2. Chức năng nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của VMC 1 Chức năng của VMC:
2.3. Tổ chức bộ máy:
Do tình hình sản xuất kinh doanh có nhiều biến động, cũng nh thay đổi nhân sự lãnh đạo (thay Tổng giám đốc) nên cơ cấu tổ chức của VMC cũng có những thay đổi nhất định.
VMC là một xí nghiệp Liên doanh nên bộ máy Tổ chức do Hội đồng quản trị quyết định phù hợp với Luật đầu t nớc ngoài tại Việt Nam và Điều lệ của Xí nghiệp Liên doanh:
Sơ đồ tổ chức hiện nay của Liên doanh VMC đợc mô tả nh sau:
- Hội đồng quản trị là bộ máy lãnh đạo cao nhất của Liên doanh. Chủ tịch Hội đồng quản trị do phía Philippin nắm giữ do có tỉ lệ góp vốn lớn nhất (55%). Các thành viên HĐQT do các bên đề cử theo tỉ lệ góp vốn trong Liên doanh. Hiện nay, bên Việt Nam có bốn thành viên và bên nớc ngoài có 6 thành viên trong HĐQT. Hội đồng quản trị có toàn quyền quyết định theo nguyên tắc nhất trí các vấn đề mang tính chiến lợc của Công ty nh:
+ Kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm, ngân sách, vay nợ.
+ Những sửa đổi, bổ sung điều lệ Liên doanh, những thay đổi mục đích, phơng hớng hoạt động đã đăng ký, tăng vốn pháp định, chuyển nhợng vốn, kéo dài thời gian hoạt động, tạm ngừng thời gian hoạt động của Liên doanh.
+ Tỷ lệ lợi nhuận trích lập quỹ và nguyên tắc trong việc sử dụng quỹ đã lập đó.
+ Bổ nhiệm, thay đổi, bãi miễn Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐQT, Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc, Kế toán trởng, trởng ban Thanh lý. Bên có ngời bị bãi miễn có thể đề cử ngời khác để HĐQT xem xét chấp thuận.
Sơ đồ tổ chức của vmc
HộI Đồng quản trị
+ ủy quyền cho Tổng giám đốc hoặc Phó Tổng giám đốc Thứ nhất giải quyết những vấn đề thuộc thẩm quyền của mình trong những trờng hợp đặc biệt.
+ Những quyết định khác của HĐQT về những vấn đề khác chỉ có giá trị khi 2/3 số thành viên của HĐQT tham dự cuộc họp chấp thuận.
* Bộ máy điều hành hoạt động của Liên doanh bao gồm Tổng Giám Đốc - Quốc tịch Việt Nam, Phó Tổng Giám Đốc thứ nhất - Quốc tịch Việt Nam
- Tổng giám đốc chịu trách nhiệm trớc Hội đồng quản trị về hoạt động sản xuất kinh doanh của Liên doanh và trực tiếp xử lý mọi vấn đề trong Công ty về các mặt nh sản xuất, kỹ thuật, vật t, tài chính, hành chính tổ chức và marketing; điều chỉnh kế hoạch và mặt hàng, tài chính lao động tiền lơng và hạch toán lỗ lãi trong từng tháng, quý, năm. Để giúp Tổng giám đốc điều hành
Phó tổng giám đốc Quan hệ đối ngoại
Kỹ
thuật Sản xuất Kiểm tra chất lượng Vật tư Tài chính Mark- eting Hành chính tổ chức Kế hoạch
kịp thời các lĩnh vực chủ yếu, có Phó tổng giám đốc thứ nhất và các giám đốc của các bộ phận chức năng.
- Phó Tổng giám đốc thứ nhất trực tiếp điều hành khối sản xuất (bao gồm bộ phận sản xuất, bộ phận kỹ thuật, bộ phận vật t, bộ phận kiểm tra chất lợng) và thay mặt Tổng giám đốc điều hành mọi công việc khi Tổng giám đốc đi vắng.
- Các giám đốc bộ phận chức năng chịu trách nhiệm quản lý, chỉ đạo các công việc chuyên môn do mình phụ trách đồng thời tham mu cho Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc những vấn đề có liên quan đến lĩnh vực mình phụ trách. Các bộ phận chức năng trong Công ty vừa hoạt động độc lập vừa có sự hỗ trợ, phối hợp nhịp nhàng với nhau. Đa số các vị trí lãnh đạo của các bộ phận này đều do ngời Việt Nam đảm nhiệm, đây là một đặc điểm riêng của VMC và đã chứng tỏ vai trò, năng lực quản lý và vị trí lãnh đạo của ngời Việt Nam trong Liên doanh VMC.
* Khối sản xuất bao gồm các bộ phận Sản xuất, Bộ phận Kỹ thuật, Bộ phận Vật t, Bộ phận Kiểm tra chất lợng chịu sự sự điều hành trực tiếp của Phó Tổng Giám đốc thứ nhất:
+ Bộ phận Sản xuất: Giám đốc là ngời nớc ngoài. Bộ phận này có nhiệm vụ đề ra tiến độ và thực hiện việc sản xuất: hàn vỏ, sơn thân xe, lắp ráp tổng thành, chi tiết, hoàn thiện... trên từng dây chuyền sản xuất theo kế hoạch do Bộ phận Kế hoạch đa ra.
+ Bộ phận Kỹ thuật: gồm các phòng cơ điện, nghiên cứu phát triển, phòng dụng cụ, thiết bị... Có nhiệm vụ nghiên cứu phát triển quy trình sản xuất, áp dụng công nghệ mới, xây dựng các định mức sản xuất, vật t nguyên vật liệu, bảo dỡng thiết bị, thiết kế thùng xe, đồ gá cho các xe đặc chủng, thiết kế xây dựng nhà xởng, các trung tâm bán hàng...
+ Bộ phận vật t: Giám đốc là ngời Việt Nam. Bộ phận này có 3 phòng: Phòng xuất nhập khẩu: đặt hàng vật t nớc ngoài, vật t cho sản xuất, tổ chức hoạt động xuất nhập khẩu.
Phòng vật t nội địa: Khai thác các nguồn hàng trong nớc phục vụ sản xuất và các nhu cầu mua sắm các trang thiết bị, tài sản cố định cho văn phòng làm việc và cho các yêu cầu khác nh sửa chữa nhà xởng, duy tu máy móc thiết bị ...
Kho vật t: Tiếp nhận, chon lọc phân loại và bảo vật t, phụ tùng phục vụ cho sản xuất và các hoạt động khác.
+ Bộ phận Kiểm tra chất lợng: Kiểm tra chất lợng từng khâu trong quá trình sản xuất hoàn thiện sản phẩm xe, cấp giấy chứng nhận chất lợng xuất x- ởng do Cục Đăng kiểm Việt Nam ủy quyền.
* Tổng giám đốc ngoài việc điều hành chung mọi hoạt động của VMC còn trực tiếp tham gia điều hành các hoạt động của Bộ phận: Tài chính, Hành chính tổ chức, Marketing, Kế hoạch.
+ Bộ phận Hành chính Tổ chức: Giám đốc là ngời Việt Nam. Bộ phận này chịu trách nhiệm về các vấn đề có liên quan tới tuyển dụng lao động, đào tạo, bảo hộ lao động, vệ sinh môi trờng, đảm bảo trật tự an ninh chung trong toàn Liên doanh, thực hiện việc kê khai làm các thủ tục về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, soạn thảo hợp đồng lao động, lơng thởng, hớng dẫn việc thực hiện nội qui, qui chế của Liên doanh và của Nhà nớc.
+ Bộ phận Tài chính: Giám đốc là ngời nớc ngoài. Tiến hành các hoạt động liên quan đến tài chính, kế toán; thực hiện công tác hạch toán tài chính, lỗ lãi, các khoản chi phí, các chế độ tiền thởng, lập báo cáo tài chính và báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh, quản lý việc sử dụng các quĩ của Liên doanh, tiến hành các thủ tục về vay vốn, trả nợ, nộp ngân sách...
+ Bộ phận Marketing: Giám đốc là ngời Việt Nam. Có hai phòng:
Phòng bán hàng có chức năng tổ chức mọi hoạt động giao dịch liên quan tới công tác bán hàng nh: xây dựng các mối quan hệ với khách hàng, thông tin ..
Phòng bảo hành bảo dỡng: thực hiện các chế độ bảo hành bảo dỡng, tổ chức đặt hàng phụ tùng, cung cấp dịch vụ bảo hành, sửa chữa...
+ Bộ phận Kế hoạch: phối hợp với tất cả các phòng ban chức năng khác, kịp thời đệ trình lên Tổng giám đốc những khó khăn vớng mắc trong hoạt động của các bộ phận chức năng khác để có đợc những giải pháp sớm nhất, hiệu quả nhất. Căn cứ vào kế hoạch bán hàng của bộ phận Marketing - VMC và của các đại lý kết hợp với kế hoạch hàng nhập, lợng hàng tồn kho lập kế hoạch sản xuất cụ thể từng tháng. Quản lý kho xe thành phẩm và điều phối xe cho các Trung tâm ô tô và đại lý ô tô của VMC trên toàn quốc. Bộ phận này còn có nhiệm vụ quản lý các đại lý ô tô trên toàn quốc, nghiên cứu phát triển thị trờng, thông tin, quảng cáo...
+ Bộ phận Quan hệ Đối ngoại : nằm dới sự điều hành của Giám đốc cấp cao ngời nớc ngoài. Chức năng của bộ phận này là giữ liên lạc với các nhà cung cấp nớc ngoài trong các vấn đề đặt hàng cho xe Kia, Mazda, BMW (linh kiện
lắp ráp, phụ tùng, sơn, hoá chất ...); tìm kiếm các nguồn tín dụng nớc ngoài, nghiên cứ tình hình khu vực ...
+ Chi nhánh VMC tại TP. HCM do Giám đốc chi nhánh ngời Việt Nam phụ trách và báo cáo trực tiếp tới Tổng giám đốc.
+ Các Trung tâm bán hàng của chịu sự quản lý của các ông/bà Giám đốc Trung tâm và báo cáo trực tiếp tới Tổng giám đốc
• Trung tâm ô tô VMC - Km 9+500 đờng Nguyễn Trãi
• Trung tâm ô tô BMW - 201 Minh Khai, Hà Nội
• Trung tâm Cộng Hoà - 22 đờng Cộng Hoà, quận Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh.
• Trung tâm Nguyễn Biểu - 134 Nguyễn Biểu , quận 5, TP. HCM