Quy trình hàng xuất ựường biển của ATL.
Các bước
Quy trình thực hiện Các bên liên quan
1 ATL nhận Booking Request từ khách hàng Khách hàng 2 ATL gửi Booking Request cho người chuyên chở Người chuyên chở
3 ATL gửi xác nhận Booking cho khách hàng Khách hàng 4 ATL yêu cầu các chứng từ vận tải từ khách hàng Khách hàng
5 ATL gửi thông tin vận tải cho Agent ở nước hàng ựến Agent nước hàng ựến 6 ATL gửi chi tiết làm MB/L cho người chuyên chở. Người chuyên chở
7 ATL làm HB/L Bộ phận Operation
8 ATL gửi HB/L cho khách hàng Khách hàng
9 ATL kiểm tra MB/L Người chuyên chở
10 ATL gửi pre-alert cho Agent nước hàng ựến Agent nước hàng ựến 11 ATL theo dõi lô hàng (tracking cargo) sau khi tàu ựi ATL website
12 ATL thông báo tình trạng lô hàng cho khách hàng Khách hàng
13 ATL liên hệ với Agent (xác nhận việc Agent nhận hàng) Agent nước hàng ựến 14 ATL gửi email cho khách hàng (shipper) về việc nhận
hàng ở cảng ựến
Khách hàng
15 Phòng chứng từ xuất Shipping Request cho bộ phận kế
toán
Quy trình xuất hàng ựường biển của BeeLogistics
Bước Nội dung Nhiệm vụ Hồ sơ biểu mẫu Mô tả công việc
Bđ Hđựã ký BP sales Sổ ghi chép Thỏa thuận giữa Sales và khách hàng 1 Nhận
chứng từ
NV bộ
phận xuất
Lệnh cấp Cont Nhận các chứng từ liên quan từ Sales chuyển qua, Cho số Bill và nhập SMS 2 Liên lạc
KH
NV bộ
phận xuất
Yêu cầu khách hàng gửi chi tiết lô hàng
3 Làm
HB/L
NV bộ
phận xuất
HB/L, Hóa ựơn, Làm vận ựơn fax cho khách hàng kiểm tra, Thu tiền cước vận chuyển của lô hàng, Phát hành HB/L cho khách hàng 4 Làm MB/L NV bộ phận xuất MB/L Căn cứ vào chi tiết HB/L ựể làm MB/L gửi cho hãng tàu, Kiểm tra MB/L
5 Shipping advice Nhân viên bộ phận xuất ShippingAdvice, CRR Lấy giá từ SMS ựể làm Shipping Advice, Chuyển kế toán theo dõi công nợ với khách hàng/ựại lý/hãng tàu 6 Gửi chứng từ Nhân viên bộ phận xuất HB/L, MB/L, Shipping Advice, Debit Note/ Creadit Note Gửi các chứng từ gồm HB/L, MB/L, Shipping Advice, Debit Note/ Credit Note (nếu có) cho ựối tác ở ựiểm ựến trước khi tàu ựến (tuyến ngắn) hoặc chậm nhất là 3 ngày kể từ ngày tàu chạy (tuyến dài). 7 Customer service - Tr.P nghiệp vụ - NV bộ phận xuất Giống như hàng lẻ xuất 8 Kết thúc việc xuất NV bộ phận xuất Các hồ sơ có liên quan
Lưu hồ sơ của các bước công việc trên theo từng tàu
Giống nhau: Trên cơ sở cả hai ựều sử dụng chung việc xử lý quy trình bộ chứng từ
của một lô hàng xuất. Khác nhau:
ATL BeeLogistics
Ớ Chỉ làm theo kinh nghiệm chưa ựưa ra
ựược sơựồ quy trình chuẩn.
Ớ Một nhân viên giải quyết quá nhiều khâu dẫn ựến tốc ựộ làm việc chậm và xử lý chứng từ không hợp lý thời gian.
Ớđưa ra quy trình chuẩn cho công ty.
Ớ Các bước trong quy trình ựược mô tả công việc cho từng bộ phận rõ ràng và trách nhiệm mọi người ựược nêu rõ.