1. Ngân hàng thơng mại và việc tổ chức thanh toán vốn giữa các ngân
2.4.2.3 Trờnghợp nhầm lẫn và điều chỉnh:
Trong quy trình chuyển tiền điện tử những sai sót nhầm lẫn rất hay xẩy ra và xét đến cùng đây là vấn đề đáng phải bàn nhiều nhất khi nói đến thanh toán chuyển tiền điện tử trong hệ thống NH. Trong nhiều năm qua từ khi thực hiện ch- ơng trình chuyển tiền điện tử CN NHCT Đống Đa đã cố gắng làm tốt công tác này.
Do u điểm của chơng trình chuyển tiền điện tử là mọi thao tác đều đợc thực hiện bằng máy tính ( tại CN NHCT Đống Đa chơng trình chuyển tiền điện tử là MISAC FOR WINDOWS) tuỳ vào từng loại chứng từ mà máy sẽ tự động điền vào là đi Nợ hay đi Có vì thế trờng hợp chuyển tiền sai ngợc vế là hoàn toàn không
phát sinh. Chỉ có chuyển tiền nội bộ là có thể xẩy ra trờng hợp sai ngợc vế. ...Trờng hợp chuyển tiền thừa hay thiếu một khoản tiền (ví dụ 37 triệu chuyển thừa thành 73 triệu ...) hầu nh không xẩy ra. Vì thực tế chứng từ đợc in ngay sau khi kiểm soát viên đối chiếu lệnh chuyển với chứng từ gốc, lúc này chơng trình mặc định số tiên chuyển không hiện trớc trên màn hình mà ngời kiểm soát phải tự gõ số tiền đúng bằng số tiền mà thanh toán viên đã đánh thì mới hiện lên đúng bảng kê. Tuy nhiên lại hay xẩy ra trờng hợp chuyển nhầm hai lần. Trờng hợp này CN phải tra soát đến NH B nhờ chuyển trả lại lệnh chuyển thừa.
Nhầm lẫn hay gặp nhất trong chuyển tiền điện tử là sai tên TK, tên khách hàng, tên NH. Trờng hợp nếu tên và TK sai không khớp nhau thì thanh toán viên giữ tài khoản ghi lên gói chuyển tiền: trả chứng từ do tên TK không khớp đúng, trả lại cho thanh toán viên điện tử, Thanh toán viên điện tử cuối ngày vào phần sửa tài khoản cho vào TK điều chuyển vốn chờ thanh toán
Ví dụ: ngày 13/02/2003, Công ty may Nghệ An (TK 710A.00010) tại NH CT Nghệ An trả tiền hàng cho Công ty phích nớc bóng đèn Rạng Đông( TK 710A.00059) tại CN NHCT Đống Đasố tiền 12.000.000đ. Sau khi thanh toán viên điện tử chia báo có cho thanh toán viên, thanh toán viên kiểm tra tên và tài khoản đơn vị hởng không đúng, thanh toán viên trả lại cho thanh toán viên điện tử (TK đúng của Công ty phích nớc bóng đèn Rạng Đông tại CN NHCT Đống Đa là 710A.00069)
Hạch toán:
Nợ: TK 5191.01999 : 12.000.000đ Có: TK 5191.08.440 :12.000.000đ (440 là mã liên hàng NHCT Nghệ An)
Trờng hợp trên nếu cha hết giờ làm việc thì thanh toán viên điện tử vào điện tra soát để tra soát NH: theo bảng kêsố...ngày...số tiền....lý do sai TK126 đề nghị 440xác minh để thanh toán cho khách hàng. Sau khi thanh toán viên điện tử vào tra soát xong và in ra giấy chuyển cho Trởng phòng kế toán hoặc ngời đợc uỷ quyền, Trởng phòng kế toán hoặc ngời đợc uỷ quyền đối chiếu số bảng kê, số tiền, mã NH nhận có đúng không. Nếu đúng vào phần ghi và vào liên lạc để truyền điện tra soát đi trong ngày. Nếu hết giờ làm việc thì sáng hôm sau, thanh toán viên điện tử sẽ làm điện th tra soát.
Nhận đợc trả lời tra soát của NHCT Nghệ An chuyển về nếu đúng tên và tài khoản hạch toán:
Nợ: TK 5191.08.440 Có: TK 710A.00069
Nếu không nhận đợc trả lời tra soát của NHCT Nghệ An, CN NHCT Đống Đa chuyển trả lại chứng từ cho NHCT Nghệ An hoặc gọi điện yêu cầu đánh tra soát lại chuyển cho CN NHCT Đống Đa nếu NHCT Nghệ An đã trả lời tra soát nhng CN NHCT Đống Đa không nhận đợc và tiến hành xử lý nh bình thờng.
Trờng hợp CN NHCT Đống Đa chuyển chứng từ cho NH B nhng do sơ suất thanh toán viên đánh sai TK của đơn vị hởng ở NH B, khi nhận đợc bảng kê đếnkiểm tra thấy sai Tk đơn vị hởng, NH B hạch toán vào TK Điều chuyển vốn chờ thanh toán và điện tra soát CN NHCT Đống Đa, khi nhận đợc điện tra soát CN NHCT Đống Đa phải trả lời ngay.
Trờng hợp , chứng từ điện tử sau khi đã đợc tính ký hiệu mật và đã vào phần liên lạc để truyền chứng từ đi nhng không truyền đi đợc do sự cố kỹ thuật thì CN NHCT Đống Đa sẽ chủ động liên lạc với trung tâm thanh toán để thông báo tình hình và xin ý kiến xử lý.
Nếu trung tâm cho phép hạch toán chứng từ vào ngày chứng từ không truyền đi đợc thì sẽ thực hiện hạch toán nh bình thờng, còn chứng từ khi nào thông đờng truyền sẽ tự động truyền đi.
Nếu trung tâm thanh toán yêu cầu hạch toán chứng từ vào ngày mà đờng truyền thông và chứng từ đợc truyền đi thì các chứng từ liên quan đến tài khoản tiền gửi trong ngày đờng truyền bị tắc thì sẽ hạch toán:
Nợ; TK tiền gửi thanh toán
Có: TK điều chuyển vốn chờ thanh toán
Các TK liên quan đến tài khoản tiền vay thì chuyển vào sai lầm.