1. Ngân hàng thơng mại và việc tổ chức thanh toán vốn giữa các ngân
1.2.6 Đối chiếu và quyết toán
1.2.6.1 Đối chiếu:
1.2.6.1.1 Đối chiếu hàng ngày:
Việc tổ chức đối chiếu đợc thực hiện theo hình thức kiểm soát tập trung và đối chiếu tập trung tại NHTW. Việc đối chiếu đợc thực hiện tức thời theo từng lệnh thanh toán.
Tại NHPL, ngay sau khi Lệnh thanh toán đợc truyền đi, chơng trình tự động tạo đối chiếu gửi về TTTT, kết quả đối chiếu đợc phản hồi về NHPL ngay sau khi đợc tự động hạch toán tại TTTT.
Tại NHNL, đối với Lệnh thanh toán đến, ngay khi NH nhận lệnh kiểm tra KHM và hạch toán, bút toán hạch toán đợc chuyển về TTTTđể đối chiếu, kết quả đối chiếu đợc phản ánh tức thời về NHNL.
Tại TTTT sẽ giám sát toàn bộ đối chiếu, chuyển tiền giữa các CN NHCT. Tại các CN NH CT giám sát đối chiếu, chuyển tiền giữa CN với TTTT và giữa các ĐGD trực thuộc.
Việc đối chiếu giữa CN với TTTT đợc thực hiện trên cơ sở dữ liệu hạch toán thông qua TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01xxx).Với từng lệnh thanh toán, phát sinh Nợ tại TTTT phải bằng phát sinh Có tại CN và ngợc lại.
Cuối ngày các Lệnh thanh toán cha đợc đối chiếu sẽ đợc chuyển sang vùng làm việc riêng để tiếp tục đối chiếu vào ngày kế tiếp cho đến khi hoàn tất đối chiếu khớp đúng.
Trớc khi khoá sổ ngày giao dịch, các đơn vị thanh toán phải in báo cáo đối chiếu theo quy định, kiểm tra giám sát tình trạng đối chiếu của đơn vị mình để kiểm soát đợc các chuyển tiền còn tồn đọng, các Lệnh thanh toán cha đợc kiểm tra KHM và hạch toán.
1.2.6.1.2. Đối chiếu hàng tháng.
Hàng tháng CN thực hiện đối chiếu với TTTT các TK ĐCV VNĐ và các TK thu chi lãi vốn điều hoà. Các TK này phải có doanh số và số d khớp đúng với TTTT, tức là doanh số nợ, số d nợ đến ngày cuối tháng tại CN phải bằng doanh số có, số d có tại TTTT và ngợc lại.
Vào ngày giao dịch cuối tháng, sau khi đã nhận và hạch toán hết các chứng từ đến, CN tạo báo cáo chuyển tiền điện tử tháng .Báo cáo đợc tự động truyền về TTTTđể đối chiếu với dữ liệu hạch toán trong tháng của TTTT.
Tại TTTT, sau khi truyền nhận hết chứng từ cho các CNchơng trình máy tự động đối chiếu số liệu hạch toán tại TTTTvới số liệu báo cáo của các CN và phản hồi kết quả về các CN. Các chênh lệch đối chiếu đợc in ra để kiểm tra lại số liệu đã hạch toán trong tháng. Các sai sót phải đợc tìm rõ nguyên nhân và điều chỉnh tại nơi phát sinh sai sót ngay trong tháng.
1.2.6.2 Quyết toán:
1.2.6.2.1 Quyết toán ngày:
Chi nhánh đợc chủ động giờ khoá sổ và chuyển đổi ngày giao dịch nhng không đợc phép chuyển đổi trớc 16 h 30 hàng ngày.
Tại TTTT, hàng ngày khởi tạo ngày giao dịch mới vào đầu giờ của ngày làm việc.
Các Lệnh thanh toán TTTT nhận đợc sau giờ khoá sổ của TTTT sẽ đợc hạch toán và đối chiếu vào ngày hoạt động kế tiếp.
1.2.6.2.2. Quyết toán tháng, năm:
Hàng ngày các CN ngừng truyền Lệnh thanh toán vào lúc 16 h 00 ngày cuối tháng, trờng hợp đặc biệt cần thay đổi ngày giờ này, TTTT sẽ có thông báo và cập nhật cho các CN trớc 01 ngày
Đến giờ quy định, mọi hoạt động về việc lập, kiểm soát, hạch toán cũng nh truyền lệnh thanh toán đi sẽ không thực hiện đợc. CN phải nhận, kiểm tra KHM và hạch toán hết chứng từ đến trong ngày để thực hiện đối chiếu với TTTT.
Chỉ khi nào đối chiếu khớp đúng, CN mới đợc TTTT cấp phép để tiếp tục hoạt động chuyển tiền đi.
Chơng II
Thực trạng hoạt động tổ chức thanh toán chuyển tiền điện tử tại Chi nhánh Ngân hàng
Công thơng Đống Đa-Hà Nội 2.1 .Sự ra đời và phát triển của CNNHCT Đống Đa.
Tiền thân của NHCT Đống Đa là phòng thơng nghiệp của khu Đống Đa, đợc thành lập năm 1955. Đến năm 1957 từ địa chỉ 173 phố Khâm Thiên, phòng chuyển sang số 237 và đổi thành chi điểm NHNN khu Đống Đa. Năm 1960, chi điểm chuyển về đóng tại tầng1, khu tập thể 4 tầng ( ngay cạnh nơi NHCT Đống Đa đóng hiện nay).
Giai đoạn trớc năm 1987 là thời kỳ quản lý theo cơ chế tập trung bao cấp, chỉ có một hệ thống NH duy nhất trên đất nớc. NHCT Đống Đa thuộc hệ thống NHNN, thuộc NH thành phố Hà Nội và là NH bao cấp.
Năm 1987, chi điểm NHNN khu Đống Đa đợc đổi thành CN NHNN quận Đống Đa và hai năm sau đợc bầu là trởng chi nhánh NHNN trên địa bàn Hà Nội. Ngày 03/08/1987, Hội đồng Bộ trởng ban hành Quyết định 218/ HĐBT cho phép hệ thống NH VN thí điểm chuyển hoạt động sang cơ chế hạch toán kinh doanh, thực hiện hệ thống NH 2 cấp là hệ thống NHNN VN và hệ thống các NHTM.
NHCT VN là một trong 4 hệ thống NHTM quốc doanh lớn nhất tại VN theo Quyết định số 53/ HĐBT ngày 26/03/1988. Và ngày 29/03/1993 theo Quyết định số 93/ LHCT/ TCCB của Tổng giám đốc NHCT VN, NHCT Đống Đa chính thức là một thành viên của hệ thống NHCT VN và ngày 24/07/93, NH bắt đầu đi vào hoạt động theo giấy phép kinh doanh 108565 của trọng tài kinh tế HN.
Trong hai năm 97-98, thành phố HN đợc Nhà nớc cho phép mở rộng địa bàn thành phố. NHCT VN cha thể tổ chức đợc các chi nhánh cho quận mới. Vì vậy NHCT Đống Đa với tay sang hoạt động ở quận Thanh Xuân, mở một chi nhánh phụ thuộc (CN này báo sổ cho NHCT Đống Đa 100%). Từ năm 1999, NH đó đợc tách ra thành một chi nhánh độc lập, hoạt động ngang hàng với NHCT Đống Đa và 1/3 nguồn lực hiện có của NHCT Đống Đa tách cho NHCT Thanh Xuân.
Hiện nay trụ sở chính của CNNHCT Đống Đa đang đóng tại 187 Tây Sơn Đống Đa Hà Nội. CN NHCT Đống Đa có quan hệ đại lý với hơn 450 NH tại hơn 40 nớc và khu vực đồng thời là thành viên của hệ thống tài chính viễn thông liên NH toàn cầu (SWIFT) nên NH có khả năng đáp ứng đầu đủ các yêu cầu và dịch vụ NH quốc tế một cách nhanh chóng chính xác hiệu quả nhất.
2.2 Mô hình tổ chức và chức năng của các phòng ban
Phòng giao dịch Kim Liên Phòng giao dịch Cát Linh
Phòng nguồn vốn:
Phòng nguồn vốn có nhiệm vụ là thực hiện huy động vốn từ các tầng lớp dân c, các tổ chức kinh tế trên địa bàn quận với sự hỗ trợ của 16 quỹ tiết kiệm đặt rải rác trên địa bàn quận.
Phòng kinh doanh:
Phòng kinh doanh có nhiệm vụ là cho vay, thu nợ, quản lý d nợ và đợc chia thành ba bộ phận: Tin dụng thơng nghiệp quốc doanh, tín dụng công nghiệp quốc doanh và tín dụng công nghiệp ngoài quốc doanh phụ trách các mảng công việc theo các lĩnh vực để tiện hoạt động và quản lý.
Phòng kinh donh đối ngoại.
Nhiệm vụ của phòng là phụ trách các hoạt động liên quan đến đối ngoại tại NH nh thực hiện cho vay ngoại tệ, quản lý các khoản tiền gửi ngoại tệ gồm tiền gửi, tiền vay, LC, mua bán ngoại tệ ...
Phòng kế toán tài chính :
CN NHCT Đống Đa
Phòng kinh doanh Ban Phòng kho quỹ Phòng kinh doanh đối ngoại Lãnh Phòng nguồn vốn
Phòng kế toán tài chính Đạo Phòng tổ chức hành chính
Phòng kiểm tra Phòng thông tin điện toán
QTK số 29 QTK số 30 QTK số 32 QTK số 33 QTK số 34 QTK số 35 QTK số 36 QTK số 37 QTK số 38 QTK số 39 QTK số 46 QTK số 43 QTK số 42 QTK số 41
-Kế toán thanh toán: bao gồm thanh toán bù trừ, thanh toán điện tử, quầy séc bảo chi, thanh toán bằng uỷ nhiệm thu uỷ nhiệm chi có nhiệm vụ là giao dich với khách hàng, quản lý tiền gửi và tiền vay của khách hàng.
-Kế toán nội bộ: nhiệm vụ quản lý vốn của NH, hoạt động tài vụ, quản lý và hạch toán toàn bộ những chi tiêu nội bộ NH.
-Kế toán tiết kiệm: phòng nguồn vốn sau khi huy động, chuyển tất cả chứng từ về bộ phận kế toán tiết kiệm.
-Bộ phận kiểm soát: có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát về tính hợp lệ của các chứng từ. Việc kiểm soát này đợc thực hiện bằng tay sau đó phân ra chứng từ tơng ứng với mỗi bộ phận trong phòng kế toán để xử lý.
-Bộ phận báo biểu: nhiệm vụ là làm số liệu tập hợp toàn chi nhánh. -Bộ phận báo giấy tờ in.
Phòng kế toán chỉ làm nhiệm vụ hạch toán VNĐ. Ngoài ra, phòng kế toán tài chính còn có nhiệm vụ làm các dịch vụ thanh toán nh chuyển tiền, các giấy tờ in....Phần này cũng chiếm tỷ trọng tơng đối góp phần tăng lợi nhuận NH.
Phòng điện toán:
Nhiệm vụ của phòng điện toán là tập hợp toàn bộ các phát sinh của NH từ phòng kế toán chuyển sang để xử lý bằng máy tính, cuối ngày lên bảng cân đối hàng ngày, hàng tháng, hàng quý, hàng năm .
Phòng điện toán của CN NHCT Đống Đa đợc nối mạng với Trung tâm Công nghệ thông tin NHCT VN để NHCT VN kiểm soát toàn bộ hoạt động các chi nhánh hàng ngày.
Phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ (hay phòng kiểm tra nội bộ):
Chức năng của phòng kiểm tra nội bộ là kiểm tra kiểm soát toàn bộ các hoạt động của NH ví dụ kiểm soát hoạt động kế toán, tín dụng, ngoại hối ....xem có đúng với chế độ, quy định của Nhà Nớc, của ngành đặc biệt là cần kiểm tra các hoạt động cho vay kinh doanh.
Phòng kho quỹ:
Phòng có nhiệm vụ là thu chi tiền mặt, quản lý tài sản thế chấp. Ngoài ra, phòng kho quỹ còn có chức năng làm dịch vụ ngân quỹ tức là cán bộ phòng sẽ đến tận nơi thu tiền, thanh toán tiền nếu khách hàng có yêu cầu. Quân số của phòng là 48 cán bộ công nhân viên.
Phòng tổ chức hành chính:
Phòng tổ chức hành chính bao gồm hai bộ phận:
-Bộ phận tổ chức nhân sự có nhiệm vụ bố trí, sắp xếp và tổ chức nhân lực của cơ quan.
-Bộ phận hành chính quản trị chịu trách nhiệm về hậu cần cơ quan gồm quản lý tài sản cố định, trang thiết bị, bảo vệ cơ quan....
Phòng giao dịch trên các địa bàn dân c xa trụ sở chính:
NH có hai phòng giao dịch: Phòng giao dịch Kim Liên và phòng giao dịch Cát Linh tiến hành hoạt động nh trụ sở thu nhỏ bao gồm bộ phận tiết kiệm, kế toán, tín dụngvà thủ quỹ.
Việc thành lập thêm hai phòng giao dịch này nhằm mục đích thu hút tiền gửi và tiền vay, hạch toán và báo sổ về trung tâm hàng ngày.
Tổng số cán bộ công nhân viên của chi nhánh là 289 ngời. CN NHCT Đống Đa với bộ máy tổ chức khoa học, đội ngũ cán bộ lâu năm có kinh nghiệm kết hợp với lực lợng cán bộ trẻ có năng lực nhạy bén trong kinh doanh luôn tạo đợc tín nhiệm và lòng tin đối với khách hàng.
2.3 Tình hình hoạt động kinh doanh của NH trong những năm gần đây.
2.3.1 Tình hình huy động vốn:
Huy động vốn là công việc đầu tiên làm nền tảng cho những hoạt động tiếp theo của quá trình kinh doanh của NH. CN NHCT Đống Đa đợc đánh giá là một trong những CN trong hệ thống NH CT có có số vốn huy động tăng trởng không ngừngvà thờng xuyên vợt kế hoạch đặt ra.
Bảng1: Tình hình huy động vốn của CN NHCT Đống Đa trong thời gian qua. Đơn vị: Tỷ đồng.
Chỉ tiêu 2001 2002 2003
Số tiền % Số tiền % Số tiền %
Tiền gửi TK 1.230 61.2 1.360 58.6 1.700 65.4 -TGTK KKH 25 1.2 20 0.9 25 1 -TGTK có KH 1.205 60 1.340 57.7 1.675 64.4 Tiền gửi TCKT 750 37.3 800 34.5 900 34.6 Kỳ phiếu 30 1.5 160 6.9 0 0 Nội tệ 1.500 74.6 1.750 75.4 2.100 80.8 Ngoại tệ 510 25.4 570 24.6 500 19.2 Tổng nguồn vốn 2.010 100 2.320 100 2.600 100 Nguồn: Phòng tổng hợp CN NHCT Đống Đa.
Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy tổng nguồn vốn huy động của CN NHCT Đống Đa những năm sau đều cao hơn năm trớc. Năm 2001, tổng nguồn vốn huy động là 2.010 tỷ đồng. Năm 2002, tổng nguồn vốn huy động là 2.320 tỷ đông tăng 310 tỷ đồng (tốc độ tăng là 15.42 %) so với năm 2001. Năm 2003, tổng nguồn vốn huy động là 2.600 tỷ đồng tăng 280 tỷ đồng (tốc độ tăng là 12.07%) so với năm 2002.
Trong cơ cấu tổng nguồn vốn huy động, tiền gửi tiết kiệm luôn chiếm tỷ trọng lớn và có xu hớng ngày càng tăng. Năm 2001, lợng tiền gửi tiết kiệm là 1.230 tỷ đồng, chiếm 61.2% tổng nguồn vốn huy động. Năm 2001, tiền gửi tiết kiệm tăng 40 tỷ đồng chiếm 58.6% tổng nguồn vốn huy động; năm 2003 tăng 340 tỷ đồng chiếm 65.4% tổng nguồn vốn huy động. Trong đó nguồn tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn luôn chiếm vị trí khống chế. Cụ thể, năm 2001, tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn chiếm 60% tổng nguồn vốn huy động; năm 2002, chiếm 57.7%; năm 2003, chiếm 64.4% tổng nguồn vốn huy động. Đặc điểm của nguồn vốn này là tính ổn định cao mở cho NH lợi thế sử dụng một phần nguồn vốn ngắn hạn cho vay trung dài hạn theo tỷ lệ quy định. Tuy nhiên nguồn vốn này phải trả lãi suất cao sẽ đội chi huy động vốn của NH. Trong khi đó, tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn tuy không có tính ổn định nhng chi phí huy động rất rẻ lại chiếm tỷ trọng rất thấp trong tổng nguồn vốn huy động và ngày càng có xu hớng giảm (năm 2001, tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn chiếm 1.2%; năm 2002 chiếm 0.9% và năm 2003 chiếm 1% tổng nguồn vốn huy động).
Tơng tự, nguồn tiền gửi của các TCKT chiếm tỷ trọng rất thấp trong tổng nguồn vốn của NH và ngày càng có xu hớng giảm (từ 34.5 đến 37.3%). Thực tế này bắt nguồn từ đặc điểm các tổ chức kinh tế trên địa bàn quận Đống Đa chủ yếu là sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực công nghiệp, chu chuyển tiền hàng chậm, l- ợng vốn chu chuyển trong công nghiệp không lớn bằng trong thơng nghiệp. Do vậy tiền gửi doanh nghiệp nhỏ. Hơn nữa việc thanh toán trong công nghiệp thờng thực hiện vào cuối năm nên lợng tiền gửi vào NH cũng không phân đều trong cả năm.
Mặt khác, do đặc điểm địa bàn quận Đống Đa là địa bàn nội địa nên nguồn vốn huy động bằng nội tệ chiếm tỷ trọng chủ yếu trong tổng nguồn vốn huy động và ngày càng có xu hớng tăng lên (từ 74.6% năm 2001 đến 80.8% năm 2003).
Trong khi nguồn vốn huy động ngoại tệ là nguồn vốn nhiều tiềm năng lại chiếm tỷ trọng ngợc lại. Trong thời gian tới, NH cần có chính sách huy động vốn hợp lý để đạt một cơ cấu huy động vốn hợp lý.
2.3.2 Tình hình đầu t vốn tín dụng.
Song song với hoạt động huy động vốn, hoạt động sử dụng vốn góp phần mang lại lợi nhuận chủ yếu cho NH. Chủ trơng của CN NHCT Đống Đa là cả năm thành phần kinh tế đều đợc bình đẳng trong việc vay vốn. NHCT Đống Đa cho vay đối với toàn bộ các ngành sản xuất, cho vay các cán bộ công nhân viên để tăng nhu cầu sinh hoạt, cho vay theo dự án ký kết giữa hai bên, cho vay nớc ngoài.... Ngoài ra NH còn đầu t vốn tín dụng vào các loại hình kinh tế xã hội khác nh đầu t cho vay công ty tu bổ di tích và thiết bị văn hoá, cho vay sinh viên...mang ý nghĩa to lớn giải quyết công ăn việc làm, đào tạo nguồn nhân tài cho đất nớc. Trong năm 2003 NHCT Đống Đa đã đầu t vào các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có hiệu quả tạo điều kiện để các doanh nghiệp có đủ vốn để nhập nguyên vật liệu có sức cạnh tranh trên thị trờng nh các sản phẩm về săm lốp cao su các loại của Công ty Cao su Sao Vàng, các sản phẩm về cáp điện của Công ty cơ điện Trần Phú, Công ty Thợng Đình, các sản phẩm về sơn các loại của Công ty sơn Tổng hợp Hà Nội, các sản phẩm về bóng đèn Huỳnh Quang và phích nớc của Công Ty bóng đèn phích nớc Rạng Đông.
Năm 2003, CN NHCT Đống Đa cũng luôn chú trọng đầu t cho vay trung dài