Việc xây dựng cơ sở dữ liệu ựịa chắnh trên phạm vi cả nước ựược ưu tiên thực hiện theo thứ tự dưới ựây:
- đối với các phường, thị trấn phải ựược thực hiện trước năm 2010;
37
- đối với các xã miền núi, hải ựảo, vùng sâu, vùng xa có ựiều kiện khó khăn thì có
thể thực hiện sau khi ựã hoàn thành cho các phường, thị trấn và các xã ở ựồng bằng, trung du;
Trong thời gian chưa xây dựng cơ sở dữ liệu ựịa chắnh thì thực hiện như sau:
- Trường hợp ựịa phương chưa lập hồ sơ ựịa chắnh trên giấy thì khi thực hiện cấp
giấy chứng nhận, ựăng ký biến ựộng về sử dụng ựất phải lập, chỉnh lý hồ sơ ựịa chắnh trên giấy ở cả cấp tỉnh, cấp huyện và cấp xã;
- Trường ựịa phương ựã lập hồ sơ ựịa chắnh trên giấy theo quy ựịnh trước ngày
17/08/2007 thì tiếp tục sử dụng, cập nhật và chỉnh lý biến ựộng về sử dụng ựất trong quá trình quản lý ựất ựai theo hướng dẫn tại Thông tư 09;
Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chỉ ựạo Sở Tài nguyên và Môi trường và các ngành có liên quan lập và tổ chức chỉ ựạo thực hiện kế hoạch xây dựng cơ sở dữ liệu ựịa chắnh bảo ựảm theo ựúng lộ trình ựể ựáp ứng yêu cầu quản lý ựất ựai của ựịa phương.
1.4. Quản lý hồ sơ ựịa chắnh
1.4.1.Trách nhiệm quản lý hồ sơ ựịa chắnh
1.4.1.1. Văn phòng ựăng ký quyền sử dụng ựất thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường
Cơ sở dữ liệu ựịa chắnh (trong máy chủ và trên các thiết bị nhớ) hoặc Bản ựồ ựịa chắnh, Sổ ựịa chắnh, Sổ mục kê ựất ựai, Sổ theo dõi biến ựộng ựất ựai ựối với trường hợp chưa xây dựng cơ sở dữ liệu ựịa chắnh;
Bản lưu giấy chứng nhận, Sổ cấp giấy chứng nhận, hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận, hồ sơ xin ựăng ký biến ựộng về sử dụng ựất ựối với tổ chức, cơ sở tôn giáo, người Việt Nam ựịnh cư ở nước ngoài (trừ trường hợp mua nhà ở gắn với quyền sử dụng ựất ở), tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài;
Giấy chứng nhận của tổ chức, cơ sở tôn giáo, người Việt Nam ựịnh cư ở nước ngoài, tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài ựã thu hồi trong các trường hợp thu hồi ựất, tách thửa hoặc hợp thửa ựất, cấp ựổi, cấp lại giấy chứng nhận;
Hệ thống các Bản ựồ ựịa chắnh, bản Trắch ựo ựịa chắnh và các bản ựồ, sơ ựồ khác, Sổ ựịa chắnh, Sổ mục kê ựất ựai ựược lập qua các thời kỳ trước ngày 17/08/2007.
1.4.1.2. Văn phòng ựăng ký quyền sử dụng ựất thuộc Phòng Tài nguyên và Môi
trường
Cơ sở dữ liệu ựịa chắnh (trên các thiết bị nhớ) hoặc Bản ựồ ựịa chắnh, Sổ ựịa chắnh, Sổ mục kê ựất ựai, Sổ theo dõi biến ựộng ựất ựai ựối với trường hợp chưa xây dựng cơ sở dữ liệu ựịa chắnh;
38
Bản lưu giấy chứng nhận, Sổ cấp giấy chứng nhận, hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận, hồ sơ xin ựăng ký biến ựộng về sử dụng ựất ựối với hộ gia ựình, cá nhân, người Việt Nam ựịnh cư ở nước ngoài ựược mua nhà ở gắn với quyền sử dụng ựất ở, cộng ựồng dân cư;
Giấy chứng nhận của hộ gia ựình, cá nhân, người Việt Nam ựịnh cư ở nước ngoài mua nhà ở gắn với quyền sử dụng ựất ở, cộng ựồng dân cư ựã thu hồi trong các trường hợp thu hồi ựất, tách thửa hoặc hợp thửa ựất, cấp ựổi, cấp lại giấy chứng nhận;
Hệ thống các Bản ựồ ựịa chắnh, bản Trắch ựo ựịa chắnh và các bản ựồ, sơ ựồ khác, Sổ ựịa chắnh, Sổ mục kê ựất ựai ựược lập trước ngày 17/08/2007.
1.4.1.3. Ủy ban nhân dân cấp xã
Chịu trách nhiệm quản lý Bản ựồ ựịa chắnh, Sổ ựịa chắnh, Sổ mục kê ựất ựai, Thông báo về việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ ựịa chắnh và các giấy tờ khác kèm theo do Văn phòng ựăng ký quyền sử dụng ựất gửi ựến ựể cập nhật, chỉnh lý bản sao hồ sơ ựịa chắnh.