IV. Phơng hớng, nhiệm vụ của PTI trong thời gian tới và một số giải pháp kiến nghị
1. Đánh giá chung kết quả hoạt động kinh doanh của PTI trong thời gian qua
2.2. Giải pháp về công tác tổ chức bộ máy và cán bộ
* Về cơ cấu tổ chức bộ máy
Cùng với sự tăng trởng và phát triển của toàn nền kinh tế, nhu cầu về bảo hiểm ngày càng đòi hỏi PTI phải có một mạng lới chi nhánh rộng khắp cả nớc đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng ở mọi nơi, mọi lúc mà mà vẫn đảm bảo một bộ máy gọn nhẹ, linh hoạt và hiệu quả.
Muốn vậy, PTI cần củng cố, phát triển và cải tiến bộ máy tổ chức quản lý của cả công ty và từng chi nhánh sao cho phù hợp với nhu cầu của thị trờng và yêu cầu của cạnh tranh. Cải tiến lề lối làm việc, nâng cao chất lợng phục vụ khách hàng. Chấn chỉnh lại việc tổ chức khai thác theo nguyên tắc “phân công địa bàn” tránh tình trạng chồng chéo, cạnh tranh nội bộ. Tại mối chi nhánh hay đại lý cần phân cấp quyền hạn và trách
nhiệm cho từng cá nhân, từng phòng ban, bộ phân một cách rõ ràng. Đảm bảo sự thống nhất thông suốt trong quản lý và điều hành tránh sự trùng lặp và chồng chéo về quyền lợi và nghĩa vụ giữa các bên. Cụ thể là: với các nghiệp vụ bảo hiểm tài sản-kỹ thuật nh bảo hiểm thiết bị điện tử, do đặc thù của ngành có thể công ty không cần thiết tăng cờng mạng lới đại lý, cộng tác viên. Công ty nên tận dụng ngay các cơ sở bu điện trên mỗi địa bàn làm đại lý của mình, nh vậy vừa giảm đợc chi phí lại làm gọn nhẹ bộ máy kinh doanh. Ngợc lại, với nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu thì công ty cần tăng cờng mạng lới đại lý, cộng tác viên và giám định viên, đó có thể là các cán bộ công nhân viên, các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá hay các đơn vị vận tải Nh… vậy, việc nắm bắt thông tin về khách hàng sẽ rất nhanh chóng, kịp thời.
Với bất kỳ một công ty bảo hiểm nào thì vai trò của công tác giám định là rất quan trọng. Trong thời gian qua công tác này tại PTI còn nhiều bất cập, gây ảnh hởng đến hiệu quả kinh doanh của toàn công ty. Lý do chính là do công tác giám định cha kịp thời, làm giảm mức độ chính xác của biên bản giám định nguyên nhân và mức độ tổn thất. Ngoài ra, còn do công ty cha có đủ đội ngũ cán bộ, nhân viên chuyên nghiệp trong khâu giám định bồi thờng, công tác giám định vẫn phụ thuộc nhiều vào các tổ chức giám định trung gian do công ty uỷ thác. Chính vì vậy, để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh thì việc quan tâm nâng cao chất lợng khâu giám định là vô cùng cần thiết. Ngoài việc đầu t mua sắm trang thiết bị hiện đại phục vụ công tác giám định, bồi dỡng nâng cao nghiệp vụ của các giám định viên và hợp tác chặt chẽ với các tổ chức giám định có uy tín trong và ngoài nớc, PTI cần tăng cờng bố trí mạng lới đại lý giám định của mình tại các khu vực trung tâm, những nơi có khách hàng tham gia bảo hiểm đông đảo nhằm thực hiện công tác này một cách nhanh chóng, kịp thời và hiệu quả.
* Về công tác tổ chức, nâng cao trình độ của cán bộ, công nhân viên
Trong cơ chế thị trờng, con ngời luôn là nhân tố quan trọng quyết định tới thành công hay thất bại của mọi doanh nghiệp. Bảo hiểm là một hoạt động kinh doanh nhạy cảm, đòi hỏi những ngời làm việc trong lĩnh vực này phải có trình độ nghiệp vụ vững vàng thì mới đáp ứng đợc những đòi hỏi khắt khe của công việc. Để có một đội ngũ cán
bộ, công nhân viên lành nghề, giỏi nghiệp vụ đảm bảo tốt chất lợng công việc, trong thời gian tới PTI cần tiến hành một số biện pháp sau:
- Thứ nhất, công ty nên phối hợp với các trung tâm đào tạo để mở các lớp đào tạo ngắn, trung hạn về nghiệp vụ bảo hiểm. Trong tơng lai gần, khi quy mô kinh doanh đủ lớn công ty có thể tự mở các lớp đào tạo nghiệp vụ trong chính công ty mình. Giáo viên giảng dạy có thể là cá chuyên gia trong và ngoài nớc về lĩnh vực bảo hiểm, các giáo viên tại các lớp nghiệp vụ bảo hiểm trong nớc, hay chính những cán bộ có trình độ và kinh nghiệm của công ty. Nếu thực hiện đợc điều này thì hiệu quả công tác đào tạo sẽ nâng cao hơn gấp nhiều lần. Vì công ty luôn chủ động trong đào tạo, quan trọng hơn là những giáo viên giảng dạy ở đây là những cán bộ nhân viên xuất sắc trong chính công ty đã hiểu rõ về những điều kiện thực tế của công ty, do đó việc vận dụng lý thuyết vào thực tế công ty sẽ trở nên hiệu quả hơn.
- Thứ hai, công ty cần ban hành các văn bản quy định cụ thể quyền lợi và trách nhiệm của tập thể cán bộ, công nhân viên. Hớng dẫn các phòng phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng cá nhân theo định kỳ hàng tháng, quý hoặc năm. Công ty có thể chuyên môn hoá nhiệm vụ của các thành viên phòng nghiệp vụ về một số mặt hàng hay một số nhóm khách hàng nào đó thờng xuyên tham gia bảo hiểm tại công ty. Đăc biệt với các khâu giám định tổn thất đòi hỏi giám định viên phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, am hiểu nhiều lĩnh vực cho nên công ty phải phân bổ số cán bộ chuyên trách về công tác này.
- Thứ ba, công ty cần hoàn thiện và ban hành các văn bản quy định về chế độ đãi ngộ, khen thởng - kỷ luật đối với cán bộ công nhân viên công ty. Xây dựng những chính sách khuyến khích cán bộ, công nhân viên, tạo động lực cho họ trong công việc. bằng các chế độ thởng phạt rõ ràng. Gắn lợi ích của cán bộ, công nhân viên với lợi ích của toàn công ty, có vậy mới tạo ra một tinh thần làm việc hết mình và hiệu quả. Với những cá nhân có thành tích tốt, hoàn thành nhiệm vụ đợc giao, có nhiều đóng góp cho sự phát triển của công ty, công ty cần có hình thức khen thởng kịp thời và thoả đáng. Đồng thời, phải áp dụng các hình thức kỷ luật, công khai phê phán thậm chí đình chỉ công tác đối với những đối tợng thiếu tinh thần trách nhiệm trong công việc hoặc làm
việc không có hiệu quả gây ảnh hởng đến kết quả hoạt động kinh doanh chung của công ty. Ngoài ra, phải thờng xuyên tổ chức tuyên truyền và giáo dục cho cán bộ công nhân viên công ty về văn hoá kinh doanh bảo hiểm. Luôn dặt uy tín, trách nhiệm, nhân cách và lợi ích khách hàng lên hàng đầu tránh hiện tợng móc ngoặc với khách hàng để trục lợi cá nhân trong bảo hiểm, gây thiệt hại về kinh tế và uy tín của công ty.
Thứ t, công ty cũng nên quan tâm hơn nữa đời sống của cán bộ công nhân viên, kích thích sự nhiệt tình trong công việc và lòng trung thành với công ty. Tạo ra mối quan hệ gắn bó mật thiết trong nội bộ các cấp lãnh đạo công ty với nhân viên và giữa những nhân viên với nhau. Bên cạnh đó, công ty nên thờng xuyên tổ chức các cuộc gặp, trao đổi ý kiến kinh nghiệm công tác trong nội bộ công ty. Đặc biệt là giữa các chi nhánh với nhau, nhằm tổng kết ra những đặc trng của địa bàn công tác từ đó có biện pháp phối hợp chặt chẽ trong quá trình kinh doanh.
2.3. Giải pháp về các cơ chế quản lý và việc ứng dụng khoa học công nghệ vào quản lý
Trong thời đại công nghệ thông tin bất kỳ một doanh nghiệp nào đi trớc đợc một bớc trong việc ứng dụng những tiến bộ của khoa học công nghệ vào quản lý, kinh doanh thì doanh nghiệp đó đều tạo ra đợc lợi thế lớn cho mình. Trong chiến lợc chung của ngành bảo hiểm giai đoạn 2003-2010 đã đa ra một giải pháp quan trọng mang tính quyết định đến sự phát triển của ngành đó là việc ứng dụng những thành tựu của khoa kỹ thuật vào hoạt động kinh doanh.
Với PTI cũng vậy, việc đầu t xây dựng hệ thống tin học quản lý và đánh giá rủi ro, thực hiện công tác giám sát, báo cáo và phân tích kết quả hoạt động kinh doanh theo từng nghiệp vụ và đối tợng khách hàng đang là mối quan tâm lớn của công ty.Trong chiến lợc kinh doanh của công ty đến 2010 có đa ra một giải pháp phải xây dựng các quy trình quản lý, khai thác theo tiêu chuẩn ISO. Mấy năm trở lại đây nhận thức về khoa học quản lý đã đợc chú ý và áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp, khá nhiều doanh
quản lý chất lợng làm tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh. Trong ngành bảo hiểm, Bảo Việt là doanh nghiệp đi tiên phong trong công tác này từ năm 2001. Trong việc áp dụng hệ thống quản lý chất lợng ISO, vấn đề thông tin là yếu tố bắt buộc phải có để vận hành và quản lý hệ thống. Với PTI, để thực hiện quá trình này, ngoài những thông tin trong nội bộ doanh nghiệp nh chế độ chính sách, văn bản hớng dẫn nghiệp vụ cần có những… thông tin liên quan trực tiếp từ khách hàng. Những thông tin về khách hàng phải đa dạng và càng chi tiết càng tốt, để việc tổ chức thông tin thuận lợi công ty cần phân loại thông tin thành từng nhóm theo những tiêu thức khác nhau sao cho phù hợp. Dới đây là một cách phân loại thông tin về khách hàng có thể giúp việc thu thập thông tin của công ty có hệ thống hơn:
+ Nhóm thông tin phục vụ cho thiết kế sản phẩm: bao gồm các thông tin về điều tra thị trờng, nhu cầu khách hàng về sản phẩm . Những thông tin này dùng phục vụ cho các quy trình thiết kế sản phẩm mới, xửa đổi cải tiến sản phẩm hoặc đa ra những dịch vụ phụ trợ.
+ Nhóm thông tin quản lý quá trình cung cấp dịch vụ: bao gồm thông tin trong quá trình khai thác, thông tin về những yêu cầu thắc mắc của khách hàng, thông tin về giám định đánh giá rủi ro, thông tin trong quá trình giám định bồi thờng hay hồ sơ khai thác…
+ Nhóm thông tin cho phân tích đánh giá chất lợng dịch vụ và hoạt động kinh doanh: bao gồm các thông tin từ những đợt điều tra thăm dò về mức độ thoả mãn của khách hàng đối với sản phẩm của công ty. Thông tin thống kê phân tích tình hình khai thác, bồi thờng, số liệu thống kê tình hình thu chi, chỉ tiêu kinh tế, chỉ tiêu kỹ thuật. Những thông tin này phục vụ việc đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh.
Quá trình tổ chức thu thập và quản lý những thông tin trên đóng vai trò vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, trong thời gian qua PTI vẫn cha làm tốt công tác này. Đặc biệt công tác tổ chức thu thập thông tin thống kê của công ty còn nhiều bất cập.
Việc xác định mục tiêu xử dụng thông tin còn cha đợc rõ ràng và đồng bộ trên toàn công ty. Do đó, hệ thống chỉ tiêu thống kê ban đầu dùng để thu thập những thông tin này cũng không đồng bộ. Việc tổ chức thu thập thông tin thống kê còn cha đợc xem xét một
cách nghiêm túc, phơng pháp thu thập số liệu thống kê theo sổ sách bằng tay còn phổ biến, cha tận dụng hết phơng tiện thống kê máy do đó tính chính xác của số liệu còn kém và hiệu quả xử dụng thông tin không cao. Chính điều này đã ảnh hởng rất lớn đến hiệu quả công việc của cán bộ, công nhân viên, đặc biệt đối với những ngời làm công tác quản lý và ra kế hoạch, làm giảm hiệu quả và kết quả hoạt động kinh doanh của cả công ty.
Giải pháp khắc phục cho những bất cập nói trên là sự nghiên cứu một cách nghiêm túc hơn và đầu t một cách toàn diện về tổ chức hệ thống thông tin thống kê. Bằng cách tiến hành các bớc khảo sát kỹ lỡng về nội dung, tính chất, mục đích xử dụng của cơ sở dữ liệu đầu vào. Đầu t phơng tiện phục vụ thu thập thông tin cũng nh xây dựng phần mềm tin học hỗ trợ thống kê, đào tạo nâng cao kiến thức về thu thập và phân tích các thông tin phục vụ quản lý, đồng thời nghiên cứu việc tổ chức các kênh thông tin hợp lý và hiệu quả. Từ đó mới có thể tạo ra một hệ thống thông tin đồng bộ, thông suốt đảm bảo việc cung cấp thông tin một cách nhanh chóng và chính xác đáp ứng kịp thời cho việc ra quyết định của cán bộ quản lý. Dới đây là một trong những mô hình tổ chức thu thập thông tin thống kê mà các doanh nghiệp bảo hiểm lớn ở trong và ngoài nớc đang xử dụng.
Lê Thế Cờng Thống kê 42
Trong sơ đồ trên, công átc tổ chức thu thập thông tin đợc tiến hành nh sau:
- Bộ phận thống kê tại các chi nhánh tiến hành thu thập thông tin theo định kỳ tháng, quý, năm sau đó phân loại thông tin theo từng nghiệp vụ và gửi về cho bộ phận… thống kê phòng nghiệp vụ.
- Nhận đợc thông tin từ các chi nhánh, phòng nghiệp vụ sẽ tổng hợp thông tin về nghiệp vụ mà phòng phụ trách và gửi lên cho thống kê công ty thông qua đầu mối tập hợp thông tin của công ty. Trên cơ sở những thông tin thống kê thu thập đợc, bộ phận thống kê tại công ty sẽ tiến hành tổng hợp, phân loại chi tiết hơn phục vụ quá trình phân tích và quản lý hoạt động kinh doanh của công ty.
công ty công ty Thống kê phòng BH tại các chi nhánh Thống kê phòng BH tại các chi nhánh Thống kê phòng BH tại các chi nhánh Thống kê phòng nghiệp vụ Thống kê phòng nghiệp vụ
Kết luận
Hiện nay, hoạt động bảo hiểm đang dần trở thành một nhu cầu thiết yếu đối với xã hội, nó là một trong những công cụ quan trọng của Nhà nớc nhằm ổn định kinh tế vĩ mô và ổn định xã hội. Trong đó các doanh nghiệp bảo hiểm là những đơn vị giúp Nhà n- ớc thực hiện quá trình đó. Do vậy, công tác phân tích đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bảo hiểm, để từ đó có những biện pháp hữu hiệu hơn nhằm nâng cao kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp là hết sức cần thiết. Thống kê là một trong những công cụ mang lại hiệu quả phân tích cao nhất cho mọi hiện tợng kinh tế. Việc áp dụng công cụ này vào phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp bảo hiểm sẽ đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của kết quả phân tích. Trong phạm vi chuyên đề này đã giải quyết đợc một số nôi dung cơ bản sau:
Về mặt lý thuyết: chuyên đề đã trình bày một cách rõ ràng, đầy đủ và dễ hiểu
những vấn đề cơ bản nhất của một số phơng pháp phân tích thống kê.
phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Bảo hiểm Bu điện. Chuyên đề đã phân tích một số nhân tố ảnh hởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của công ty và chỉ ra đợc nhân tố nào ảnh hởng nhiều, nhân tố nào ảnh hởng ít. Đồng thời, phản ánh đợc thực trạng một số mặt hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian qua và đa ra những kiến nghị giải pháp cụ thể.
Tuy nhiên, do hạn chế về quy mô, thời gian nghiên cứu và những điều kiện khách quan đặc biệt là nguồn số liệu cha đồng bộ, trong phạm vi chuyên đề này chỉ mới đề cập đến một khía cạnh nhỏ của quá trình phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bảo hiểm và áp dụng vào phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Bảo hiểm Bu điện. Vì vậy, còn một số phần có tính chất mở rộng, khơi sâu cha đợc