* Đối với quỏ trỡnh mua hàng
Quỏ trỡnh thực hiện thử nghiệm kiểm soỏt đối với quỏ trỡnh mua hàng thường gồm cỏc bước: kiểm tra về sự thiết kế phự hợp và kiểm tra về hiệu quả hoạt động của cỏc thủ tục kiểm soỏt.
Trước hết, KTV thu thập cỏc hiểu biết tổng quan về hệ thống cỏc thủ tục kiểm soỏt được thiết lập cho quỏ trỡnh mua hàng tại Cụng ty và cụng việc này đó được thực hiện một phần trong giai đoạn “Tỡm hiểu hệ thống thụng tin của Cụng ty” (được minh hoạ qua biểu 2.3 phần BIF). Phần này cung cấp cho KTV cỏi nhỡn toàn diện nhất về hệ thống KSNB được thiết lập tại Cụng ty khỏch hàng và đỏnh giỏ được độ phự hợp của cỏc thủ tục kiểm soỏt đú.
Trong những thủ tục kiểm soỏt đú, KTV tỡm cỏc loại kiểm soỏt chớnh để thực hiện thử nghiệm kiểm soỏt với cỏc thủ tục đú. Cỏc thủ chớnh được tỡm thụng qua
Ma trận rủi ro-Risk control matrix. Việc thực hiện thủ tục kiểm soỏt được thể hiện trờn giấy tờ làm việc của KTV như sau:
Bảng 2.4. GTLV của KTV – Thiết kế thử nghiệm kiểm soỏt
ACPA Co., Ltd Tham chiếu R 350
Khỏch hàng: X Co., Ltd Thực hiện bởi Hiếu
31/12/2005 Soỏt xột bởi LTV
Thử nghiệm kiểm soỏt Ngày thực hiện Thỏng 1 năm 2006
Mục đớch: thiết kế cỏc thử nghiệm kiểm soỏt đối với cỏc kiểm soỏt chớnh trong quỏ trỡnh mua hàng của Cụng ty.
Loại hỡnh rủi ro: Việc thu mua nguyờn vật liệu là một phần nằm trong quỏ trỡnh xử lý thụng
tin (Critical Process) do đú rủi ro đối với cụng việc này gắn liền với quỏ trỡnh.
1. Mụ tả hệ thống và tỡm nguyờn nhõn rủi ro
Kiểm soỏt của khỏch hàng: 1) Nhà mỏy Thỏi Nguyờn:
- “Hàng thỏng thực hiện đối chiếu giữa “Bỏo cỏo nhập khẩu” của chị Võn- bộ phận Xuất-Nhập khẩu với sổ sỏch của phũng kế toỏn cho chi phớ nguyờn vật liệu nhập khẩu ( cỏc yếu tố như: giỏ mua, thuế nhập khẩu, phớ vận chuyển)
- Hàng thỏng thực hiện đối chiếu giữa “Sổ chi tiết
Tỡm nguyờn nhõn rủi ro:
. Ghi nhận nghiệp vụ -> khụng kịp thời . Dữ liệu đầu vào và cỏc biến động -> khụng đầy đủ
. Dữ liệu đầu vào và
Loại kiểm soỏt: Thủ tục kiểm soỏt ngăn ngừa- dựa vào con người
nguyờn vật liệu” và “ Bảng kờ nguyờn vật liệu” của chị Ngọc, kế toỏn kho tại Thỏi Nguyờn, với kế toỏn theo dừi chi phớ thu mua nguyờn vật liệu nhập từ địa phương.
2) Nhà mỏy Lõm Đồng
- Tại đõy thực hiện việc kiểm tra, soỏt xột tổng hợp cỏc số liệu về nụng phẩm thu mua như sắn, bột sắn với cỏc tài liệu hỗ trợ và đối chiếu với sổ sỏch của kế toỏn (“Bỏo cỏo Tổng hợp & Đối chiếu Mua Củ mỡ – Lõm Đồng”) được theo dừi tại trụ sở chớnh bởi anh Cường và chị Hải
cỏc biến động -> khụng chớnh xỏc . Xử lý dữ liệu -> khụng đầy đủ . Xử lý dữ liệu - > khụng chớnh xỏc
2. Thiết kế cỏc thử nghiệm kiểm soỏt
1) Xem xột kỹ cỏc tài liệu hàng thỏng của bỏo cỏo về thu mua như (“Bỏo cỏo nhập khẩu” được chuẩn bị bởi chị Võn ; Sổ chi tiết nguyờn vật liệu , ‘Bảng kế nguyờn vật liệu’ được chuẩn bị bởi chị Ngọc ; và ‘Bảng Tổng hợp và Đối chiếu Mua Củ Mỡ – Lõm Đồng ‘). Kiểm tra việc tớnh toỏn giỏ trị vật liệu mua theo nhúm và tổng số và so sỏnh sự khớp đỳng giữa Bỏo cỏo thu mua với Sổ cỏi.
2) Quan sỏt và phỏng vấn những người cú trỏch nhiệm thực hiện cỏc thủ tục kiểm soỏt này: chị Hải, anh Cường, chị Võn, chị Ngọc
3) Chọn mẫu để thực hiện rà soỏt tới cỏc tài liệu bổ trợ như: Bảng kờ vận chuyển, Hoỏ đơn thương mại, Tờ khai Hải Quan hoặc hoỏ đơn GTGT nhằm kiểm tra tớnh cú thực, độ chớnh xỏc, hợp phỏp về thuế đối với cỏc nghiệp vụ mua hàng.
4) Từ sổ chi tiết tài khoản nguyờn vật liệu chớnh như: DGA (hàng nhập khẩu) và so sỏnh với bỏo cỏo hàng nhập (tham chiếu R630) tại nhà mỏy Thỏi Nguyờn. Chọn mẫu cỏc nghiệp vụ mua nguyờn vật liệu lớn tại kho Lõm Đồng (mua củ mỡ) diễn ra trong cỏc thỏng 4, 7, 10 và 12 để thực hiện kiểm tra. Cụng việc này tham chiếu trờn cỏc giấy tờ làm việc R361.
3. Nhận định
- X là một Cụng ty lớn với nhiều kho lưu trữ nguyờn vật liệu lớn tại Lõm Đồng và Thỏi Nguyờn. Nguyờn vật liệu của Cụng ty X là rất đa dạng từ hai nguồn địa phương và nhập khẩu do đú rủi ro kiểm soỏt vật liệu thu mua cao.
- Cụng ty cú duy trỡ cỏc thủ tục kiểm soỏt đối với nguyờn vật liệu mua vào cú khả năng ngăn ngừa và phỏt hiện cỏc sai sút.
- Cụng ty X ghi nhận nguyờn vật liệu nhập kho và cụng nợ với người bỏn căn cứ vào thời điểm hàng được chuyển đến kho mà khụng căn cứ vào chứng từ vận chuyển và thời gian trờn hoỏ đơn. Khả năng xảy ra rủi ro tớnh đỳng kỡ.
Sau khi thiết kế thử nghiệm kiểm soỏt, KTV tiến hành thực hiện thử nghiệm kiểm soỏt trờn giấy tờ làm việc R360 và R361 như sau:
Bảng 2.5. GTLV của KTV – Thử nghiệm kiểm soỏt
ACPA Co., Ltd Giấy tờ làm việc R 360
Khỏch hàng: X Co., Ltd Thực hiện bởi Hiếu
31/12/2005 Soỏt xột bởi LTV
Thử nghiệm kiểm soỏt- TOC Ngày thực hiện Thỏng 1 năm 2006
Mục tiờu: kiểm tra sự hoạt động hiệu quả của cỏc thủ tục kiểm soỏt được thực hiện đối với hoạt động mua nguyờn vật liệu nhập khẩu DGA tại nhà mỏy Thỏi Nguyờn.
Thủ tục: Đối chiếu bỏo cỏo chi phớ thu mua nguyờn vật liệu DGA được chuẩn bị tại cỏc nhà mỏy với sổ cỏi tài khoản được theo dừi ở trụ sở chớnh.
Thực hiện:
Nhà mỏy Thỏi Nguyờn Đơn vị: USD Thỏng
Khoản mục (nhập khẩu)
Theo sổ cỏi tài khoản 15211
Theo bỏo cỏo thu
mua ngvliệu Chờnh lệch Một DGA 2.066.049 2.066.049 - Hai DGA 2.049.700 2.049.700 - Ba DGA 1.774.457 1.774.457 - Bốn DGA 2.023.733 2.023.733 - ……. …… ………… ……... …. Mười DGA 2.120.681 2.120.271 410 Mười một DGA 2.262.552 2.262.552 -
Mười hai DGA 2.180.846 2.180.846 -
Tổng DGA 24.048.971 24.049.381 410
Ghi chỳ: Trong thỏng 10, chờnh lệch phỏt sinh do kế toỏn vào sổ khụng chớnh xỏc do kế toỏn vật tư chớnh nghỉ ốm việc rà soỏt được giao cho người khỏc thực hiện.
Kết luận: Kế toỏn theo dừi hàng tồn kho tại nhà mỏy Thỏi Nguyờn cú thường xuyờn thực hiện đối chiếu giỏ trị nguyờn vật liệu nhập mua với sổ theo dừi chi tiết đối với từng loại nguyờn vật liệu nhằm phỏt hiện những sai sút và điều chỉnh nếu cú. Thủ tục kiểm soỏt đối với nguyờn vật liệu DGA tại nhà mỏy Thỏi Nguyờn hoạt động cú hiệu quả.
Bảng 2.6. GTLV của KTV – Thử nghiệm kiểm soỏt
ACPA Co., Ltd Giấy tờ làm việc R 361
Khỏch hàng: X Co., Ltd Thực hiện bởi NVH
31/12/2005 Soỏt xột bởi LTV
Thử nghiệm kiểm soỏt- TOC Ngày thực hiện Thỏng 1 năm 2006
Mục tiờu: kiểm tra sự hoạt động hiệu quả của cỏc thủ tục kiểm soỏt được thực hiện đối với hạo động mua vật liệu củ mỳ tại nhà mỏy Lõm Đồng.
Thủ tục:Từ sổ chi tiết nguyờn vật liệu chớnh tại nhà mỏy Thỏi Nguyờn, chọn mẫu cỏc thỏng 4, 7, 10 và 12 để thực hiện kiểm tra đối với cỏc nghiệp vụ mua vật liệu với giỏ trị lớn.
Thực hiện:
Kho Lõm Đồng Nguyờn vật liệu chớnh 152201
Thỏng Sổ Nhật ký TK ĐƯ Số tiền VND Số tiền USD Tỷ giỏ USD/VN D Tham chiếu Bốn NK chi tiền mặt 1111 669.506.309 33.934 15.784 Z362 Bảy NKCTM 1111 928.713.613 58.688 663.410.197 41.874 349.469.537 22.063 505.411.097 31.918 600.422.613 37.946 Tổng cộng 3.047.427.057 192.488 15.832 Z363 9/9 1.069.417.076 67.501 Mười NKCTM 1111 427.242.775 26.967 1.230.524.543 77.670 771.481.856 48.695 739.032.382 46.647 Tổng cộng 4.237.698.631 267.481 15.843 Z364 12/12 1.261.498.723 76.315 Mười NKCTM 1111 1.260.330.149 86.005 Hai 1.383.132.736 80.890 Tổng cộng 3.860.961.608 243.210 15.875 Z365 10/10
* Đối với quỏ trỡnh thanh toỏn
Giống như đối với hoạt động thu mua, sau khi tỡm được cỏc thủ tục kiểm soỏtt chớnh của quỏ trỡnh KTV sẽ tiến hành thực hiện cỏc thủ tục kiểm soỏt đối với quỏ trỡnh thanh toỏn và theo dừi khoản phải trả gồm cỏc bước sau:
Bảng 2.7. GTLV của KTV – Thực hiện thử nghiệm kiểm soỏt
ACPA Co., Ltd Tham chiếu R 370
Khỏch hàng: X Co., Ltd Thực hiện bởi Hiếu
31/12/2005 Soỏt xột bởi LTV
Thử nghiệm kiểm soỏt Ngày thực hiện Thỏng 1 năm 2006
Mục đớch: thiết kế cỏc thử nghiệm kiểm soỏt đối với cỏc kiểm soỏt chớnh trong quỏ trỡnh mua hàng của Cụng ty.
Loại hỡnh rủi ro: Việc hạch toỏn và theo dừi cụng nợ phải trả và hạch toỏn là một phần
nằm trong quỏ trỡnh xử lý thụng tin (Critical Process) do đú rủi ro đối với cụng việc này gắn liền với quỏ trỡnh.
1. Mụ tả hệ thống và tỡm nguyờn nhõn rủi ro
Khi cỏc nhà mỏy thực hiện thu mua nguyờn vật liệu, việc ghi nhận khoản phải trả được chuyển về trụ sở chớnh phục vụ cho việc ghi nhận và theo dừi cụng nợ.
• Hàng thỏng Cụng ty khụng thường xuyờn thực hiện việc đối chiếu số dư khoản phải trả. Thay thế vào đú, kế toỏn phải trả tại Trụ sở chớnh (chị Thu) hàng thỏng tổng hợp Danh sỏch cỏc khoản phải trả căn cứ vào cỏc phiếu kế toỏn, sau đú đối chiếu với Bỏo cỏo mua nguyờn vật liệu trong nước của anh Tõm.
• Số dư cụng nợ với nhà cung cấp Ajinomoto được đối chiếu hàng thỏng qua điện thoại. Cụng ty Ajinomoto cũng gửi thư xỏc nhận số dư cụng nợ đến Cụng ty.
• Số dư cụng nợ đối
với nhà cung cấp nước ngoài được đối chiếu một lần vào cuối năm.
Hàng thỏng chị Hạnh ( xuất nhập khẩu) sẽ chuẩn
Tỡm nguyờn nhõn rủi ro:
. Ghi nhận nghiệp vụ -> khụng kịp thời . Dữ liệu đầu vào và cỏc biến động -> khụng đầy đủ . Dữ liệu đầu vào và cỏc biến động -> khụng chớnh xỏc . Xử lý dữ liệu -> khụng đầy đủ . Xử lý dữ liệu -> khụng chớnh xỏc Loại kiểm soỏt: Thủ tục kiểm soỏt ngăn ngừa- Dựa vào con người
bị đối chiếu với ngõn hàng và được kế toỏn trưởng Cụng ty.
2. Tiết kế cỏc thử nghiệm kiểm soỏt
1) Xem xột kỹ cỏc tài liệu hàng thỏng về thực hiện thu mua với nhà cung cấp bao gồm :‘Danh sỏch cỏc khoản phải trả đối với cỏc nhà cung cấp‘ được chuẩn bị bởi chị Ngọc; Sổ chi tiết theo dừi cỏc khoản phải trả. Riờng đối với nhà cung cấp nước ngoài xem xột thờm : “Bỏo cỏo nhập khẩu” được chuẩn bị bởi chị Võn.
2) Quan sỏt và phỏng vấn những người cú trỏch nhiệm thực hiện cỏc thủ tục kiểm soỏt này: chị Thanh, anh Tõm, chị Thu, chị Hạnh. Kiểm tra, đối chiếu hàng nhập mua trong thỏng với khoản phải trả phỏt sinh trong thỏng và đối chiếu với Sổ cỏi
3) Đối chiếu khoản thanh toỏn thực hiện trong kỳ với bỏo cỏo của ngõn hàng (bank statement) Kiểm tra chứng từ thanh toỏn đối với cỏc nhà cung cấp và đối chiếu với sổ chi tiết nhà cung cấp và sổ cỏi phải trả. Việc kiểm tra thể hiện tham chiếu sang R371
3. Nhận định
- Cụng ty X cú nhu cầu về nguyờn vật liệu rất lớn, nghiệp vụ giao dịch với nhà cung cấp thường xuyờn. Cỏc nhà cung cấp của Cụng ty chủ yếu là: nhà cung cấp nước ngoài và nhà cung cấp địa phương. Xem chi tiết tham chiếu sang D430.
- Việc thực hiện theo dừi số dư khoản phải trả với nhà cung cấp được thực hiện khụng thường xuyờn đặc biệt là đối với nhà cung cấp nước ngoài. Việc theo dừi cụng nợ được thực hiện bởi nhiều người và sau đú chuyển cho kế toỏn tổng hợp tập hợp lại.
- Kiểm soỏt đối với khoản phải trả và thanh toỏn chưa thực sự hữu hiệu do khụng thường xuyờn thực hiện đối chiếu số dư với cỏc nhà cung cấp.
b. Thực hiện cỏc thủ tục kiểm toỏn cơ bản
* Thực hiện thủ tục kiểm toỏn đối với nghiệp vụ mua hàng
Thiết kế trắc nghiệm cơ bản
Từ kết quả cỏc thử nghiệm kiểm soỏt đó thực hiện ở trờn, KTV thiết kế cỏc trắc nghiệm cơ bản bao gồm thủ tục phõn tớch và thủ tục kiểm tra chi tiết cho cụng ty X. Do cỏc thiết kế này là qui trỡnh chuẩn nờn cũng được ỏp dụng tương tự cho cụng ty Ynhư sau:
Bảng 2.8. Thiết kế thử nghiệm cơ bản
Thử nghiệm cơ bản Tham chiếu Cụng ty X Cụng ty Y
*Mục tiờu kiểm toỏn nghiệp vụ mua hàng
- Khoản mục vật liệu và hàng hoỏ mua vào được phản ỏnh chớnh xỏc, đầy đủ, đỳng kỳ và đều thuộc quyền sở hữu của cụng ty.
- Cỏc bảng kờ hàng hoỏ, vật liệu mua vào cú chứng từ bổ trợ hợp lệ, và giỏ trị tổng cộng phải khớp với tổng cỏc giỏ trị trờn cỏc bỏo cỏo nhận hàng đối với từng mặt hàng riờng lẻ.
- Hàng mua được ghi nhận và phõn loại hợp lý.
Thực hiện thử nghiệm cơ bản
* Thủ tục phõn tớch ỏp dụng
• KTV tiến hành so sỏnh cỏc số dư tài khoản vật liệu thu mua quan trọng (như: nguyờn vật liệu chớnh, phụ) với số dư kỡ trước. Đồng thời KTV tiến hành điều tra cỏc biến động bất thường vượt quỏ mức sai sút cho phộp.
*Cỏc thủ tục kiểm tra chi tiết
Kiểm tra tớnh đỳng kỡ
- Sử dụng cỏc dữ liệu phản ỏnh tớnh đỳng kỡ (cut- off data) thu thập được trong quỏ trỡnh kiểm kờ vật chất, rà soỏt cỏc dữ liệu đú được ghi nhận trước và sau ngày tiến hành kiểm kờ vật chất với số liệu trờn sổ kế toỏn để xỏc định sự ghi sổ đỳng kỡ của cỏc đơn vị hàng mua nhằm trỏnh việc vào sổ sai cỏc bỳt toỏn điều chỉnh.
- Kiểm tra cỏc hoỏ đơn vận chuyển, bảng kờ hàng nhập khẩu và cỏc hoỏ đơn của nhà cung cấp và cỏc tài liệu nhập khẩu khỏc cú liờn quan.
Xem xột việc trỡnh bày và khai bỏo chớnh xỏc
- Xem xột tớnh chớnh xỏc của việc khai bỏo cỏc thụng tin liờn quan đến hàng mua trờn cỏc bỏo cỏo kế toỏn. Phỏng vấn người cú liờn quan về cỏc hàng mua nhận thế chấp được lưu trong kho của cụng ty.
Z311 Z737 Z321 Cú thực hiện Cú ỏp dụng Cú ỏp dụng Khụng ỏp dụng Khụng ỏp dụng Cú ỏp dụng Cú ỏp dụng Khụng ỏp dụng
thiết cho việc xỏc định rủi ro.
Thực hiện thủ tục phõn tớch
Cỏc thủ tục phõn tớch thường được KTV tại Cụng ty ACPA thực hiện đối với quỏ trỡnh mua hàng thụng thường là: so sỏnh biến động giỏ trị nguyờn vật liệu mua vào giữa cỏc thỏng với nhau hoặc so sỏnh với cựng kỳ năm trước nhằm tỡm ra cỏc biến động bất thường, xem xột tớnh đầy đủ, tớnh giỏ của nghiệp vụ mua hàng. Nếu KTV phỏt hiện cú những biến động lớn, vượt ra khỏi dự tớnh của mỡnh thỡ khi đú sẽ thực hiện tăng cỏc thủ tục kiểm tra chi tiết.
Bảng 2.9. GTLV của KTV - Kiểm tra chi tiết đối với quỏ trỡnh mua hàng
ACPA Co., Ltd Giấy tờ làm việc Z 311
Khỏch hàng: X Co., Ltd Thực hiện bởi NVH
31/12/2005 Soỏt xột bởi LTV
Kiểm tra chi tiết Ngày thực hiện Thỏng 1 năm 2006
Mục tiờu: phõn tớch và đỏnh giỏ tớnh hợp lý của giỏ trị nguyờn vật liệu nhập mua đối với mặt hàng DGA.
Thực hiện: so sỏnh tổng giỏ trị thu mua (số dư nợ trờn TK15211) phỏt sinh trong năm nay với giỏ trị thu mua năm trước. Tỡm chờnh lệch và cỏc biến động bất thường và giải thớch nguyờn nhõn
Nhà mỏy Thỏi Nguyờn
Thỏng Khoản mục
Theo sổ cỏi tài khoản 15211
Giỏ trị mua hàng thỏng một DGA 2.066.049
Giỏ trị mua nguyờn vật liệu thỏng hai DGA 2.049.700
……….. …… …………
Giỏ trị mua nguyờn vật liệu thỏng mười một DGA 2.262.552 Giỏ trị mua nguyờn vật liệu thỏng mười hai DGA 2.180.846
Tổng mua năm 2005 24.048.971
Tổng mua năm 2004 18.263.120
Chờnh lệch 5.785.851
% 32%
Ghi chỳ:Giỏ trị thu mua nguyờn vật liệu đối với mặt hàng DGA tăng mạnh trong năm 2005 do nhu cầu của thị trường đối với sản phẩm mỡ chớnh của cụng ty tăng mạnh đặc biệt là vào dịp cuối năm 2005 (khụng đủ hàng cung cấp) nờn buộc cụng ty tăng cụng