b. Luật buôn bán quốc tế (xem phụ lục)
2.2.1.3 Liên quan ñến thanh toán.
Trong việc tổ chức thanh toán giữa các tổ chức tín dụng ở các quốc gia khác nhau ñể
thực hiện các khoản thu chi liên quan ñến hoạt ñộng kinh tế chính trị – xã hội ñều diễn ra qua việc xử lý các giấy tờ thanh toán nhất ñịnh gọi là nghiệp vụ thanh toán quốc tế.
• Tài khoản ghi nợ/tài khoản vãng lai • Thanh toán bằng séc
• Trả tiền khi xuất trình chứng từ hay chứng từ giao khi thanh toán (C.A.D hoặc D/P). • Chứng từ khi chấp nhận thanh toán (D/A)
• Tín dụng thư L/C :Ngân hàng của người mua phát hành tín dụng thư và luôn luôn có nghĩa vụ phải thanh toán nếu như nhà xuất khẩu thỏa mãn tất cả các ñiều kiện
của hợp ñồng. ðối lập với phương thức thanh toán “nhờ thu”, tín dụng thư sẽ bị
kiểm tra bởi cả 2 phía ngân hàng của người bán và người mua. Người bán hàng cũng có thể yêu cầu ngân hàng của mình xác nhận tín thư. ðiều này có nghĩa là ngân hàng của người bán sẽ không tự ñộng xác nhận tất cả các tín thư L/C, nhưng về cơ bản sẽ theo dõi chúng tùy từng trường hợp.
Thuận lợi/ không thuận lợi.
• Người xuất khẩu có ñược mức bảo ñảm cao cho việc sẽñược thanh toán (nếu anh ta hài lòng với ñiều kiện chi trả, ñiều mà ñược qui ñịnh trong hợp ñồng bán hàng)
• Ngân hàng người mua phải thanh toán (và ñiều này làm tăng thêm ñộ tin cậy của việc thanh toán)
• Tín dụng thư L/C ñược sử dụng khi người bán và người mua không quen biết lẫn nhau tới ñộ tin cậy, bởi vì loại thanh toán này cung cấp một mức ñộ an toàn cao cho việc thanh toán và giao nhận hàng hóa.
• Tín dụng thư là một kiểu mẫu thanh toán tương ñối tốn kém.
2.2.2 Thực trạng giao nhận trong việc xử lý quy trình bộ chứng từ hàng xuất của công ty. 2.2.2.1 Khách hàng.
lại là khác, việc tìm kiếm khách hàng rất là khó khăn bởi vì quy mô công ty nhỏ, hoạt
ñộng kinh doanh chủ yếu là kiếm sự chênh lệch về giá cước giữa khách hàng và hãng tàu
ñể thu lợi nhuận. Vì thế mục tiêu chung của các công ty này chính là chất lượng phục vụ
và các dịch vụ ña dạng nhằm giúp khách hàng có sự lựa chọn, thỏa mãn nhu cầu cho khách hàng tránh ñi sự chèn ép hay làm khó dễ của các công ty giao nhận có hãng tàu hay các hãng tàu vận tải. Theo số liệu của công ty ATL từ bộ phận chứng từ thì có
Khoảng 5% là khách hàng sẵn có của công ty.
Tiếp theo là khoảng hơn 30% là khách hàng kiếm ñược từ bộ phận Sales lượng khách hàng này có ñược là nhờ bộ phận Sales họ có mối quan hệ rộng rãi với khách hàng và dẫn dắt khách hàng từ công ty cũ sang công ty mới
Khoảng 10% là khách hàng thông qua trung gian hay còn gọi là (KB) loại khách hàng này chiếm khoảng 10% hoa hồng từ công ty sau khi kiếm hợp ñồng cho công ty hay còn gọi là cộng tác viên…
Chiếm chưa ñược 50% khách hàng trong ngành giao nhận. ðiều này chứng tỏ lượng khách hàng tìm kiếm của công ty không nhiều, việc tìm kiếm khách hàng và giữ chân khách hàng thật sự gặp nhiều khó khăn nguyên nhân có thể là do: công ty mới ra ñời uy tín kinh doanh, thương hiệu biết ñến chưa nhiều; công ty không có hãng tàu hay là ñại lý của các hãng tàu nên việc khách hàng tìm ñến chưa nhiều…
Cho nên, vấn ñề gặp phải của công ty chính là tìm kiếm khách hàng rất khó hơn thế nữa lượng khách hàng chỉ gửi những hàng hóa ít tải trọng, nhẹ phí và ñường ngắn…còn những lô hàng lớn tải trọng nặng thì ñược các công ty có hãng tàu uy tín thực hiện giao nhận. Hơn nữa, trong quá trình xử lý chứng từ cho lô hàng thì khách hàng không cung cấp ñầy ñủ chi tiết cũng như thông tin về lô hàng dẫn ñến tình trạng hàng bị ngừng vận chuyển và thường bị các hãng tàu phạt tiền do cung cấp sai thông tin về lô hàng như sai số Seal, số container…
2.2.2.2 Bộ phận chứng từ và Sales.
Hai bộ phận này chiếm vị trí rất quan trọng trong công ty. Tuy nhiên, vấn ñề gặp phải
phận chứng từ phải thực hiện làm chi tiết Bill ñể làm HB/L và gửi hãng tàu làm MB/L. Mỗi tháng bộ phận chứng từ phải nhận từ 25 – 30 ñơn hàng từ phòng Sales. Như vậy, bộ
phận chứng từ sẽ vừa phải làm 25 – 30 chi tiết MB/L trong một tháng ñể gửi hãng tàu. Trong khi ñó, một số lô hàng có nhiều người nhận thì bộ phận chứng từ phải làm 2 – 3 HB/L cho một MB/L, nghĩa là bộ phận chứng từ phải thực hiện trung bình trên 40 HB/L một tháng.Theo KPI, bình quân một nhân viên chứng từ có thể làm ñược 10 bộ chứng từ
trong một ngày trong khi ñó bộ phận chứng từ của công ty ATL có 2 nhân viên phụ trách mà trung bình một ngày chỉ có thể giải quyết ñược 4 Bill. ðiều ñó chứng tỏ tốc ñộ xử lý chứng từ của công ty ATL còn chậm. Nguyên nhân chủ yếu là do: một người phải làm quá nhiều việc, quá nhiều khâu, chưa có sự chuyên môn hóa: làm chứng từ, chăm sóc khách hàng, tracking cargo… dẫn ñến thiếu sự kiểm soát: mỗi người làm việc ñộc lập và tự quyết ñịnh, thiếu sự phối hợp chặt chẽ ñồng bộ giữa bộ phận Operation lẫn bộ phận
Sales. (KPI - Key Performance Indicators là các tiêu chí ñánh giá hiệu năng hoạt ñộng, dùng ñểñánh giá tiến ñộ thực hiện công việc của các nhân viên.)
2.2.2.3 Người chuyên chở ( hãng tàu ).
Việc tìm kiếm các hợp ñồng của khách hàng ñã gặp nhiều khó khăn thì việc tìm các hãng tàu vận chuyển hàng hóa lại càng gặp nhiều rắc rối. ðối với công ty ATL thì việc thuê tàu gặp phải nhiều khó khăn.
Các hãng tàu thường ñưa ra mức giá cước cao ñến các nước nhận hàng dẫn ñến mức hưởng chênh lệch của công ty không nhiều vì do những hàng tàu này có tuyến cốñịnh
ñi qua những cảng chính của những châu lục hay các nước. Ngoài ra thời gian họ vận chuyển hàng hóa nhanh chóng, an toàn và ñảm bảo cho khách hàng. Cho nên, việc các hãng tàu làm giá, tăng phí ñi kèm dẫn ñến công ty không có nhiều lợi nhuận. ðối với các hãng tàu khi thuê tàu của họ gửi hàng ñến nước nhận vì số lượng hàng
không nhiều, cước phí thấp và tuyến ngắn, nên việc họ trì hoãn giao hàng ñến tay người nhận dẫn ñến tình trạng hàng chậm ñến và gây mất uy tín cho khách hàng. Việc các hãng tàu tính mức phí cho các công ty Forwarder cao hơn những khách hàng
khó khăn trong việc vận chuyển hàng hóa từ các hãng tàu này. Vì thế, tại sao chi phí của công ty tăng cao và lợi nhuận chiếm không cao.
Công ty thường bị các hãng tàu giành giật khách hàng và sẵn sàng giảm giá cước vận chuyển cho các tuyến ñường dài và với lượng hàng lớn.
2.2.2.4 ðặc ñiểm hàng hóa vận chuyển.
Những hàng hóa nguy hiểm, hàng quá trọng và hàng quá khổ những mặt hàng này công ty thường hay gặp phải: khi thực hiện những lô hàng này thì gặp nhiều khó khăn như hãng tàu không chịu vận chuyển nói chính xác là mức giá cước của họñưa ra không tốt cho lắm, dẫn ñến hàng không ñược vận chuyển, người nhận không nhận ñược hàng, thời gian hàng ñến chậm trễ và tất nhiên phát sinh phí CFS lưu kho cho hàng. Có thể ñây là do lỗi của khách hàng không cung cấp thông tin ñầy ñủ về lô hàng dẫn ñến việc thuê tàu hay người chuyên chở gặp khó khăn và lỗi một phần là do công ty không giải thích cặn kẽ cho khách hàng. Vì vậy, ñể thực hiện những lô hàng công ty cần nói rõ cho khách hàng về những trường hợp hàng quá trọng, hàng quá khổ ñể từ ñó có cơ sở tính phí hợp lý cho khách hàng và thỏa thuận mức giá cước cho người chuyên chở hay các hãng tàu. 2.2.2.5 ðịa ñiểm giao nhận và ñại lý nước hàng ñến.
Khi vận chuyển hàng hóa xuất khẩu sang nước ngoài thì một ñiều công ty gặp phải chính là: hàng hóa khi ñến ñịa ñiểm giao nhận của nước ñó là chưa phải là ñiểm dừng cuối cùng vì cảng ñó không nằm tại nơi ñại lý nước hàng ñến. Vì thế, khi vận chuyển hàng hóa ñến cảng ñó và bốc container xuống và ñưa phương tiện vận tải vận chuyển ñến
ñại lý nước hàng ñến khi ñó sẽ phát sinh ra một khoảng cước phí vận chuyển ñến nơi ñó mặc dù là khoảng phí ñó ñược ước lượng trước. Tuy nhiên, tùy vào thời ñiểm mà mức cước có sự chênh lệch với nhau hoặc do chủ tàu ñưa ra dẫn ñến lợi nhuận thu về không
ñược nhiều. Khi giao hàng tại nước hàng ñến thì không chỉ là một ñại lý mà có nhiều ñịa lý khác nhau của một công ty vì thế thực trạng gặp phải có nhiều công ty nước ngoài ủy thác nhập khẩu ñẫn ñến tình trạng 2, 3 ñại lý nhận hàng và làm cho quá trình giao nhận hàng gặp nhiều khó khăn phải mất nhiều thời gian và ñôi lúc xảy ra tình trạng mất hàng hoặc hàng bị móc, hư do không vận chuyển ñúng thời hạn..
2.2.2.6 Xử lý quy trình bộ chứng từ xuất khẩu lô hàng “Expandable Polystyrene”.
2.2.2.6.1 Quy trình xử lý bộ chứng từ xuất khẩu lô hàng.
Tính năng ñặc thù của ngành giao nhận vận tải là sử dụng các email ñể trao ñổi thông tin và xác nhận tình hình giao nhận như chức năng của hợp ñồng vận chuyển giữa các bên và là bằng chứng có hiệu lực khi giải quyết tranh chấp xảy ra. Vì lẽ ñó, quy trình thực hiện thủ tục chứng từ càng ñơn giản, hiệu quả và an toàn thì mức ñộ cạnh tranh của công ty Forwarder càng tăng. Hiện tại, công ty ATL ñã xây dựng một quy trình thủ tục chứng từ
hàng xuất ñể nhân viên thuận lợi trong việc thực hiện và theo dõi tiến trình nghiệp vụ.
Bảng 2.2: Quy trình thủ tục chứng từ hàng xuất khẩu. Các
bước Quy trình thực hiện Các bên liên quan
1 ATL nhận Booking Request từ khách hàng Khách hàng 2 ATL gửi Booking Request cho người chuyên chở Người chuyên chở
3 ATL gửi xác nhận Booking cho khách hàng Khách hàng 4 ATL yêu cầu các chứng từ vận tải từ khách hàng Khách hàng
5 ATL gửi thông tin vận tải cho Agent ở nước hàng ñến Agent nước hàng ñến 6 ATL gửi chi tiết làm MB/L cho người chuyên chở. Người chuyên chở
7 ATL làm HB/L Bộ phận Operation
8 ATL gửi HB/L cho khách hàng Khách hàng
9 ATL kiểm tra MB/L Người chuyên chở
10 ATL gửi pre-alert cho Agent nước hàng ñến Agent nước hàng ñến 11 ATL theo dõi lô hàng (tracking cargo) sau khi tàu ñi ATL website
12 ATL thông báo tình trạng lô hàng cho khách hàng Khách hàng
13 ATL liên hệ với Agent (xác nhận việc Agent nhận hàng) Agent nước hàng ñến 14 ATL gửi email cho khách hàng (shipper) về việc nhận
hàng ở cảng ñến
Khách hàng
Trong phạm vi nghiên cứu của ñề tài, em xin ñược trình bày cụ thể và chi tiết quy trình thủ tục chứng từ cho lô hàng Expandable Polystyrene ( tạm dịch là hàng hạt nhựa) của công ty Polystyrene Việt Nam ñược booking vào ngày 30/03/2011, ñược công ty lưu trữ trong hồ sơ với tên là ASE1103029, số MB/L là KMTC SGN 0296457, số HB/L là ASE1103026.
Bước 1: Khách hàng liên hệ ATL ñể yêu cầu dịch vụ giao nhận
Sau khi tham khảo giá cước vận tải mà nhân viên Sales của công ty ATL ñưa ra (giá 50 USD / container 40’ ñi Laem Chabang, Thái Lan), công ty Polystyrene liên hệ nhân viên Sales ñể xác nhận, thỏa thuận lại giá cả và gửi email booking cho lô hàng Expandable
Polystyrene như sau:
From: polystyrene vn [mailto:polystyrenevn@yahoo.com]
Sent: Thursday, March 24, 2011 10:40 AM To: ATL
Cc: dxlinh@baominh.com.vn
Subject:
Dear Mr./ Ms.,
Would you please send us booking as folows: Commodity: EXPANDABLE POLYSTYRENE Volume: 1x40’GP.