌNH THỦ TỤC HẢI QUAN ĐIỆN TỬ ĐỐI VỚI HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
3.1.1.1. Chuẩn bị bộ chứng từ, kiểm tra bộ chứng từ
Trong trường hợp xuất hàng theo điều kiện CIF , nhân viên làm TTHQ tự liên hệ hãng tàu để lấy booking và nắm ngày giờ, cảng xuất , tên tàu. Đồng thời liên hệ với công ty bảo hiểm để mua bảo hiểm theo yêu cầu của khách .
Đối với hàng xuất kinh doanh Bộ hồ sơ khai hải quan gồm có:
Phiếu tiếp nhận đăng kí TKHQ mẫu giấy & phiếu tiếp nhận tờ khai đăng ký qua mạng.
Tờ khai Hải quan hàng xuất khẩu HQ/2009-TKĐTXK ( 2 bản chính) Phụ lục tờ khai Hải quan (nếu có)
Hợp đồng Ủy thác xuất khẩu (nếu có - 1bản sao)
Comercial Invoice & Packing List ( 1 bản chính và 1 bản sao) Giấy giới thiệu của công ty
Giấy phép xuất khẩu (nếu có)
Giấy đăng kí kiểm dịch động/thực vật (nếu lô hàng yêu cầu phải kiểm dịch-1 bản sao)
Nhân viên chứng từ phải kiểm tra tính đồng nhất giữa các thông tin trên chứng từ. Thông thường thì kiểm tra các thông tin sau (những thông tin phục vụ cho việc lên tờ khai và làm TTHQ):
- Đối với Hợp đồng ngoại thương : Số hợp đồng, ngày tháng năm kí kết hợp đồng, tên và địa chỉ của người bán, tên và địa chỉ của người mua, tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng trị giá, điều kiện cơ sở giao hàng, xuất xứ hàng hóa, phương thức thanh toán.
- Đối với Hóa đơn thương mại: Số hóa đơn, ngày lập hóa đơn, tên và địa chỉ của người bán, tên và địa chỉ của người mua, tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng trị giá, điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức thanh toán xem có tương thích với các thông tin trên hợp đồng hay không
- Đối với Phiếu đóng gói: kiểm tra số kiện, số kí, số khối
Khi phát hiện bất kì sự nhầm lẫn nào giữa các thông tin trên, nhân viên chứng từ phải báo ngay với khách hàng để họ tiến hành điều chỉnh. Sau đó tiến hành đăng kí tờ khai trên phần mềm điện tử.
+ Trường hợp khách hàng kí hợp đồng ủy thác xuất khẩu với công ty, yêu cầu công ty thay mặt mình đứng ra thu xếp mọi thủ tục xuất hàng, thì họ sẽ không làm Invoice, Packing List mà chỉ gởi chi tiết về lô hàng để nhân viên chứng từ của công ty làm giúp, thường thì 2 chứng từ này sẽ được gộp chung lại thành “Invoice & Packing List” thể hiện đầy đủ các thông tin về số lượng, đơn giá, số kiện-kí- khối. Và lúc này, kèm theo Hợp đồng Ủy thác xuất khẩu trong Bộ hồ sơ khai hải quan.
+ Trường hợp công ty làm Đại lý khai thuê HQ sẽ thể hiện thêm phần “ Đại Lý làm TTHQ – Customs Clearance Agent” trên Invoice & Packing List và có Hợp đồng Đại lý HQ kèm theo trong Bộ hồ sơ khai HQ.